En una entrevista exclusiva con Vithas, la reconocida organización de servicios de salud, exploramos cómo aTurnos ha revolucionado su gestión laboral. A través de la utilización de esta innovadora plataforma, Vithas ha logrado optimizar la planificación de los horarios de trabajo, simplificar la gestión de cambios de turno y solicitudes de permisos y vacaciones, así como implementar un control horario eficiente mediante dispositivos biométricos. Además, aTurnos ha demostrado su valía al facilitar el cálculo preciso de los conceptos de nómina. Descubriremos de primera mano cómo Vithas ha integrado con éxito esta herramienta para mejorar la eficiencia y la satisfacción tanto de sus empleados como de la organización en su conjunto.
En este emocionante proyecto, Concepción Díaz, Project Manager, y Pedro Galbarro, Director del área de SIRH en Vithas, han liderado la tarea de recopilar los requisitos de los diversos centros de la compañía para configurar e implementar el sistema aTurnos a nivel organizacional. Además, han brindado un sólido respaldo y capacitación a todos los centros involucrados. Actualmente, aTurnos ha sido exitosamente implementado en todos los hospitales y centros médicos de Vithas, beneficiando a un total de 7000 empleados y abarcando 31 convenios colectivos diferentes. Esta notable expansión del sistema demuestra el compromiso de Vithas por mejorar la gestión laboral y asegurar una eficiente coordinación en toda la organización.
¿Cómo era la situación en cuanto a planificación y gestión horaria antes de empezar a utilizar aTurnos en Vithas?
Concha: “Era variado. La mayoría de los centros lo gestionaban en Excel y otros utilizaban una aplicación que se dejó de utilizar ya que no era tan dinámico, no era tan amigable para el empleado y tampoco estaba integrado con la nómina por lo tanto tenían que descargarse las variables al Excel e importarlas al programa.
Además, existía la dificultad de las diferentes formas de contabilizar las variables de nómina. Por ejemplo, cosas tan sencillas como contabilizar una noche: hay convenios que la noche termina a las 6:00 de la mañana, hay convenios que lo terminan a las 8:00, hay convenios que la noche la cuentan la noche previa, hay convenios que la cuentan desde las 12:00 de la noche, y estamos hablando solo de un tipo de turno, que tenemos 5 variedades diferentes (por horas, por jornadas, etc.).”
¿Cómo es la situación actual después de implantar aTurnos?
Pedro: “Se trata de un ciclo completo. Los trabajadores son dados de alta en Successfactors, el dato viaja automáticamente a aTurnos donde es creado el usuario en el equipo con los datos de contrato correspondientes. Tanto RRHH como los supervisores, planifican los horarios de los trabajadores, y durante el día a día, los diferentes cambios de horarios y peticiones se gestionan de manera rápida y sencilla en aTurnos. Esta gestión diaria, además, está integrada con los datos procedentes del control horario. Los trabajadores fichan desde los diferentes dispositivos biométricos instalados en los centros, y estos marcajes viajan en tiempo real a aTurnos. De esta forma, se puede comparar de un vistazo la planificación teórica con los tiempos de trabajo real (según la configuración del control horario establecida). Por último, una vez finalizado el mes, se calculan automáticamente los conceptos de nómina variables que viajan a SAP mediante una integración directa”
¿Qué papel tienen los empleados en esta transformación? Y, ¿cómo la han percibido?
Concha: “Los empleados lo han acogido muy bien. Siempre en un colectivo tan grande hay empleados que pueden ser un poco más reacios, pero en general hemos tenido centros donde los propios empleados nos han solicitado entrar al portal y les hemos tenido que decir: vale, dejarnos terminar de cerrar los cuadrantes primero y ya os dejamos entrar. Porque el saber cuándo tienen que trabajar dentro de 15 días, el poder organizarse una cita del médico, el poder hacer cambios con los compañeros y el poder controlar sus balances de horas…Porque sobre todo tenemos mucha variedad de personal, con mucha variedad de tipología de centro y mucha variedad de convenio. En general los trabajadores quieren saber si pueden cambiar una noche por una tarde, cómo van de horas, si les faltan o sobran horas, si se pueden pedir días de descanso, etc. Y en general lo acogen muy bien. Una vez que se integra con la nómina son ellos mismos los que presionan para que sus cuadrantes estén perfectos y siempre actualizados.”
¿Y los supervisores, responsables asistenciales?
Concha: “Al final pasa un poco como con los empleados, tenemos mucha variedad, pero en general la inmensa mayoría lo acogen bien. Tienen su curva de aprendizaje, tienen que aprender a hacerlo, pero siempre intentamos transmitirles que es una herramienta que les tiene que ayudar. Yo siempre recuerdo un caso de una responsable que me dijo: “¡ya no tengo que contar las horas!” “No, no, te los va a sumar solo” Y me dijo: “¡Ya está, ya me gusta el programa!”. Es verdad que quien tiene una planificación hecha en Excel, el Excel es muy sufrido, te deja hacer lo que quieras y una planificación más organizada pues no te permite hacer ciertas cosas. Entonces hay algunas personas que les ha costado un poco más, algunos responsables que hemos tenido que insistirles un poco, pero en general lo han acogido muy bien.
Cada uno quiere hablar de su libro, y así como el trabajador lo que quiere es poder hacer cambios con sus compañeros con mucha agilidad, el responsable lo que quiere es dedicarle menos tiempo a la planificación, que no le suponga tener que dedicarle más. Una vez superamos el escollo inicial de: tienes que hacer los patrones, tienes que aplicar los patrones y tienes que comprobar restricciones; después el día a día, el mantenimiento, se agiliza mucho porque ya tienen la base, y van haciendo los cambios. Además, tenemos supervisores que utilizan la demanda, y entonces cotejan lo que tienen planificado con la demanda: ven si les falta personal o les sobra, y en general la inmensa mayoría lo han acogido muy bien.
Durante la implantación, dado que todo el mundo tiene mucho trabajo, tener que decirles me tienes que dedicar 2 horas a que te enseñe cómo hacerlo, y otras 2 a hacerlo, a veces es duro. Sobre todo, en periodos de pandemia que ha sido difícil porque el personal de enfermería no se ha podido quedar en casa, ha tenido que trabajar con muchas dificultades porque además cambió mucho lo que era la parte asistencial. Entonces allí es difícil conseguir que saquen huecos para dedicar a las planificaciones, pero es verdad que una vez lo tienen hecho están muy contentos. Porque después el día a día, cuando les piden las variables de nómina no tienen que hacer nada, cuando les piden balances de horas de su equipo solo tienen que descargar el informe… les facilita mucho la gestión.”
¿Cómo ha ayudado aTurnos a optimizar los horarios de trabajo de los empleados en Vithas para ofrecer un mejor servicio?
Pedro: “Al final no hay que olvidar nunca que una herramienta como aTurnos nace para ayudar al supervisor para planificar. Es super potente para una compañía porque nosotros ahora mismo tenemos una escasez de profesionales sanitarios en España en general, no solo Vithas, y esta herramienta va a ser fundamental para poder gestionar y dar el servicio correcto a nuestros pacientes.
Al final nosotros tenemos que dar el mejor servicio que tengamos, con los profesionales que en ese momento tenemos que no siempre son todos los que necesitaríamos. Una herramienta así te permite gestionar tu actividad eficazmente, y es lo que una compañía, además de todo lo demás que hemos dicho, busca: y es que se pueda planificar turnos coherentes y dando el mayor servicio al paciente que se pueda dar a cualquier hora. Además, con todos los datos que tengamos, cuando ya tengamos un histórico bastante amplio, la explotación de la información que podamos hacer con una herramienta como esta está a años luz de lo que teníamos antes. Vamos a poder hacer muchas más cosas de las que podemos hacer ahora, por ejemplo, saber qué hospital ha necesitado qué turnos en qué época, etc. Y es muy potente explotar ese dato.”
¿Cómo ha sido la implantación y la gestión del cambio: pasar de no tener una herramienta centralizada de planificación y gestión horaria a usar aTurnos en toda la compañía?
Pedro: “La implantación y el despliegue de aTurnos más que un proyecto yo creo que es una cultura. Así el reto principal ha sido cómo implantar un cambio cultural en Vithas, más que el sistema porque el sistema no deja de ser un planificador de turnos que si está bien parametrizado no hay que tener problemas. Pero sí que es verdad que de no tener un sistema implantado en los hospitales a empezar a tenerlo si hay ciertas palancas que hay que activar en los hospitales y además teniendo el hándicap que hemos tenido nosotros: la alta rotación en el sector sanitario y el hecho de que la pandemia nos pilló en plena implantación. Sobre todo, eso último como que movió un poco la compañía como todo el mundo entenderá.
Luego la integración que tenemos es síncrona: cada vez que se da de alta un empleado o de baja, o se renueva un contrato enviamos el movimiento a aTurnos. Es verdad que al principio teníamos bastantes incidencias, pero no por nada sino porque el idioma que habla SAP y el idioma que habla aTurnos no es el mismo, son tecnologías diferentes pero bueno, trabajándolo mucho y estando mucho tiempo sobre las incidencias Concha y yo hemos logrado pulir en todo lo que hemos podido la integración. En una empresa en que no tenga tanto movimiento no es ningún problema, pero aquí nosotros hacemos 1000 contratos al mes.
Al final en estos proyectos se necesita a alguien que tire de ellos, no se implantan solos, cuesta mucho esfuerzo. Este y todos: cuando implantamos SAP para la nómina, la firma electrónica entre muchas otras cosas que hemos ido implantando, siempre se necesita a alguien dentro que tire del proyecto porque si no es muy complicado. Sobre todo, por las particularidades, por ejemplo, una simple nocturnidad se paga de 31 formas diferentes, entonces también nos ralentiza un poco. Todo se debe a la diversidad geográfica que tenemos, en España ya no es que haya muchos convenios según el sector, sino que hay 57 convenios diferentes según cada sector porque cada provincia tiene el suyo. Nosotros tenemos presencia en unas 15 o 20 provincias, pues ya lo tienes, además de diferentes convenios por hospital. Y ese conocimiento está centralizado en los responsables de RRHH, dirección de enfermería, etc.
Concha: “Entonces al final cuando vas a implantar en un centro tienes que coger su persona de RRHH y Dirección de Enfermería y ver la casuística que tiene, lo que es la configuración al final siempre es lo mismo ya que con los ajustes que tiene la propia aplicación defines qué consideras horario nocturno y qué consideras diurno, cuáles son los festivos, pero cuando llegas al centro tenemos mucha variedad de muchas cosas, con los turnos, con los festivos, hay centros que tienen festivos especiales, hospitales con más de un centro de trabajo con diferentes festivos locales, y bueno eso hace que las implantaciones aunque son todas iguales son diferentes.”
Aquí te dejamos el link para solicitar la entrevista completa en vídeo
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