RRHH Digital. Una descentralización efectiva de la gestión supone una mejora evolutiva para los organismos y empresas que la aplican, otorgándoles una mayor autonomía y flexibilidad.
La idea es:
• Trabajar en grupos autónomos que permitan consolidar tareas específicas, en lo administrativo, productivo y en las gestiones de mantenimiento que conduzcan a procesos más eficaces para contribuir al objetivo general de la empresa.
• Definir equipos de trabajo con el número idóneo de colaboradores, con la cualificación necesaria para ocupar el lugar de trabajo adecuado en el momento que éste lo precisa y maximizando la relación coste/beneficio.
Los sistemas productivos, que durante muchas décadas han concentrado sus esfuerzos en el aumento de su capacidad de producción, deben ahora centrarse en su optimización, que se logra mediante la incorporación en la gestión de los equipos de trabajo y los medios productivos y buscando su máxima eficacia, llevándolos a la producción necesaria en cada momento con el mínimo empleo de recursos, sin despilfarros.
El espíritu colaborativo no es una idea nueva: se gestó en las empresas japonesas para afrontar la recesión económica que se estaba desarrollando en la década de los 70 y la competencia que se avecinaba de Occidente.
El primer paso fue la aparición de los sistemas de gestión flexible de la producción, y muy especialmente el Just in Time (JIT), que desecha maximizar la producción para pasar a reorganizar los sistemas productivos y reasignar sus recursos de forma que se consiga adaptar la producción de cada momento a las necesidades reales, y que ésta se logre en base a un conjunto de actividades, consumidoras de recursos, las cuales se reducirán a las mínimas estrictamente necesarias (cualquier actividad no absolutamente necesaria se consideraría un despilfarro). Este modelo de sistema productivo se conoce en la actualidad como Lean Production, y se traduce comúnmente como Producción Ajustada.
Pasamos de un escenario en el que unas personas se encargan de «producir» y otras de «reparar cuando hay averías”, a otro que aboga por la implicación continua de toda la plantilla en el cuidado, limpieza y mantenimiento preventivos, logrando de esta forma que no se lleguen a producir averías, accidentes o defectos.
Para entendernos, hay que hacer lo que se debe hacer, hay que hacerlo bien y tenemos que hacerlo entre todos, pero gestionando correctamente el reparto de tareas y responsabilidades.
Con la participación del personal se tiene más motivación, sugerencias de mejora y deseos de éxito, debido al cambio de pensamiento que se da al interior de la organización.
Pero, ¿cómo aprovechar y multiplicar las ventajas que dan las destrezas y habilidades, liderazgo y compromiso de todos los miembros de la organización?
Afortunadamente, hoy existe una base tecnología suficientemente específica para dar respuesta a estas necesidades, definiendo equipos con el número idóneo de empleados, con la capacitación necesaria para ocupar un determinado lugar de trabajo, hacerlo en el momento que éste lo precisa y maximizando la relación coste/beneficio.
Para dimensionar correctamente un equipo de trabajo deben compararse la capacidad de trabajo disponible, la que el equipo puede ofrecer, con la necesidad requerida que, por ende, son valores fluctuantes a lo largo de un periodo en la mayoría de casos. Y siempre, satisfaciendo un cierto equilibrio entre las preferencias de los colaboradores y las necesidades empresariales.
No planificar adecuadamente la actividad de los equipos no sólo se traducirá en una pérdida de control en nuestro ejercicio de descentralización, también nos llevará a perder dinero (por tiempos improductivos, cuando el equipo es mayor de lo que se requiere, o por falta de personal, cuando es menor), a no obtener lo esperado en el momento previsto, o a tenerlo con defectos de calidad.
Aplicaciones informáticas disponibles en este momento, incorporan la gestión de horarios y turnos de trabajo y el sistema de planificación de Recursos Humanos en función de las necesidades de los puestos y permiten la gestión y optimización en la cobertura de los puestos y una visión global del nivel de cobertura, absentismos y ahorros de personal y adecuación a los requerimientos en función de las necesidades de cada momento.
A cada empleado se le asigna, mediante tramos o anotaciones diarias, el calendario sobre el que se rige su vinculación con la empresa y su horario de trabajo. Estas asignaciones quedan reflejadas en un histórico pudiendo ser analizadas posteriormente.
Además, de permite, entre otra, funcionalidades como; informar de recursos adicionales, incorporar un asistente de precontratación para la búsqueda de algún nuevo perfil de empleado, cambios de horario y turno, contadores de horas planificadas y no planificadas,
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