José Manuel Villaseñor, Director General de Cezanne Software Ibérica

Cezanne Software es un proveedor líder en soluciones software en entornos colaborativos para la gestión del capital humano y la planificación de la compensación. Fundada en el año 2000, la compañía tiene su headquarter en Londres, un centro de I+D en Italia y otras sedes en España, Francia, Portugal, Venezuela y Estados Unidos.  Con más de 650 clientes en la actualidad, el objetivo de la compañía se centra en ofrecer soluciones flexibles y centradas en las personas que inspiren los procesos de negocio básicos para el éxito de la organización ayudando a las empresas a desarrollar y mantener la ventaja de sus talentos competitivos.

El Director de Cezanne Software Ibérica, José Manuel Villaseñor, nos cuenta en esta entrevista su visión del mercado, su análisis personal sobre las herramientas de gestión, las tendencias y perspectivas de futuro y algunos detalles tan importantes como las funcionalidades más demandas de este tipo de herramientas.

A su modo de ver, ¿en qué medida influyen las herramientas tecnológicas en la gestión estratégica de los recursos humanos?

Las aplicaciones informáticas contribuyen a agilizar los procesos ordinarios en los departamentos de Recursos Humanos. Además de gestionar las tareas del día a día permiten planificar las estrategias derivadas de las políticas de recursos humanos más óptimas para cualquier organización. En este sentido, suponen igualmente una herramienta básica para mejorar la cuenta de resultados ya que seleccionar, formar, retribuir, incentivar y retener el talento de las organizaciones es la mejor baza para disponer de los profesionales mejor cualificados del mercado y por lo tanto, incrementar la confianza de los clientes.

Las herramientas informáticas permiten desplegar hipótesis sobre la mejor manera de remunerar a los empleados teniendo en cuenta no sólo su perfil, su plan de carrera, o sus objetivos, sino evaluando y comparando también sus responsabilidades y sus funciones con perfiles similares del mercado.

¿Cree que las aplicaciones informáticas aportan valor a las áreas de recursos humanos y de este modo, estos departamentos colaboran activamente en la cuenta de resultados de la compañía?

Los Sistemas de Información, claramente, aportan valor a las áreas de Recursos Humanos. Una empresa que dispone de estas soluciones podrá:

• Tener un Sistema que le ayude en la toma de decisiones, ya que estarán a falta de informaciones verídicas y de detalle,

• Descentralizar las Políticas de Recursos Humanos,

• Manejar y gestionar de una forma analítica indicadores de gestión de Recursos Humanos,

• Tener una Base de Datos donde concentrar toda la información de la/s persona/s y de la organización,

• Facilitar el acceso a managers/empleados que por su actividad estén en sitios físicos diferentes a los de la sede central

Estos Sistemas de Información inciden en la cuenta de resultados de una organización en tanto en cuanto su área de Recursos Humanos tiene las herramientas y/o soluciones informáticas adecuadas para llevar a cabo su política estratégica sin perder tiempo ni recursos en otro tipo de tareas. La decisión, por tanto, parece obvia, todas las medianas y grandes organizaciones deben apostar por un departamento de Recursos Humanos que disponga de aplicaciones informáticas adecuadas a sus necesidades.

Así pues, una política de Recursos Humanos correcta, incide claramente en la cuenta de resultados de cualquier organización. Una de las grandes diferencias entre empresas que ofrecen productos y/o servicios similares, estriba en las personas. Para que las personas dentro de la compañía proporcionen un buen producto y/o servicio deben:

• Estar motivadas.

• Estar implicadas con la cultura/proyecto de la empresa.

• Estar bien retribuidos.

• Disponer de una formación acorde a su crecimiento profesional.

• Sentirse individualmente valorado en la empresa. 

Todos estos son factores que, por un lado, nos diferencian de nuestra competencia y que, por otro, nos ayudan a mejorar la cuenta de resultados.

¿Tienen los directivos de Recursos Humanos la formación suficiente no sólo para manejar sino para obtener el máximo rendimiento de este tipo de herramientas de gestión? ¿Es necesaria una formación tecnológica adicional?

Más que una formación tecnológica específica, los directivos de Recursos Humanos deben determinar las necesidades reales de la organización a la que pertenecen para encontrar la solución tecnológica que mejor se adapte a esas necesidades. En el caso de las herramientas Cezanne, se trata de soluciones flexibles, dinámicas y muy intuitivas que acompañamos de un adecuado servicio de formación para que los Directivos de Recursos Humanos obtengan el máximo beneficio de las herramientas que adquieren.

Hemos de tener en cuenta que estas soluciones gestionan a varios cientos y hasta varios miles de personas y que por lo tanto su conocimiento ha de ser exhaustivo, es decir, los directivos de Recursos Humanos deben conocer al detalle la herramienta que implementan para obtener el máximo rendimiento de las aplicaciones que incluyen. Por el volumen de información que  manejan y la cantidad de recursos que gestionan se trata de herramientas complejas. Sin embargo, la única formación que precisan estos directivos es la que se deriva de la implantación de cualquier solución informática de estas características, pero no es necesaria ninguna otra formación específica adicional.

¿Qué opinión tiene sobre la situación actual en lo que a software de gestión en España se refiere?

El mercado español está muy activo en este aspecto. España es, en este momento, una economía con mucha potencia y donde las empresas hacen importantes inversiones en la gestión de los Recursos Humanos. y en tecnología. Dicha inversión por parte de las empresas españolas, no alcanza el volumen que se realiza en países como Alemania o Gran Bretaña, pero está creciendo y el interés que percibimos aquí hacia las nuevas tecnologías para la gestión del empleado es muy alto, lo que hace que el “gap” entre la inversión de España y de estos otros países europeos se esté reduciendo constantemente.

Dentro de los Departamentos de Recursos Humanos, ¿cuáles cree que son las funcionalidades de las herramientas de gestión más utilizadas tanto por los directivos como por los colaboradores?

Desde el punto de vista de la gestión y planificación de  RRHH, que es el área en el que opera Cezanne Software, entendemos que algunas de las necesidades más destacadas en este entorno, son las relacionadas con el análisis salarial, la gestión por competencias, la gestión del rendimiento o la formación de los empleados. Las aplicaciones relacionadas con los planes de carrera y sucesión así como el paso previo a todo lo anterior, es decir, la selección o recruiitment, son también áreas especialmente sensibles para las organizaciones y por tanto, entornos en los que se demandan aplicaciones de software que faciliten las tareas.

En este sentido, la Suite Cezanne que no gestiona nóminas, incluye varios módulos que agilizan el trabajo en los departamentos de RRHH. De estos módulos destacan: Salary  Analysis que lleva a cabo el análisis salarial creando hipótesis para definir pautas de políticas de compensación, Budget Enterprise que ayuda a los especialistas de la compensación a desarrollar estrategias efectivas para poner en práctica los presupuestos relacionados con el capital humano,  Pay Review, es la aplicación que utilizan los Jefes de Equipo, responsables de planificación y gestión de compensación con la mejora que implica en la actuación corporativa, Performance Management que permite diseñar un modelo específico de valoración del rendimiento y catalogar los objetivos individuales y colectivos y Training, que proporciona las funciones necesarias para definir y gestionar la formación, los programas para el personal interno y la planificación y gestión de las actividades asociadas al desarrollo profesional.

La suite Cezanne también incluye módulos que  gestiona los planes de sucesión y de carrera, Succession&Career, teniendo en cuenta las habilidades evaluadas y el desempeño valorado por el Gerente. Este módulo proporciona las herramientas necesarias para encontrar y perfeccionar el desarrollo del talento y potenciar el desempeño individual al máximo. Por su parte, el módulo Recruiting, facilita el proceso de selección de talento y su gestión integra desde la definición y publicación de los recursos necesarios hasta la selección de posibles candidatos para cualquier perfil.

Se apuesta preferiblemente por herramientas modulares que permitan ir añadiendo módulos en función de las necesidades que se vayan generando, ¿cuáles son los módulos más demandados?

Muy relacionado con la pregunta anterior, me gustaría señalar que una vez cubiertas las necesidades básicas en materia de nómina y gestión de personal, las organizaciones modernas con complejas estructuras organizativas, demandan hoy soluciones TI sencillas e intuitivas, para la gestión de cuatro  factores básicos: el talento, su desarrollo, su desempeño y el clima laboral. El principal objetivo de esta gestión es, sin duda, garantizar el reclutamiento de los mejores profesionales, su adecuado desarrollo a través de la formación y planes de carrera, el óptimo aprovechamiento de sus capacidades, su motivación y retención.

Las soluciones demandadas hoy son las que cubren estos requisitos, aportando funcionalidades avanzadas que reducen la complejidad en áreas como el análisis salarial, la presupuestación, la formación y selección, la gestión del rendimiento y de los planes de carrera y sucesión.

En cuanto a las plataformas, se demandan soluciones basadas 100% en Internet, con potentes capacidades colaborativas como, por ejemplo, los portales del empleado y del manager. Las compañías, también buscan soluciones que ofrezcan las más altas garantías en cuanto a seguridad y capaces de integrarse con cualquier producto de nómina en diferentes países, estableciendo un intercambio de información bidireccional entre la herramienta de gestión del capital humano y la de nómina. Otra demanda de los clientes es que estas soluciones sean fáciles y rápidas de implantar, adaptadas a las particularidades de su sector específico y dotadas de sencillos Cuadros de Mando que faciliten las labores de cualquier persona implicada en la gestión de empleados.

En su opinión, ¿de qué depende la generalización del uso de este tipo de herramientas: de la iniciativa de los directivos de recursos humanos, del ámbito en el que la compañía desarrolle su actividad, del tamaño de la organización, etc?

Los departamentos de Recursos Humanos de las organizaciones modernas deben afrontar hoy varios retos en la gestión de los Recursos Humanos., por ejemplo: alta dispersión geográfica, complejas políticas retributivas y múltiples tipos de contratos (herencia en algunos sectores de varios procesos de fusión, adquisición, etc.), alta rotación (en el sector o en la propia organización) o la necesidad de fuertes inversiones en formación, cuyos resultados deben monitorizarse adecuadamente.

Además, en algunos sectores, como por ejemplo la banca, un alto porcentaje de los empleados trabaja de cara al público, lo que hace necesaria una adecuada gestión de su motivación con el fin de garantizar que el cliente siempre se llevará la mejor imagen  de la organización. Otros retos, junto con los ya mencionados, son el uso cada vez más generalizado de indicadores del rendimiento y la necesidad de implantar sofisticadas normas de seguridad en el acceso y en el trabajo con la información, sobre todo en los ámbitos donde se trabaja con datos sensibles, etc.

Todos estos factores crean un entorno de gran complejidad, cuya adecuada gestión sería imposible si la organización no contara con las herramientas TI adecuadas. Es por ello que las soluciones de gestión de Recursos Humanos, que inicialmente entraron en los departamentos de personal de las empresas con el objeto básico de automatizar tareas repetitivas y de poco valor añadido, hayan sobrepasado hoy con mucho este papel, transformándose en herramientas estratégicas para cualquier organización

Este tipo de herramientas está especialmente orientado a las grandes cuentas pero, ¿qué posibilidades tienen las medianas empresas de disponer de este tipo de soluciones? ¿Son rentables para también para ellas?

En estos momentos, Cezanne  cuenta con más de 600 clientes en todo el mundo, grandes y medianas empresas, que cubren un amplio espectro de actividades, desde servicios financieros a distribuidores, manufacturas, energía, sanidad y administraciones públicas. Muchas de ellas son multinacionales, como Gucci, Carrefour, o PC CITY.

En España contamos con clientes como Adif, Ibercaja, Caixa Terrasa, MMT, Pelayo, Puerto de Gijón, Marionnaud, Metalogenia o Turisme de Catalunya, entre otros. Las soluciones HRIS generan más valor, cuanto más compleja es la estructura organizativa, mayor el número de empleados, su distribución geográfica y su nivel de formación. Aún así, estas soluciones amplían hoy su alcance a todo tipo y tamaño de empresas, que se benefician de sus ventajas a través de modelos de adquisición por licencias tradicionales o a través de modelos OnDemand –cada vez más populares gracias al avance de la externalización-.

Hoy en día, uno de los mayores valores que los productores evolucionados de Software como Cezanne, ofrecemos al mercado son las Soluciones SaaS (Software as a Services), que no dejan de ser la evolución de las conocidas como On Demand o ASP. Gracias a ellas, las compañías pueden beneficiarse de las ventajas de una herramienta tecnológicamente avanzada como Cezanne pero a modo “alquiler” no en propiedad. Es decir, que permiten al cliente final reducir sus costes entendiendo el desembolso como un gasto de mantenimiento mensual.

Aunque estos tres conceptos tienen componentes comunes en esencia son algo diferentes. Así  pues, los sistemas ASP permiten a los usuarios utilizar un software que está depositado en un determinado proveedor de servicios. En los sistemas On-Demand, los servicios se utilizan puntualmente, bajo petición o demanda y los sistemas Saas, la tendencia más clara de evolución actual del mercado, el proveedor ofrece además de la posibilidad de disponer de un determinado software, ofrece un servicio de valor añadido sobre la plataforma.

¿Cuánto tiempo tarda una organización en recuperar la inversión realizada?

El ROI en una solución como Cezanne es muy rápido, ya que su valor de contribución a la compañía es elevado. Si hablamos en términos estrictamente contables, la inversión se amortiza en un periodo de entre tres y cuatro años que es el tiempo que se permite legalmente en función del tipo de empresa. Pero si hablamos de la amortización teniendo en cuenta el valor añadido que aporta a la compañía el tiempo se reduce hasta un máximo de un año.

¿Cuánto tiempo de implantación es necesario para que este tipo de herramientas esté funcionando a pleno rendimiento incluyendo, pruebas y formación?

Existen diferentes factores que determinarán el éxito o el fracaso de la implantación de cualquier herramienta dentro de una organización. La tan recurrente resistencia al cambio, de la que oímos hablar siempre que se anuncian  cambios en la empresa, sean de la índole que sean, es uno de los argumentos que hacen temer la implantación de muchos nuevos procesos o la implantación de nuevas herramientas por mucho que éstas puedan contribuir a mejorar el día a día de los empleados.

Por eso, para facilitar el uso de cualquier herramienta es necesario, primero, un buen análisis previo de situación que determine las necesidades y evalúe las mejores alternativas para solventarlas. Después de eso, es importante que exista un buen canal de comunicación que explique no sólo esas necesidades detectadas sino los beneficios que aportarán las nuevas herramientas. Finalmente, la formación resulta estratégica para que el período de adaptación sea lo más corto posible y la herramienta sea aplicada de la forma más rentable ya que algunas veces,  carecer de este período de formación limita a la resolución de tareas rutinarias la aplicación de una herramienta que puede tener otras muchas funcionalidades.

¿Hacia dónde cree que evolucionan las herramientas de gestión para recursos humanos?

Las soluciones para la gestión de Recursos Humanos de nueva generación ofrecen funcionalidades que dotan a los Jefes de Equipo de unas herramientas informáticas flexibles, potentes y fáciles de utilizar para la óptima gestión del TALENTO, de su DESEMPEÑO, de su CARRERA y del CLIMA LABORAL.

Se trata de buscar las fórmulas adecuadas para emplear el tiempo de los Jefes de Equipo en aquellas labores que impliquen un mayor compromiso en la gestión del talento, para dar soporte a los aspectos relacionados con el cumplimiento de los objetivos.  Otra tendencia en las soluciones TI para la gestión de talento es la incorporación de las ventajas de Internet.

La democratización en el uso de la Red y el trasvase de sus capacidades hacia la gestión de las personas, están convirtiendo a los Portales del Empleado y del Manager en una herramienta fundamental para la reducción de costes y tiempos, y para la comunicación con los empleados sin importar su localización. Estas herramientas, presentes en las más avanzadas suites HRIS, no sólo facilitan la consulta y actualización autónoma de los datos personales por parte de los empleados, sino que además facilitan todo tipo de procesos relacionados con la gestión de equipos, de la formación y de los planes de carrera, impulsan la gestión del conocimiento y mejoran el clima laboral.

Las soluciones HRIS de nueva generación hacen hoy especial hincapié también en la seguridad y en la complejidad. El área de Recursos Humanos es un centro de información muy importante dentro de la empresa, donde se trabaja con datos sensibles, que exige los más altos niveles de protección. El área de Recursos Humanos es, en la actualidad, una de las dos áreas con mayores exigencias de seguridad en las empresas, junto quizás con el área de I+D, y los riesgos para la misma han crecido de manera importante, desde la aparición y democratización en el uso de Internet.

En lo que se refiere a la complejidad, las tecnologías de Recursos Humanos hoy deben permitir la gestión de procesos críticos y muy complejos, donde estas herramientas se utilizan por profesionales que, en muchos casos, no cuentan con un amplio background técnico. Es por eso que debemos ser capaces de ofrecer herramientas de gestión funcionalmente muy avanzadas, completas y potentes, que sean a la vez muy fáciles de manejar.  Además en estos momentos no sólo debemos hablar de herramientas que permitan planificar los Recursos Humanos, más allá de limitarse al control de las tareas administrativas asociadas a los departamentos de Recursos Humanos, como puede ser la gestión de nóminas, sino que debemos hablar de aspectos tan estratégicos como la presupuestación, el análisis salarial o la planificación de la compensación.

Sin embargo, Cezanne Software aún va más allá al ofrecer herramientas que permiten gestionar la evaluación de los candidatos, la formación de los empleados o el desarrollo de planes de sucesión o de carrera en entornos colaborativos, alejándose así de herramientas desintegradas y complejas. Esa es la verdadera tendencia evolutiva de este tipo de soluciones, más allá de encontrar cada vez más aplicaciones que mejoren la gestión o el trabajo de los jefes de equipo.

¿Qué consejos daría a cualquier organización que se plantee la adquisición de una herramienta de este tipo y que le ayude a decidirse por la mejor alternativa?

Mi consejo es que hagan un análisis previo que les permita evaluar sus necesidades concretas, que valoren las herramientas que más se ajusten y que se dejen asesorar por fabricantes reconocidos. Por otra parte es fundamental que analicen las necesidades reales que plantea la organización en lo que a gestión de Recursos Humanos se refiere. Contar con el equipo adecuado para poner en marcha la herramienta es otro elemento clave.

Por supuesto, otro factor determinante es la implicación en el proyecto de toda la organización. Los proyectos no se ejecutan únicamente por la voluntad de una persona, sino que todas las áreas implicadas deben conocer el proyecto y entusiasmarse con él, desde la Dirección General, hasta las áreas de tecnología, pasando por Recursos Humanos, etc…  Se debe “construir” un equipo entre el proveedor de la herramienta y los responsables de la organización entendiendo que para alcanzar el éxito es necesario trabajar en común. 

Aunque parezca evidente, hay que elegir la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de la compañía incluso cuando éstas requieran de una implantación adecuada a las fases del proyecto o a la definición de las políticas de Recursos Humanos. Finalmente, no hay que olvidar que el leader y los sponsores del proyecto deben ser siempre Recursos Humanos, no debe ser la solución tecnológica que se imponga ya que al final quién más trabajará con estas herramientas serán las áreas de Recursos Humanos. los managers y los empleados. No se trata de un proyecto tecnológico en exclusiva.