La Tecnología y el Control del Absentismo

RRHH Digital. El absentismo laboral es uno de los factores que más traen de cabeza a las empresas, por las pérdidas económicas y productivas que acarrea, y a los departamentos de Recursos Humanos además y en particular, por los problemas administrativos derivados. Durante los últimos años éste se ha incrementado progresivamente en España, hasta alcanzar cifras verdaderamente alarmantes, si bien durante 2009 se ha situado por debajo de la media de nuestros vecinos europeos. 

Según los datos aportados por la Seguridad Social, se calcula que durante el último periodo anual, el absentismo ha causado pérdidas cercanas a los 13.000 millones de euros anuales (1% del PIB) y más de 60 horas laborales por trabajador al año, a lo que se añaden los costes indirectos. Como vemos, no es para tomárselo a broma.

¿PUEDE LA TECNOLOGÍA AYUDAR A PALIAR EL ABSENTISMO?

Desde el punto de vista de experto en soluciones TI para RR.HH., no en absentismo, puedo afirmar sin temor a equivocarme que sí.  No obstante la solución, a mi parecer, debe basarse fundamentalmente en la existencia de una sana cultura de trabajo, que sólo se consigue con la adecuada motivación del empleado. Asumiendo esto, la tecnología será un excelente complemento con el que alcanzar el éxito en los siguientes escenarios:

EN LA OFICINA

Las soluciones implantadas más comunes suelen basarse en sistemas de control de acceso y horario, auxiliados por elementos como tornos, lectores RFID o biométricos, etc. También pueden implementarse plataformas de autogestión de vacaciones y ausencias, a fin de mantener un seguimiento de la actividad laboral de cada empleado.

FUERA DE LA OFICINA

Garantizar la presencia es imposible, pero es relativamente sencillo conseguir un buen control con herramientas como los sistemas de fichaje remoto a través de teléfono móvil o PDA, los detectores de activación de equipos informáticos y de comunicaciones, los dispositivos de geoposicionamiento, tracking de movimiento, trazabilidad, etc.

ESTÁ PRESENTE, PERO ¿ESTÁ TRABAJANDO?

El “absentismo presencial” es complicado de controlar, porque se adentra en el terreno del derecho a la intimidad, a menudo un campo minado. No obstante, si es posible adoptar una serie de medidas para que los trabajadores sean lo menos proclives a malgastar el tiempo. A los sistemas de control antes mencionados, se suman los sistemas de regulación y supervisión en el uso del teléfono y los sistemas telemáticos de la empresa, que a su vez evitan las tan temidas fugas de información.

No cabe duda que, ya sea dentro o fuera de oficina, estos recursos son de gran utilidad a la hora de automatizar la detección de patrones de ausencia, su duración y su causa, sin embargo, de poco sirven si no se implantan, utilizan y gestionan correctamente, como ocurre a menudo.

EXISTENCIA DE CONTROLES

El principal objetivo de este tipo de herramientas radica en el sentimiento de existencia de control. Bien sea porque este último es consciente de que su actividad es convenientemente supervisada por su jefe o RR.HH., o porque es capaz de acceder y seguir sus registros de cumplimiento laboral. Las herramientas de control y gestión de tiempos representan un aliado inestimable para la empresa, para el departamento de RR.HH. y para el propio trabajador.

MÁS COMUNICACIÓN, MÁS MOTIVACIÓN, MENOS ABSENTISMO

Como hemos comentado anteriormente, un asalariado convenientemente motivado y alineado con los objetivos de la compañía, es menos propenso a ausentarse injustificadamente de su puesto de trabajo. En ese sentido, las intranets corporativas y los portales autoservicio del empleado que permitan la comunicación bidireccional multimedia, mantienen informados al colectivo de empleados, tranquilizándolos durante las épocas de “vacas flacas” y alentándoles en tiempo de bonanza, eliminando además la rumorología. Asimismo sirven de vehículo de evolución en su carrera profesional a través de planes de formación o de promoción, o de canal bidireccional de contacto con la compañía, gracias al cual transmitir sus impresiones o preocupaciones.

Resumiendo, las intranets son un importante nexo de unión entre trabajadores, ya que facilitan la cercanía y una mayor interactuación entre ambas colectividades (incluso aunque no se conozcan, ni se vean habitualmente), promueven el sentimiento de pertenencia y fomentan la retroalimentación informativa. Además también asisten durante los procesos de selección. Lo importante en este sentido, es que la actividad de la empresa no se detenga, tratando de minimizar el impacto del absentismo en la medida de lo posible.

NO IMPORTA EL CÓMO, SINO EL CUÁNDO

Como hemos podido observar, la tecnología surte de numerosos medios para combatir el absentismo en cualquiera de sus variantes. No existe un patrón tipo por el que decidirse a la hora de adoptar uno, otro, o todos a la vez; todo depende de las especiales características de la empresa dispuesta adoptarlo, de su política de trabajo, tipología de sus integrantes, etc. Lo que sí es común para todas estas herramientas tecnológicas es su gran flexibilidad, y su amortización prácticamente inmediata.

Según los datos arrojados por diferentes estudios, más del 30% de las organizaciones no ha llevado a cabo ningún tipo de medida para mejorar el impacto del absentismo laboral, dado que todavía se delega esta ardua labor en los mandos intermedios. Puede ser un buen momento para revisar la política de la empresa frente al absentismo, con controles apoyados en tecnología  y con más comunicación, de cara a cambiar a una sana cultura de trabajo que permita diferenciarse de la competencia y ganar en productividad.