RRHH Digital. Es bien conocido el modelo clásico de intranet como una herramienta de comunicación de uso habitual en la mayoría de las empresas. Dicha intranet ha consistido tradicionalmente en un portal web de uso interno, en el que la organización publica noticias de interés, documentación interna (procedimientos, normativas, etc.) o cualquier información que considere relevante para los empleados, así como enlaces a los servicios a los que estos tienen acceso.
Se trata de un modelo de comunicación “top down” en el que la información fluye desde la empresa hacia el empleado, sin que este participe más que como espectador.
Recientemente, sin embargo, han empezado a surgir intranets corporativas en las que el protagonismo se traslada hacia los usuarios, cuya participación se convierte en la clave del modelo. Esta evolución tiene mucho que ver con el boom de las llamadas redes sociales. Las redes sociales básicamente permiten la búsqueda y posterior seguimiento diario de la actividad de “contactos” (amigos, compañeros de trabajo, antiguos compañeros de clase, familia, etc.), habilitando así un canal de comunicación informal pero sorprendentemente enriquecedor. Con brillantes ideas entorno a esta premisa básica (como la posibilidad de descubrir “amigos de amigos”) y potentes motores de búsqueda en torno al perfil de sus usuarios, las redes sociales constituyen auténticas comunidades globales a las que un usuario puede unirse en muy poco tiempo.
Comunidades como Facebook (900 millones de usuarios, la octava parte de la población mundial), Tuenti (15 millones de usuarios en España), Twitter (canal de movilización de dinámicas sociales de la importancia de la Primavera Árabe o el movimiento 15M), LinkedIn (herramienta habitual de empresas y trabajadores para buscar empleo), o Meetic, tienen un éxito tal que forman ya prácticamente parte de la cultura de nuestra sociedad. Algunas de ellos están orientadas simplemente a mantener contacto con amigos o familia, otras más a relaciones de pareja, y otras más al ámbito laboral, pero todas tienen en común la interacción y comunicación como base de su existencia. La sociedad española es de hecho una de las más activas (El 85% de los usuarios de internet españoles participan en una red social), ocupando el quinto lugar en el mundo.
Mientras que en un principio este tipo de portales de red social eran generalistas, hoy día está surgiendo ya lo que en algunos entornos se llama redes sociales especializadas, que no son sino la confluencia del concepto de intranet con el de red social, y que puede denominarse intranet colaborativa, o Intranet 2.0.
Así, cualquier organización que conste de una comunidad social de usuarios (desde universidades, y colegios, a asociaciones profesionales o empresas medianas y grandes) demanda hoy día un nuevo tipo de intranet muy centrada en el usuario que no sólo sea un escaparate informativo, sino un entorno de trabajo, información y colaboración adaptado a su realidad, organización y actividad en el que el usuario reciba el protagonismo y la interactividad que poco a poco se está acostumbrando a tener en las redes sociales públicas.
Además de hacer vivir el portal como una experiencia personal a los empleados, la intranet social se centran en la colaboración, que potencia como su valor clave, desplazando así a la información. Herramientas como comunidades virtuales, blogs, wikis, muros de actividad, etc. mantienen unida en la web a la comunidad de usuarios a la que se dirigen, a través de su participación.
Para la empresa, el objetivo de este nuevo modelo es, en general, la mejora de la dinámica social de sus empleados, apuntalando valores clave como comunicación, colaboración, motivación, compromiso con la empresa, sentido de responsabilidad, etc. Como vemos, se pasa de una herramienta que transmite información (las antiguas intranets) a un entorno que, correctamente implementado, debe regular y canalizar la dinámica social de la comunidad humana que constituyen los empleados. El salto cualitativo es enorme, pero también ahí radica su peligro; es común el error por parte de departamentos de Comunicación o Recursos Humanos de dejarse llevar por la moda y pensar que la implantación de una intranet colaborativa es como la instalación de un producto, que compras, instalas y funciona.
Como especialistas en el diseño y despliegue de este tipo de intranets, en el área de ECM y Tecnologías Web de Logica hemos ayudado a clientes que han intentado previamente implantaciones donde la inversión ha sido alta y el resultado escaso. Escenarios en los que se pretendía simular el éxito de espacios lúdicos populares desde un planteamiento simplista sin tener en cuenta los actores ni el ambiente. De nada sirve por ejemplo incluir blogs como herramienta de comunicación en la Intranet si no disponemos de empleados involucrados y participativos que lideren y dinamicen los espacios.
Desde el conocimiento que nos aporta el haber participado en más de 20 proyectos de implantación de portales colaborativos proponemos un modelo de intervención basado en el análisis previo del perfil de la organización. Nuestro modelo de implantación de herramientas sociales para el uso interno es un modelo personalizado para cada organización, basado en un análisis previo del punto de partida que permite proponer un acercamiento realista a cada caso y a cada empresa:
-Análisis de la organización (personas y entorno) que nos permitirá predecir el comportamiento mediante variables como la edad y características del perfil de sus miembros.
-Identificación y medición de áreas de mejora en la organización.
-Diseño e implantación del modelo de intervención, apoyado en grupos piloto y mecanismos de feedback rápidos.
El éxito de las implantaciones realizadas por Logica siguiendo este modelo, prueba que la tecnología está lista para responder a estas nuevas demandas. Los usuarios también. Es el momento de unirse a la corriente mayoritaria que, según las grandes consultoras estratégicas, supondrá una revolución en la forma de comunicarse a nivel corporativo, equivalente a la llegada tiempo atrás del correo electrónico o de la propia Internet.
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