En el ámbito de los recursos humanos, la planificación y gestión del tiempo se han convertido en pilares fundamentales para el éxito de las organizaciones y los datos relacionados con los empleados juegan un rol esencial en este proceso. La información sobre sus turnos de trabajo, capacidades, habilidades, especialidades, desempeño y preferencias laborales permite a los responsables de RR.HH. tomar decisiones informadas, asignar tareas de manera justa y equilibrada y diseñar estrategias que maximicen la productividad dentro de la organización.
Así, la planificación estratégica y el uso inteligente de los datos de los empleados no solo mejoran la eficiencia operativa, sino que también fortalecen el compromiso y la satisfacción del personal, elementos clave para el éxito a largo plazo de cualquier empresa.
A continuación, vamos a llevar a cabo un análisis sobre los datos necesarios en aTurnos para realizar la planificación de plantilla de empleados y gestión de turnos de trabajo óptima y eficaz, ya que RRHHDigital ha tenido la suerte de entrevistar a José María Gómez, Consultor en aTurnos.
Gestión de soft skills y matriz de polivalencia
1. ¿Cómo se gestionan las soft skills de los empleados dentro de aTurnos? ¿qué tipo de datos se incluyen en aTurnos? ¿se pueden meter también habilidades de comunicación, liderazgo, adaptabilidad? ¿Qué importancia tienen estas habilidades dentro de una organización?
Las habilidades de comunicación, liderazgo y adaptabilidad son esenciales en las empresas y en la gestión de recursos humanos, ya que permiten transmitir objetivos con claridad, resolver conflictos, tomar decisiones efectivas y fomentar la innovación. Estas competencias o soft skills facilitan la gestión del cambio, el desarrollo del talento y la sostenibilidad empresarial en un entorno competitivo y dinámico, mejorando la productividad y el compromiso de los empleados.
Desde el sistema de aTurnos, dentro de los datos de los empleados, tenemos un apartado completamente configurable y adaptable a todas las necesidades que una empresa pueda encontrar, llamado ‘Especialidades’. En esta área, podemos incluir todas las habilidades de un empleado, pudiendo a su vez agruparlas en conjuntos definidos, según la relación a configurar. Por poner un ejemplo, se podrían tener distintos grupos, como idiomas, competencias digitales, soft skills… donde se podrían reflejar, con valores numéricos desde el 0 hasta el 5, la habilidad en cada uno de los campos descritos.
2. ¿Para qué sirve la matriz de polivalencia y cómo la utilizan los distintos clientes? Por ejemplo: para asignar empleados a distintas funciones según sus competencias y habilidades ¿nos puedes poner un ejemplo?
Una matriz de polivalencia integrada en la empresa ofrece flexibilidad operativa al permitir reasignar recursos eficientemente, reduce riesgos al evitar la dependencia de empleados clave y fomenta el desarrollo profesional. Esto mejora la productividad al asegurar que las tareas sean realizadas por personal capacitado, incrementa la motivación de los empleados al ofrecer oportunidades de aprendizaje, y facilita la planificación estratégica al proporcionar una visión clara de las capacidades del equipo.
Al ser un apartado tan versátil de aTurnos, cada cliente en su necesidad la usa de manera muy distinta. Un ejemplo muy claro y común en la mayoría de los servicios sería la búsqueda de un empleado para realizar una sustitución de un compañero que no pueda asistir a su puesto de trabajo. Teniendo definidas sus habilidades, podemos llegar a encontrar al trabajador ideal para suplir las funciones de la persona en cuestión. Otro ejemplo, remontándonos a una asignación de turnos, sería el de realizar una planificación inicial de turnos. Conociendo la plantilla de empleados de la que dispongo, y las habilidades que éstos necesitan para realizar funciones necesarias en turnos concretos, podemos definir un calendario optimizado, donde todas las funciones demandadas quedan completamente suplidas.
3. ¿De qué manera se deben evaluar y almacenar las habilidades polivalentes dentro de la plataforma para que los responsables puedan ver y utilizar esta información en la asignación de turnos?
La evaluación de estas habilidades, como no puede ser de otra manera, tiene que venir dada por los responsables, coordinadores o managers que cada departamento pueda llegar a tener. Una vez cuantificadas, en aTurnos tenemos disponible el apartado de ‘Datos del trabajador’ donde se podrán definir cada uno de los apartados habilitados en el sistema a los empleados necesarios. Además, desde el ‘Cuadrante’ podrán disponer de estas especialidades para realizar filtrados en el sistema.
Además, se mantiene actualizado el CV de los trabajadores, donde se reflejan sus habilidades, experiencias y capacidades para realizar tareas específicas. Este enfoque permite a las empresas identificar, valorar y potenciar las competencias clave dentro de su equipo, lo que es fundamental para anticiparse a las necesidades de cada sector y adaptarse a un entorno laboral cambiante. También facilita una gestión personalizada del talento, alineando oportunidades de desarrollo profesional con las metas de la empresa. Esta práctica asegura que las empresas no solo retengan a los mejores profesionales, sino que también construyan un equipo resiliente, adaptable e innovador, capaz de liderar los desafíos del futuro.
Flujos de aprobaciones y comunicación entre roles
4. ¿Cómo se notifica desde aTurnos a los responsables para que estén al tanto de las solicitudes pendientes o aprobaciones realizadas? ¿Qué tipo de alertas o recordatorios hay?
La comunicación bidireccional entre roles es clave en la gestión eficiente del tiempo ya que garantiza un flujo constante de información entre empleados y responsables, permitiendo tomar decisiones ágiles y transparentes. Este tipo de comunicación favorece la resolución rápida de solicitudes y una mejor asignación de tareas, lo que optimiza los tiempos de respuesta.
Desde aTurnos, esta bidireccionalidad se potencia al permitir que los responsables sean notificados en tiempo real sobre solicitudes pendientes o aprobaciones realizadas. Esto asegura que estén al tanto de las necesidades del equipo y puedan priorizar su gestión, mientras los empleados reciben confirmaciones claras sobre sus solicitudes.
Optimización de la planificación automática
5. ¿Ofrece aTurnos recomendaciones de planificación automática para optimizar los turnos? ¿Puede de alguna manera aTurnos tener en cuenta la carga de trabajo, las habilidades de los empleados y las restricciones de los contratos, para recomendar planificaciones automáticas?
La planificación automática será fundamental para los recursos humanos y la gestión del tiempo en 2025, ya que permite optimizar la asignación de tareas, horarios y recursos de manera precisa en tiempo real. Al automatizar estos procesos, los departamentos de RR. HH. pueden anticipar necesidades de personal, reducir conflictos de turnos y equilibrar cargas de trabajo, mejorando tanto la productividad como el bienestar de los empleados. Esto libera tiempo para que los responsables de RR. HH. se enfoquen en otras actividades estratégicas más importantes.
Desde aTurnos, manejamos un módulo que hemos definido como ‘Planificación automática’. Su funcionamiento requiere, indispensablemente, de informar al sistema de la necesidad de planificación que debe cubrirse, o bien un número de trabajadores por franjas horarias, o un número de turnos con distintos horarios. Adicionalmente, si imponemos reglas en el sistema en base a conciliación de horarios para los empleados, obligatorio cumplimiento de los acuerdos de convenio, e incluso habilidades o especialidades de los usuarios, se puede llegar a alcanzar una estimación de cuadrante efectiva para los empleados en base a todo lo definido anteriormente, sobre la cual incluso podemos llegar a modificar ciertas asignaciones para llegar a alcanzar la meta que se imponga.
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