La aplicación del Decreto-ley 8/2019 sobre control horario supuso un antes y un después para las empresas, pero ¿están preparadas las organizaciones para cumplir con el cumplimiento horario? ¿Cómo lo están gestionando desde entonces?
Cabe destacar que, a día de hoy, la gran mayoría de organizaciones han optado por la implementación de un modelo híbrido, por lo que contar con una herramienta que permita el fichaje presencial y a distancia, puede comportar una gran ventaja para la compañía. Una de estas soluciones expertas en gestión horaria es Nubhora, un sistema avanzado para la gestión y el control horario que permite el cumplimiento de la normativa laboral vigente y que cuenta con un completo sistema para que los trabajadores puedan fichar de manera rápida y sencilla.
Para comprender más a fondo qué es Nubhora y cómo puede ayudar a las organizaciones a garantizar y agilizar el control horario de sus empleados, RRHHDigital entrevista a Oscar Llonch, CRO de Inology y el responsable de liderar al equipo comercial de Nubhora. ¡Muy atentos!
1. ¿Qué es Nubhora?, ¿En qué consiste su actividad?, ¿Cómo ha sido su trayectoria desde sus inicios, hace ya décadas?
Nubhora es una solución integral y colaborativa de gestión horaria que automatiza los procesos administrativos que llevan a cabo los departamentos de Recursos Humanos, simplificando todas sus gestiones, como la planificación de jornadas y turnos, organización del calendario laboral o las solicitudes de permisos, entre muchas más.
La solución se basa en la gestión horaria modular y sus principales pilares son:
- El control horario y fichaje: A través de varios dispositivos y con geolocalización de Google Maps en el caso de usar la APP.
- El portal del empleado: En el que los trabajadores pueden consultar su horario, fichajes o hacer solicitudes de ausencias, teniendo así una comunicación interna más directa con sus responsables.
- La gestión de absentismo: A partir de informes, métricas y la recopilación de información de bajas, altas y ausencias, Nubhora permite mostrar el absentismo laboral real.
- La gestión de vacaciones y permisos: Los empleados pueden solicitar permisos desde la APP o el Back Office y liberar tiempo a los departamentos de Recursos Humanos gracias a la automatización del proceso de aprobación.
- El organizador de turnos: Independientemente del turno de trabajo y departamento, Nubhora permite organizarlos de forma eficiente, respetando los distintos contratos y convenios, además de permitir ver el calendario de equipo a cada responsable.
- Bolsa de horas y horas extra: Nubhora también muestra en tiempo real las horas extraordinarias que se están llevando a cabo, diseñando informes personalizados para poder controlar la situación de horas reales y extraordinarias de cada trabajador.
En cuanto a su trayectoria, en Nubhora estamos muy satisfechos con su evolución.
Nubhora es una solución creada por Inology, una empresa con más de 35 años de experiencia en el desarrollo y aplicación de soluciones tecnológicas en el ámbito de las TIC. Además de Nubhora, cuenta con otros softwares de gestión empresarial como Tickelia para la gestión de notas de gastos y gastos de viaje, Ficufy para la gestión de compras indirectas y suscripciones de empresa y Marino iSolutions, que cuenta con sus propios sistemas Marino ERP y Marino CRM.
A mediados de 1990, algunas empresas que utilizaban Marino ERP empezaron a necesitar capturar datos en planta y añadimos esta función en nuestro software.
A partir de entonces, la demanda por parte de nuestros clientes para que ampliáramos nuestra oferta con más funcionalidades relacionadas con la gestión horaria fue creciendo, por lo que decidimos crear un producto independiente a Marino ERP que estuviera centrado en la gestión horaria. Así es como surgió Nubhora, anteriormente conocida como Control de Tiempos, hace ya prácticamente 30 años.
A día de hoy, tal como decía, Nubhora es una solución integral y colaborativa de gestión horaria que cuenta con 1.800 clientes como Vocento, Telefónica, Vueling o Mitsubishi, y gestiona más de 150 millones de marcajes al año.
2. La aplicación del Decreto-ley 8/2019 sobre control horario supuso un antes y un después para las empresas. ¿Cómo ha impactado su aprobación y cómo lo están gestionando desde entonces? ¿A día de hoy, están preparadas las empresas para cumplir con el cumplimiento horario?
Desde que entró en vigor el real Decreto-ley 8/2019 el pasado mayo de 2019, las empresas han ido implementando soluciones que les permiten tener un registro de jornada laboral correcto en cuanto al cumplimiento horario y con el que los empleados fichan de forma fácil y rápida.
En estos dos años, hemos podido comprobar que las empresas grandes “lo han tenido más fácil”, porque debido a la cantidad de trabajadores que tienen en su plantilla, al necesitar un mayor control de los turnos y horarios de los trabajadores, muchas empresas ya contaban con sistemas para registrar las jornadas laborales de los empleados.
Aun así, no todos los softwares de gestión del mercado cumplían, ni siguen cumpliendo a día de hoy las especificaciones concretas de la Ley de cumplimiento horario, por lo que muchas empresas grandes tuvieron que cambiar de proveedor para poder cumplir la normativa vigente.
Estos requisitos son:
- Garantizar el registro horario de la jornada laboral de los trabajadores, incluyendo horario de inicio y fin de la jornada para cada uno de los empleados y para cada día trabajado.
- Registrar el tiempo efectivo de trabajo. Es decir, el tiempo que el trabajador está ejecutando su trabajo, por lo que están excluidas las pausas para comer, hacer el café, fumar, salir a hacer recados, etc.
- Garantizar la fiabilidad e invariabilidad de los datos registrados.
- Adaptación del software a cada convenio pactado.
- No se pueden utilizar como registro horario los calendarios ni los cuadrantes, ya que solo son una previsión del trabajo que no acreditan la jornada que se ha realizado.
- Conservación de los datos durante cuatro años, en resúmenes mensuales.
- Control de horas extraordinarias y de las jornadas a tiempo parcial, debiendo generar y entregar cada mes al empleado un resumen de sus horas extras y tiempo parcial.
- El registro tiene que estar accesible y disponible al personal, a los representantes de los trabajadores y ante una Inspección de Trabajo.
En este sentido, Nubhora cumple con todos ellos. Además, Inology cuenta con varias certificaciones ISO, como la ISO 27001:2013 para la seguridad, confidencialidad e integridad de los datos, de la información y de los sistemas que la procesan; y la ISO 9001, que tiene como fin la mejora de la satisfacción de los clientes gracias a la mejora continua de las empresas.
Por lo tanto, gracias a la seguridad de la información y la mejora continua, Inology asegura que la satisfacción de sus clientes con Nubhora sea la máxima posible.
Teniendo en cuenta toda esta lista de requisitos que se deben aplicar para cumplir con la normativa actual sobre el control horario, utilizar softwares de gestión horaria como Nubhora permite a las empresas, a los responsables y a sus empleados llevar a cabo el registro de forma más fácil y ágil.
En cuanto a medianas y pequeñas empresas, estas también han visto cómo la digitalización y automatización de los procesos relacionados con la gestión horaria puede ser beneficioso para ellas, por lo que muchas de ellas también han elegido contar con softwares de gestión horaria en vez de utilizar otros métodos obsoletos para llevar el registro de la jornada laboral de sus empleados.
En cuanto a la pregunta de si a día de hoy las empresas están preparadas para cumplir con el cumplimiento horario, la respuesta puede ser un poco polémica, pero realmente están preparadas las empresas que quieran estarlo y quieran cumplir con el control horario.
Según los últimos datos del gobierno, hasta el pasado mes de septiembre se detectaron 401 infracciones e irregularidades con el registro horario en 2021, con un total de sanciones que sumaban más de 510 millones de euros.
Desde que se implementó la ley, esta suma supera también los 1.500 millones de euros, por lo que la mejor prevención posible si una empresa quiere cumplir con el control horario es contar con softwares de gestión horaria como Nubhora, para que todos los procesos se agilicen, sean más sencillos y se eviten sanciones en futuras inspecciones de trabajo.
3. La pandemia también ha marcado un giro radical en materia de control horario tras la implantación del teletrabajo y los modelos híbridos, ¿cuáles son los principales retos a los que se enfrentan empresas y trabajadores en este sentido actualmente?
Empezando por el más obvio, uno de los principales retos es el teletrabajo. Es primordial garantizar el acceso en remoto para que todos los empleados, managers y responsables puedan acceder a los softwares de gestión estén donde estén, ya sea desde la oficina o desde casa.
Otro aspecto importante es el portal del empleado. Por ejemplo, Nubhora permite a los usuarios consultar su portal de empleado para ver sus horarios, turnos y fichajes, pero también para gestionar cualquier aspecto relacionado con su jornada laboral como la gestión de vacaciones, permisos o ausencias.
Queremos destacarlo porque son los propios empleados quienes lo gestionan, liberando carga de trabajo al departamento de recursos humanos y agilizando todo el proceso. Además, en el caso de estar trabajando en remoto, facilita la comunicación interna de la empresa y permite que los managers tengan control de los registros de sus empleados.
También, encontramos la gestión de turnos. Por precaución, muchas empresas han implantado turnos de trabajo para evitar aglomeraciones y crear “grupos burbuja”, por lo que para aquellos empleados que se rijan por un modelo híbrido en algunos casos se hace una reestructuración del equipo.
Por lo tanto, se podría decir que el principal reto para las empresas y trabajadores es la digitalización de los procesos de Recursos Humanos, su automatización y su posterior adaptación y manejo.
4. ¿Son las herramientas como Nubhora la solución más resolutiva para hacer frente a estos nuevos desafíos?, ¿Qué facilidades aporta en relación al trabajo a distancia?
Sin ninguna duda. Según los datos del Ministerio de Trabajo que comentábamos antes, vemos que a pesar de que la nueva ley lleva en vigor más de 2 años sigue habiendo sanciones que superan los 1.530 millones de euros por no llevar una gestión correcta.
Por lo tanto, si se quiere cumplir con la normativa vigente y contar con el apoyo de estas herramientas para hacer frente a los nuevos desafíos que deben plantar cara los departamentos de Recursos Humanos, la solución es contar con softwares de gestión horaria como Nubhora.
Algunas de las ventajas de Nubhora en relación al trabajo a distancia las hemos comentado: la posibilidad de realizar el fichaje en remoto, la autogestión del portal del empleado o la gestión de turnos de trabajo, teniendo un mayor control de las horas asignadas a trabajadores y managers.
Pero también tiene otras como el fichaje mediante geolocalización y el control del absentismo. En el primer caso, para aquellas personas que trabajen en remoto o sean empleados móviles, Nubhora permite realizar el fichaje mostrando la ubicación desde la que se realiza a través de la APP.
En cuanto al control del absentismo laboral, gracias a la gestión de ausencias, Nubhora facilita información de los registros, bajas o ausencias en la empresa para controlar el nivel real de ausentismo en la empresa.
5. Las grandes empresas son quizá las grandes beneficiadas de este tipo de software pero, ¿qué sucede con las Pymes y medianas empresas?, ¿Puede ser también una herramienta efectiva para ellas y, en qué sentido?
Cuando se implementó esta nueva ley, la Confederación Española de Pequeña y Mediana Empresa era reticente respecto a las consecuencias que habría para las pequeñas y medianas empresas. Existían dudas sobre cómo podrían llevarlo a cabo, teniendo que contar con una carga más y cuáles serían sus consecuencias también económicas, además de la incertidumbre respecto al cumplimiento horario que había entonces.
A día de hoy, tras ver cómo las empresas se han ido adaptando a esta nueva realidad, las herramientas de gestión horaria se han convertido en esenciales para muchas de ellas.
A diferencia de las grandes empresas, las pequeñas y medianas empresas suelen contar con unos recursos económicos más limitados. Optar por soluciones de gestión horaria puede parecer una idea arriesgada para estas empresas por la inversión que deben hacer. Pero la realidad es que gracias a herramientas como Nubhora, se ahorra hasta un 75% en el tiempo de gestión administrativa, se reducen el absentismo laboral y las horas extra, permite consultar datos en tiempo real y generar informes, entre otras ventajas, a la vez que cumple con la normativa vigente.
Por lo tanto, a la vez que Nubhora permite conseguir el cumplimiento horario de las pequeñas y medianas empresas, también les ayuda a reducir otros costes asociados a las tareas manuales o el posible descontrol de los empleados.
6. En definitiva, ¿qué ventajas ofrece esta solución a las empresas?, ¿Y a los empleados?
Son múltiples las ventajas que puede ofrecer Nubhora. Por ejemplo, en el caso de las empresas, Nubhora es una solución integral de gestión de tiempo que:
- Cumple con la normativa vigente de registro de jornada laboral.
- Se adapta a la situación actual de teletrabajo y flexibilidad laboral.
- Ayuda a reducir el absentismo laboral.
- Se puede integrar con otros softwares de Recursos Humanos o ERP.
- Permite ahorrar en tiempo dedicado a gestiones administrativas y en los costes asociados.
- Garantiza un control total gracias al acceso a datos e información en tiempo real, con la posibilidad de generar informes personalizados de forma automática.
- Es multiplataforma (APP y web).
- Se ajusta a las condiciones marcadas por los contratos y convenios de cada empresa.
- Cuenta con certificaciones como la ISO 27.001 e ISO 9.001.
- El software se actualizará con cada versión sin costes por parte del cliente.
- Es un software desarrollado por una empresa referente en el sector, con división propia de I+D+i y que cuenta con más de 35 años de experiencia.
- Nubhora es un producto consolidado dentro de la gama de productos de Inology.
- Dinamismo en el desarrollo de nuevos requerimientos y adaptación a los cambios normativos.
- ¡Entre muchas más!
En cuanto a los beneficios para los empleados, Nubhora:
- Tiene una interfaz sencilla y visual, muy fácil de utilizar.
- Puede utilizarse tanto en APP como en el navegador web, por lo que el empleado podrá elegir cómo quiere hacer su fichaje.
- Permite hacer la gestión de vacaciones y otras solicitudes de forma más eficiente y directa, siendo el propio empleado quien las envía.
- Permite fichar a los empleados de forma remota.
- Mejora la comunicación interna entre empleados y managers.
- Aumenta la transparencia en las gestiones.
- Facilita la comunicación interna y permite recibir alertas y avisos.
- Ofrece autonomía a los empleados y la posibilidad de consultar en todo momento información sobre su jornada, calendario laboral, etc., en su portal del empleado.
- ¡Y muchas más!
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