Agencias de Business Travel digitales como solución ante la creciente inflación

Es más que evidente que 2023 viene marcado por las consecuencias que estamos padeciendo tras los factores socioeconómicos derivados de la crisis del COVID-19 y del conflicto ruso-ucraniano. Por ello, el primer reto que tendrá que asumir el business travel este nuevo año es la inflación y el aumento de los precios, que igual que en el resto de sectores, los viajes de negocios no iban a ser una excepción.

Como consumidores ya se pueden notar los efectos en este sector, y es que las compañías más previsoras están siguiendo una política de acopio, tanto de combustible como de nuevos aviones, para evitar fluctuaciones futuras en los costes, lo que se acaba traduciendo en un aumento de los precios para el consumidor. Por ello, y desde una perspectiva de la gestión empresarial, resulta necesario organizarse para frenar gastos innecesarios y acelerar la digitalización de las empresas. 

Paralelamente a estas consecuencias de la situación mundial actual, lo cierto es que los viajes de negocios mantienen su estabilidad y actividad constante. De hecho sigue en aumento y se prevé que así siga. Así queda reflejado en el estudio elaborado por GEBTA y Braintrust bajo el nombre ‘2025, una mirada al futuro en los viajes de negocios’. El estudio indica que en la actualidad los viajes de las empresas españolas mueven un total de 12.500 millones de euros, y que además El Business Travel en España lleva 8 años creciendo de forma ininterrumpida. Sin embargo, la inflación afecta a este crecimiento constante, por ello las empresas buscan cada vez más soluciones digitales que les permitan mantener la actividad de los viajes pero a la vez no resulte un gasto de gran impacto para la actividad empresarial diaria.

Es por este motivo que cada vez más las compañías optan por introducir herramientas de control de gasto que simplifiquen y reduzcan los gastos que suponen los viajes corporativos. Es así como contar con una Travel Management Company (TMC) como BizAway, resulta clave para reducir el gasto empresarial. Esto sucede porque las TMC son empresas especializadas en la gestión de viajes corporativos que cuentan con grandes diferencias respecto a las agencias tradicionales: no sólo se encargan de gestionar las reservas, sino que también las realizan de acuerdo con la política de viajes de la compañía, negocian las tarifas (aéreas, hotel o alquiler de vehículos), gestionan los costes y facturan de forma personalizada.

Pero, ¿cómo las agencias de viajes corporativas digitales logran reducir el gasto empresarial? Lo cierto es que más allá de una reducción económica, lo cierto es que sus beneficios impactan también de forma directa en el equipo humano, todo ello gracias a la organización y anticipación. Estos son algunos de los motivos por los que contar con una TMC reduce de forma notable la factura:

• Ahorro de tiempo: reducir los costes económicos de una empresa, en muchas ocasiones, viene precisamente de focalizar la productividad en la actividad y destinar el menor tiempo posible a realizar tareas que se alejan de las del perfil en cuestión. Por ello, contar con una agencia de viajes corporativo digital, como lo es BizAway, permite a los empleados poder centralizar todas las reservas y gestiones que requiere la organización de un viaje en una misma herramienta. Además, gracias a la intuitiva plataforma no supone un gran esfuerzo de comprensión, sino que simplemente requiere ejecutar la selección e incluso en caso de dudas, apoyarse en el equipo y gestores detrás de la plataforma. En total, integrar el uso de plataformas como BizAway permite un gran ahorro de tiempo a las empresas, que llega hasta el 50%.
• 25% de ahorro respecto el precio del mercado: paralelamente a la reducción drástica del tiempo de gestión, que ya implica un ahorro económico en sí misma, contar con una Travel Management Company supone también una disminución directa de los costes de los viajes corporativos. Por ejemplo, trabajando con BizAway las empresas alcanzan un ahorro del 25% respecto al precio de mercado de las mismas reservas. Esto se debe a los acuerdos existentes entre las agencias de viajes corporativos con operadores de primer nivel como sucede con Renfe junto a BizAway o bien con grandes cadenas hoteleras e incluso empresas de alquiler de coches. Sin duda alguna, esta relación entre agencia y operadores, permite al usuario de una empresa ahorrar económicamente.
• Flexibilización de los procesos: La improvisación y la espontaneidad son dos factores que determinan los viajes, pero más aún los viajes de negocios. Por ello resulta imprescindible contar con mecanismos que permitan la cancelación y que a su vez supongan un retorno de la previa inversión destinada al viaje. De este modo podemos controlar de forma precisa los gastos empresariales pero a su vez garantizar un retorno a la hora de cancelar el viaje en cuestión. Como respuesta a esta necesidad, en BizAway lanzaron el servicio BizzyFlex, una opción adicional en el momento de la reserva del servicio que permite cancelar cualquier reserva hasta 3 horas antes del check-in/salida sin necesidad de justificarlo y recibiendo el 80% del valor de la reserva, asegurando así la opción de contar con un viaje totalmente flexible hasta tres horas antes del viaje.
• Fin de los traspapelados: mantener un control íntegro de los gastos que se van produciendo con cada reserva, resulta clave para no aumentar el presupuesto previsto. Por ello, las agencias de viajes digitales permiten cuadrar las cifras, a tiempo real, de los gastos derivados de los viajes de negocios, así como el generar informes de gastos de manera automática para que elimines de tu vocabulario expresiones como “se me ha traspapelado la factura”.
• El “todo en uno” perfecto: las plataformas tecnológicas para los viajes de negocios cuentan con todas las herramientas y servicios necesarios a tan solo un clic. Ya sean vuelos, alquiler de coches o habitaciones de hoteles, las agencias de viajes digitales cuentan con la opción de centralizar todas estas posibilidades. De esta manera, gracias a plataformas como las de BizAway puedes encontrar todo aquello que necesitas en un viaje de empresa en un mismo lugar sin tener que ir web por web.