«ERP + RR. HH.», bienvenido a la era del software de gestión

Mi amigo Pedro es responsable de RR. HH. de una empresa automovilística. La verdad es un gran experto en múltiples áreas de la gestión del talento, pero no tiene ni idea de software. El otro día el CEO de su empresa le comentó que estaban evaluando actualizar el software de gestión de la compañía o Enterprise Resource Planning (ERP) y le preguntó si necesitaba alguna mejora en su Departamento. Entró en “San Google” y buscó ERP + RRHH. Encontró 1.080.000 resultados en 0,17 segundos…Empezó a leer: escalabilidad, SaaS, freeware, movilidad. ¡Le entró dolor de cabeza!

A la hora de almorzar Pedro se encontró con un compañero suyo de la Universidad, que trabaja en una empresa de semillas. Le comentó su problema y su amigo le habló del estupendo software que acaban de implantar en su empresa y que le permitía medir unos indicadores analíticos perfectos. ¿Serviría ese software también para su compañía? ¿Se podrían implantar sin problemas? Parecía que el número de preguntas, en vez  de disminuir, aumentaba. Además, comenzaba a sentirse agobiado, no podía perder más tiempo en este asunto, ¡tenía que retomar su agenda diaria!

Al tener conversaciones como estas y llevar más de 10 años desvelando la tecnología, se me ocurrió crear el comparador de software www.buscoelmejor.com. Una herramienta gratuita y neutral para los CEOs y directores de Informática de las empresas, tanto pymes como multinacionales, que ofrece en 2 minutos un ranking con los 3 mejores proveedores. Porque mi experiencia me permite saber que no todas soluciones sirven para todas las empresas. Existen tres factores muy importantes, ya que dependiendo del tamaño de la compañía, del sector de actividad y de los propios requerimientos, la elección de la mejor solución informática puede ser totalmente distinta.

En este sentido, tras analizar la información aportada por las miles de empresas que han visitado nuestra web, hemos redactado 7 consejos a la hora de escoger software.

1. Analizar los módulos y su escalabilidad 

Hay que ser precavidos y estudiar las necesidades de la empresa tanto a corto, como a medio y largo plazo.

2. Involucrar las diferentes áreas de la empresa

Según las respuestas que aporten las diferentes áreas de la empresa necesitaremos una solución más amplia o más específica.

3. Evaluar el hardware y la movilidad

A este respecto, hemos preparado una batería de preguntas, cuya respuesta nos ayudará en la elección: ¿Quién se encargará del mantenimiento del hardware y del software?; ¿Necesitaremos una solución de movilidad?; ¿Nuestros dispositivos móviles están preparados?;¿Necesitaremos 4G?; ¿La conexión a internet de nuestra oficina es suficientemente veloz?; ¿Los ordenadores actuales soportarán la nueva solución informática? 

4. Analizar la diversidad de software

Existe tal variedad software que las empresas se suelen perder. Hay que empezar valorando las soluciones estándar que ya existen en el mercado. Posiblemente no hará falta que inventemos la rueda y con su implantación sea más que suficiente. También están las de nicho, que son específicas para un sector.

Recordar la diferencia entre las aplicaciones de software libre y el freeware. En las primeras el software y las licencias no tienen coste, pero que hay que invertir en una buena implantación y adaptarlas a cada cliente. En las soluciones freeware el software pertenece a un fabricante. Una de sus principales ventajas es que no tienen coste de licencias.

5. Evaluar soluciones cloud o SaaS

Las soluciones cloud o en la nube son aquellas soluciones informáticas que no se alojan en los servidores de las empresas, sino en un lugar remoto. Cada vez tienen más aceptación, ya que realmente te olvidas de la compra de los servidores y su correspondiente mantenimiento.

Asimismo, aquellas empresas que tengan una gran estacionalidad de usuarios, siempre deben solicitar una propuesta de pago de licencias del software de gestión en modalidad SaaS (del inglés: Software as a Service), ya que se paga solo por uso.

6. Valorar el servicio postventa y los costes de mantenimiento

Hay que analizar cómo nos ayudarán con la formación y el tiempo de respuesta en caso de incidencia. Además, estas características cambian, no según el fabricante del software, sino que dependen del partner que lo instalará. En este sentido, se deben valorar los costes anuales, ya que el mantenimiento de las licencias supone una carga importante en el plan de negocio.

7. Solicitar diversas propuestas

Es necesario analizar profundamente qué necesitamos y qué proveedor es el más adecuado para mi empresa según mi tamaño, sector y requerimientos.

Así, el comparador aglutina numerosos proveedores, que ofrecen soluciones para el Departamento de Recursos Humanos. En concreto, los proveedores actuales entre los que compara son: Conektia, Exact, Grupo i68, JVSystem, OpenHR, Openmet, Opziona, SAP, SAVIA, SDP, Seresco, Summar, Unit4 y A3 Software, de Wolters Kluwer, etc.

Finalmente, también es aconsejable testear el software antes de implantarlo y realizar demos. Así podremos conocer mejor realmente su potencial, su usabilidad y manejo.