Recursos Humanos RRHH Digital Las pequeñas y medianas empresas (PYMES) en Europa se están moviendo mucho más rápido que las grandes compañías en la carrera hacia completar iniciativas clave en la transformación digital, según un estudio encargado por RICOH. Casi dos tercios de las PYMES (64%) esperan haber digitalizado todos sus documentos físicos en los próximos tres años, mientras que tan sólo el 46% de las grandes compañías espera poder llegar a este objetivo. Además, un 78% de los directivos de PYMES afirmaron que sus colaboradores pueden trabajar en documentos desde cualquier dispositivo móvil suministrado por la compañía. En cambio, esta cifra no llega al 70% en el caso de las grandes organizaciones.
La transformación digital permitirá a las PYMES crecer hacia un futuro con modelos de trabajo más productivos y ágiles, donde se fomentará el conocimiento compartido de los trabajadores y aumentará su capacidad de respuesta a las necesidades de los clientes. Sin embargo, el estudio también revela un riesgo para las PYMES: sus trabajadores son más propensos (62%) a usar dispositivos personales para almacenar información mientras que en el caso de las grandes compañías esta cifra se reduce hasta el 55%, dato que aun así sigue siendo significativo. Acciones como éstas pueden deteriorar los beneficios del intercambio de información de forma efectiva, e incluso provocar la pérdida de información crítica sobre la organización en caso de que estos trabajadores dejen la compañía. La presencia de más iWorkers en el futuro –trabajadores fiables y cualificados que tienen acceso las 24 horas del día y los siete días de la semana a toda la información necesaria para satisfacer las necesidades de la compañía y sus clientes– es una medida que podría ayudar a prevenir estos impactos. El estudio muestra que, en 2018, el 30% de las PYMES esperan que la mayoría de sus trabajadores tengan un perfil iWorker. Sin embargo, hay un largo camino por recorrer antes de que se establezcan entornos de trabajo más colaborativos y receptivos.
El estudio también muestra que las dos principales causas que los directivos de PYMES señalan como freno a su capacidad de compartir información de forma efectiva son su actual incapacidad para acceder a documentos, así como a otros sistemas de información importante desde dispositivos móviles. Así pues, son optimistas en cuanto a la digitalización total de sus operaciones durante los próximos tres años, pero estos aspectos adicionales sugieren que aún hay que revisar y optimizar muchos procesos de trabajo y flujos de documentos críticos para responder a las necesidades de la compañía y del trabajador en el futuro.
Para impulsar la digitalización de forma efectiva, las PYMES deben asegurarse de revisar su tecnología actual y optimizar sus procesos o métodos de trabajo para sacarles el máximo partido. En realidad, todos los directivos consideran que la optimización de los procesos de documentos críticos (revisar la forma de trabajar en las principales interacciones en el trabajo) es prioritario a nivel de evolución tecnológica para conseguir el mayor impacto positivo en su crecimiento.
Sin embargo, estas organizaciones también deben superar los obstáculos culturales para gestionar la información. Al igual que las grandes compañías, el reto es establecer un nuevo tipo de cultura de la información compartida. Más de la mitad de directivos de PYMES (55%) y de grandes compañías (53%) confiesan que su organización no es una compañía colaborativa.
Eduard Farga, Director de Marketing y Desarrollo de Negocio de RICOH España: “Las PYMES que miran hacia el futuro tienen una gran oportunidad ante ellas. Con una mayor digitalización de sus documentos críticos y la optimización de sus procesos, serán capaces de acceder a la información de forma rápida y siempre que lo necesiten. Lo más importante es que, con ello, incrementarán su productividad, ya que gestionarán su conocimiento de forma más efectiva. También serán más ágiles en el entorno cambiante del puesto de trabajo, más receptivos al responder a las necesidades de sus clientes y capaces de fomentar el intercambio de conocimiento entre sus trabajadores. Una vez asentadas estas bases podrán construir una cultura de intercambio de información que atraerá y retendrá a más iWorkers para conducir a la compañía hacia el futuro”.
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