La Gestión del Desempeño, una tarea colaborativa para ganar adeptos

RRHH Digital En las empresas actuales en las que la contribución de cada empleado marca una diferencia significativa para el éxito global, resulta estratégico garantizar los mejores resultados posibles en los procesos de Gestión del Desempeño.  Sin embargo, muy a menudo, nos damos cuenta de que la Gestión del  Desempeño, no aporta beneficios reales y, aunque esto tiene que ver más con las herramientas utilizadas, por lo general, formularios en papel y online, que con la calidad del proceso en sí, lo cierto es que estos fracasos generan una gran desconfianza interna.

De hecho, hay empresas que pueden llegar a dedicar semanas e, incluso meses, a la creación y distribución de formularios y, al posterior seguimiento de los mismos, para asegurarse de que se completan correctamente. Una vez que se han revisado todos los documentos, con demasiada frecuencia, se imprimen y archivan, en el fondo de un cajón. El resultado, por tanto es que empleados y managers, se olvidan de lo que han acordado. Se dispersan los objetivos, se olvidan las acciones orientadas a mejorar el desarrollo y se genera un clima de frustración entre unos y otros.

Siguiendo estas pautas, comprobar que los objetivos individuales están o no alineados con los objetivos corporativos, resulta también, prácticamente imposible. Los responsables del área de recursos humanos tienen dificultades para aprovechar la información relacionada con el desempeño y para favorecer la toma de decisiones, de modo que, los objetivos pueden estar mal alineados, los presupuestos de formación mal invertidos y las oportunidades de desarrollo profesional, olvidadas. Todo ello, provoca una importante pérdida de información muy valiosa sobre aspectos tan estratégicos como la retención, la motivación y el desempeño de los empleados. Si los empleados se desilusionan se van o se resiente su rendimiento. En ambos casos, el coste para las empresas puede ser enorme.

El primer paso para revertir esta situación es transformar el tedioso trabajo de la Gestión del Desempeño de los empleados y la gestión de procesos, en una actividad sencilla, centralizada y ágil, capaz de repercutir positivamente en el beneficio común. Siguiendo unos pasos sencillos, se podrán diseñar formularios propios para distribuirlos online, que reflejen todos los valores y los objetivos de la empresa: Estos mismos formularios contribuirán a decidir quién debe participar y qué tareas se deben completar antes de activar el proceso. A medida que se va completando cada etapa del proceso de planificación o revisión, el responsable siguiente, recibe automáticamente una notificación, dejando claro quién debe completar las principales acciones de cada etapa.

Si todos los datos se administran en un único sistema, todos los empleados, managers y directivos, podrán acceder inmediatamente a la información. De este modo, empleados y managers podrán mantener conversaciones mejor documentadas, las revisiones se completarán más fácilmente y, en definitiva, todo el área de recursos humanos, se beneficiará de la “inteligencia” de sus empleados.

Otro aspecto que debe tenerse muy en cuenta en todo el proceso de Gestión del Desempeño, es que los formularios y procesos deberán reflejar la propia visión de la Gestión del Desempeño. De este modo, se podrá decidir lo que se incluye, lo que se quiere medir, la forma en la que se va a medir y quién debe realizar cada acción en cada etapa del proceso.

Por resumir, para que un Proceso de Desempeño tenga éxito, es necesario:

•    Establecer objetivos. Se han publicado diferentes estudios en los que se asegura que es más fácil atraer y motivar a los empleados si se puede crear un vínculo claro entre el desempeño individual y los objetivos del negocio. En el caso concreto de las pequeñas y medianas empresas, se ha demostrado que, simplemente compartir los objetivos globales con toda la organización o, incluso, con los diferentes equipos, no resulta eficaz. Los managers necesitan la flexibilidad suficiente para personalizar los objetivos y poder reflejar así, las circunstancias particulares de cada empleado. Por lo tanto, es importante, no sólo compartir los objetivos personales, y dotarles del peso específico de acuerdo a su importancia. Se debe buscar un enfoque SMART que ayude a garantizar que los objetivos sean específicos, medibles, alcanzables, realistas y con plazos definidos.

•    Evaluar las habilidades y las competencias. Éste es el corazón de los Procesos de Desempeño, evaluar las habilidades y competencias que los empleados necesitan para realizar su tarea. Decidir lo que hay que medir y cómo hacerlo, permitirá configurar un diccionario propio de competencias y ayudará a establecer la mejor manera de calificar esas competencias. El método BARS (Behaciorally Anchored Rating Scale) es un buen método de evaluación porque permite centrarse en comportamientos específicos que son importantes para realizar correctamente un trabajo. De este modo, se podrán construir perfiles de competencias a medida o agrupar varias competencias en un mismo perfil, por lo que se podrán configurar rápidamente, diferentes formularios.

•    Registrar las necesidades de desarrollo. Ayudar a los empleados a adquirir habilidades que necesitan para desempeñar mejor su trabajo es importante, tanto para los propios empleados como para la empresa. Del mismo modo, es necesario garantizar el uso óptimo de los presupuestos de formación. El secreto está en que gerentes y empleados, puedan recomendar diferentes actividades de desarrollo como parte del proceso de revisión, mediante la selección de actividades del propio catálogo de la empresa o sugiriendo otras nuevas. Así, se podrá construir un catálogo completo de actividades recomendadas para facilitar el desarrollo de estrategias de formación, específicas y rentables.

•    Hacer recomendaciones de compensación. Establecer un vínculo claro entre el desempeño y la recompensa puede ser un buen elemento para la motivación.

Teniendo en cuenta estos elementos, será más fácil tomar decisiones sólidas. La generación automática de puntuaciones, clasificaciones, indicadores visuales e informes gráficos, facilitan además, el análisis de la información y, por tanto, favorecen las consultas de gran alcance. En este sentido es fundamental contar con herramientas tecnológicas que agilicen todo el proceso. Deberán ser soluciones basadas en la innovación, potentes pero flexibles, completas pero sencillas, que no intercedan en el día a día de la empresa y que, sean vistas por los usuarios como verdaderos facilitadores.

Una buena definición de la Gestión del Desempeño acompañada de una buena Solución Tecnológica, es un gran primer paso muy sólido, para mejorar el rendimiento en su empresa.