El control horario y los empleados desplazados

Exigido por el cliente final y obligatorio por ley

Obligatorio. En 2019 entró en vigor la Ley de Control Horario, una novedad en su día, pero una obligatoriedad a día de hoy. Más de cuatro años después, y finalizando 2023, siguen habiendo muchas empresas que no cumplen con esta ley. Solo durante los primeros meses de la aplicación de la nueva normativa, empezaron a sucederse las primera inspecciones de trabajo y se llevaron a cabo 189 avisos de multa y más tarde 980 empresas terminaron con un informe sancionador. Un 2019 que terminó (de abril a octubre) con 5.363 expedientes de incumplimiento y una media de 1.057,76€ de multa.

Viendo los resultados de los primeros meses, el Ministerio de Trabajo aseguró que a partir de enero de 2020 se aclararían algunos vacíos legales y el control horario pasaría a ser una prioridad ese año. Se quería terminar con las horas extras no pagadas y regularlas, ya que según los datos, un 48% de los trabajadores aseguraban que hacían horas extras y después no las cobraban.

En 2022 más de 11.000 empresas fueron sancionadas por irregularidades en el control horario de sus plantillas.

Y es que, el control horario en las empresas es una práctica esencial (y obligatoria) para gestionar eficientemente el tiempo de trabajo de los empleados, garantizar el cumplimiento de las normativas laborales y la planificación de los recursos.

Un control por parte de las empresas que no solo las beneficia a ellas, sino también a los trabajadores y a sus derechos. Y más cuando esos empleados no pasan por una oficina, entran, fichan y al terminar su jornada laboral se van.

El control horario también se exige por parte del cliente final como una certificación de que estamos cumpliendo con las horas presupuestadas. Cada vez más las administraciones y clientes grandes exigen en sus pliegos de condiciones que la empresa que ofrece el servicio disponga de un sistema automatizado para el control horario de los trabajadores desplazados a trabajar en dicho servicio en casa del cliente final.

El control horario de los trabajadores desplazados en las empresas suele ser una práctica común para garantizar el cumplimiento de las horas de trabajo y el seguimiento de las normativas laborales.

• Registro de Horas. Los trabajadores desplazados deben llevar un registro preciso de las horas trabajadas. Esto puede incluir la hora de inicio y finalización de la jornada laboral, así como los tiempos de descanso. Este registro puede realizarse mediante sistemas manuales, como hojas de asistencia, o a través de sistemas automatizados, como software de gestión del tiempo.
• Sistemas Automatizados. Muchas empresas utilizan sistemas automatizados de control horario que permiten a los empleados registrar sus horas a través de dispositivos electrónicos, como tarjetas de identificación, aplicaciones móviles o sistemas biométricos. Estos sistemas facilitan el seguimiento y la gestión del tiempo, reduciendo la posibilidad de errores y fraudes.
• Normativas Locales y Nacionales. Es crucial cumplir con las normativas laborales locales y nacionales en relación con el control horario. Algunas jurisdicciones pueden tener requisitos específicos sobre la documentación y el mantenimiento de registros de horas trabajadas.
• Contratos y Acuerdos. Incluir cláusulas relacionadas con el control horario en los contratos laborales y acuerdos con los trabajadores desplazados puede ser útil. Esto clarifica las expectativas y obligaciones de ambas partes.
• Comunicación y Capacitación. Comunicar claramente las políticas de control horario a los trabajadores desplazados y proporcionar capacitación sobre cómo registrar adecuadamente las horas trabajadas puede ayudar a evitar malentendidos.
• Supervisión Remota. En el caso de trabajadores desplazados, es posible que la supervisión directa no sea siempre viable. Sin embargo, las herramientas de colaboración en línea y la comunicación regular pueden facilitar la supervisión remota y el seguimiento de las actividades laborales.
• Confidencialidad y Privacidad. Al implementar sistemas de control horario, es importante respetar la privacidad de los empleados y cumplir con las leyes de protección de datos. La información recopilada debe manejarse de manera.

El mundo avanza y la tecnología también. Vivimos en un mundo hiperconectado que permite optimizar los recursos de una empresa hasta los máximos. Y el control horario es uno de ellos. Lo que antes solamente era un mero trámite: entrar-fichar; fichar-salir; ahora es una obligatoriedad, por ley. Algunas empresas siguen usando el papel y boli, pero otras apuestan por el avance e implantan un sistema de control horario y de presencia digital. Herramientas perfectas para la gestión, planificación y control en tiempo real de los empleados. Que sea enchufar y listo, fácil de usar, que incluya soporte técnico y que se puede controlar desde cualquier dispositivo como tablet, ordenador, móvil…

Y es que la tecnología llegó hace algunos años a nuestra vidas para darnos la oportunidad de seguir creciendo y ayudándonos a mejorar en aquello que necesitamos. Y el control horario es una necesidad (y obligatoriedad).