Recursos Humanos: gestionar el talento, no la impresora

RRHH Digital Cuando hablamos de automatización de procesos documentales, lo más habitual es referirse al tratamiento electrónico de una serie de operaciones fundamentales para el negocio de una empresa: las facturas de proveedores, las facturas a clientes, las capturas de pedidos… Pero su ámbito y sus beneficios empiezan a extenderse a otras funciones y áreas de la empresa, como pueden  ser los Recursos Humanos. Hablamos de departamentos por lo general no muy grandes, cuyas tareas críticas se concentran en momentos puntuales del mes o del año.

Pensemos en una organización que consta de varias implantaciones, diseminadas geográficamente: filiales, fábricas, sedes, delegaciones… Su desafío será minimizar costes y ser más eficiente, concentrando en un mismo lugar la gestión de, por ejemplo, algo tan recurrente, imprescindible y no pocas veces complejo como  son las nóminas de todos sus empleados.

Un sistema de gestión que automatice la elaboración y el envío de las nóminas, reporta a la empresa concentración de la gestión, ahorro de costes, seguridad y confidencialidad. Y en definitiva, mayor eficacia, productividad y satisfacción de sus empleados.

Las nóminas, una vez elaboradas,  son enviadas por una comunicación segura en Internet a centros de producción de correo donde son impresas, dobladas, ensobradas, franqueadas y entregadas al servicio postal en menos de 24 horas. Se trata de un proceso automático, sin intervención manual, lo que permite evitar errores, fugas de información confidencial y retrasos. Si alguna de las direcciones de correo postal fuera errónea, la carta vuelve al centro de producción, allí pasaría por un lector de código de barras –sin abrir nunca el sobre- y la información se remitiría directamente a la empresa para que proceda a la actualización de los datos. Inmediatamente después se destruye el sobre con la carta dentro.

Este tipo de soluciones de automatización pueden ser utilizadas en modo servicio, a partir de una tarifa de suscripción y pago por el volumen de tráfico. O lo que es lo mismo, una solución de envío de cartas bajo demanda. Su potencia reside en que es capaz de enviar los documentos en cualquier formato: papel (por correo postal), o digital, en el caso de que los empleados prefieran recibir sus nóminas en formato pdf, directamente a su dirección de correo privado o de trabajo. El sistema distingue automáticamente en qué formato debe enviar el documento: si en la cabecera tiene una dirección de correo postal, lo dirigirá hacia el centro de producción más cercano. Si tiene una dirección de correo, lo enviará por mensajería electrónica, o lo colgará en un portal dónde los empleados podrán descargar sus nóminas mediante contraseña.

Que todos los empleados, por muchos que sean y por diseminados que estén, reciban a tiempo sus nóminas sin errores ni incidencias, supone un valor inestimable para un departamento de RRHH y a la larga para la empresa.  E idénticos beneficios obtendría de la gestión y envío de otros documentos esenciales en su actividad, como pueden ser los certificados de retenciones o los contratos. Al final, una organización es tanto más eficiente cuantos menos documentos gestione en papel. Y los departamentos de Recursos Humanos podrán dedicarse a gestionar las personas y el talento, no la impresora.