¿Outsourcing de nóminas o gestión interna? Los pros y los contras

RRHH Digital. No hay duda de que el outsourcing de la gestión de nóminas es una tendencia muy familiar en el entorno corporativo de hoy en día. Empresas de todos los tamaños pueden acceder a sus beneficios y los resultados están más que probados. Su eficiencia en la gestión de costes lo ha convertido en una proposición muy atractiva, y algunos observadores predicen que en el futuro la gestión de nóminas existirá sólo como una función externalizada. La recesión ha convertido también al outsourcing en un factor clave del presente cambio estructural que están viviendo organizaciones y empresas. De todos modos, a pesar de la creciente tendencia hacia el outsourcing, los negocios siguen teniendo que escoger entre externalizar o mantener la gestión interna de sus procesos.

Recuento de beneficios

La razón por la que las empresas se deciden por el outsourcing se ha resumido tradicionalmente en una sola palabra: costes. De todos modos, sus beneficios son más variados y profundos, y abarcan toda la estructura de negocio. Los más obvios a la hora de decidirse por el outsourcing de la gestión de nóminas son:

•    Permite a las empresas centrarse en sus actividades esenciales.
•    La mayoría de los departamentos de Recursos Humanos ha descubierto que desprenderse de sus responsabilidades en gestión de nóminas aumenta su capacidad para mejorar el rendimiento de los empleados que, después de todo, es la parte más importante del trabajo en el departamento de RR.HH..

•    La empresa de outsourcing toma a su cargo la gestión diaria y la responsabilidad de ofrecer resultados consistentes y desarrollar el servicio. De este modo, la dirección puede obtener un mayor control global mediante acuerdos de nivel de servicio y mediciones de rendimiento. Además, las mejoras en la recopilación de datos proporcionan mejores informes y evaluación de los verdaderos costes de las nóminas, beneficios para los empleados y absentismo laboral, que puede contribuir a contar con mayor información a la hora de tomar decisiones de negocio.

Reducción de los costes operativos

Este beneficio es una simple cuestión de economías de escala. Un externalizador de éxito puede repartir el coste de los gastos indirectos entre una gran cantidad de clientes. Por ejemplo, el coste de mantener a los empleados de Recursos Humanos al tanto de los cambios en la legislación y actualizados sobre los productos que utilizan puede ser muy elevado, pero un proveedor necesita este conocimiento para informar a todos sus clientes, con lo que puede repartir los costes entre ellos.

Las empresas pueden también acceder a una visión más transparente y precisa de los costes de sus nóminas. El outsourcing pone un límite a los incrementos potenciales de coste, y al mismo tiempo, absorbe los costes variables adicionales derivados de la actualización de tecnología, sistemas, formación de personal y mejoramiento de los niveles de servicio.

Más flexibilidad en tiempos de cambio

La velocidad a la que se mueven los mercados de negocio y las inciertas condiciones económicas obligan a las empresas a ganar en flexibilidad. Un acuerdo de outsourcing permite escalabilidad –especialmente cuando una empresa participa en una fusión– y adquisiciones, consolidación, asociaciones y recolocación de las unidades de negocio. Las empresas a menudo prefieren que los cambios sean conducidos por terceras partes. Es responsabilidad del proveedor de outsourcing adelantarse y responder a los cambios en tecnología y legislación, y ofrecer un personal preparado y experto.

Reducción de riesgos

La gestión de nóminas es una actividad crítica. Si la plantilla no cobra, es poco probable que la empresa sobreviva a largo plazo. Las empresas prefieren contar con la responsabilidad de expertos para asegurar la exactitud y puntualidad en este campo. La Recuperación de Desastres (DR) y el backup de los sistemas son hoy más cruciales que nunca en el mundo corporativo. Las empresas no pueden permitir relajarse, especialmente cuando el outsourcing puede reducir estos riesgos de forma dramática. De todos modos, es esencial consultar cuidadosamente la experiencia y el historial de la empresa de outsourcing, para asegurarse que la gestión se deja en buenas manos.

Oportunidades de promoción para la plantilla

La externalización está siendo recibida de forma cada vez más positiva por los empleados del departamento de nóminas. Estos son más conscientes de sus responsabilidades hacia la plantilla, y los más ambiciosos lo ven como una buena oportunidad para su carrera profesional. Pasan de ocupar una posición de “back office” a un papel de primera línea en una compañía de servicios, utilizando y probando su experiencia con una amplia gama de clientes. Con la legislación TUPE (Transferencia de Empresas y Protección del Empleo), este movimiento es una oportunidad positiva para abrir nuevos caminos en su carrera profesional sin perder los beneficios del servicio acumulado. Los empleados que unos años atrás eran managers de nóminas, supervisores o administrativos se han convertido en managers de negocio para grupos de centros de gestión de nóminas, y en managers operativos de nóminas.

¿Outsourcing o gestión interna?

Sin embargo, a pesar de los numerosos beneficios que ofrece, el outsourcing de nóminas no es la opción más adecuada para todos los negocios. Hay una serie de preguntas que los managers de negocio deberían hacerse para decidir si es la solución optima para ellos. Estas preguntas incluyen:

•    ¿Cuál es el verdadero coste para la empresa de gestión de nóminas calculado por nómina y por tiempo de gestión? Si este coste puede mantenerse en un nivel bajo, utilizar internamente un paquete eficaz de software puede ser una mejor solución.
•    ¿Puede un tercero llevar a cabo esta función con un coste menor que nosotros?
•    ¿Puede mejorar los niveles de servicio?
•    ¿Tenemos actualmente otras áreas donde sea más prioritario enfocar nuestros recursos e inversiones?
•    ¿Hay algún partner fiable en el mercado a quien podamos confiar el outsourcing?

Si la respuesta a alguna de estas preguntas es “sí”, entonces el outsourcing debería considerarse. Si no, un operativo interno eficaz podría ofrecer resultados más económicos.

¿Cuál es el siguiente paso?

Asumamos que una empresa ha considerado los pros y contras y ha decidido que el outsourcing es la opción más adecuada. Una vez se ha tomado la decisión ¿cómo se pone en práctica?

Haga un estudio de negocio para su equipo de gestión. Es importante establecer con exactitud cuánto está costando actualmente el proceso de gestión de nóminas, incluídos los costes directos y los indirectos. Esto no significa únicamente personal, papelería y licencia de software. Es necesario incluir también los gastos indirectos de la sede de la empresa –alquiler,  teléfonos, IT, servicios, limpieza, etc – y determinar una cifra de coste por nómina/empleado. La mayoría de las empresas de outsourcing ofrecerán los costes sobre esta base, así que es la mejor manera poder compararlos.

Establezca requerimientos claros para los proveedores potenciales. Necesitará tener un buen conocimiento de los desafíos específicos del sistema de nóminas de su empresa, y saber qué beneficios obtendrá de realizar un outsourcing global.

Cuando haya recibido ofertas de diversos proveedores, es importante implicar a más personas en la toma de decisiones. Los equipos del departamento de nóminas suelen participar en este paso, analizando todas las ofertas. El proveedor designado querrá validar las peticiones hechas por la empresa sobre la gestión de nóminas antes de hacer una oferta final, lo que a menudo supone pasar un tiempo trabajando conjuntamente con el departamento de gestión de nóminas para obtener un entendimiento general de los desafíos específicos.

Deberá establecerse un Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para determinar los estándares aceptables de exactitud, respuesta y prácticas de trabajo. Los Indicadores Clave del Rendimiento (KPIs) se utilizan para identificar las áreas problemáticas y para confirmar la exactitud tanto de la información recibida del cliente como de las acciones tomadas por el departamento de nóminas. El Acuerdo de Nivel de Servicio puede evolucionar de forma constante para adaptarse a los cambios del servicio.

¿Qué es el Offshoring?

Es importante distinguir entre los servicios de outsourcing y de offshoring. El outsourcing en la gestión de nóminas no es un fenómeno nuevo, y simplemente se refiere a que una tercera parte se hace cargo de la operación. De todos modos, a medida que mejoran las infraestructuras de tecnología y comunicación, y se incrementan los costes y la presión del mercado, las empresas están comenzando a considerar soluciones enclavadas en el extranjero. El offshoring se refiere a sacar ventaja de la mano de obra más económica en otros países, y está creciendo de forma significativa, con empresas de todos los sectores utilizando actualmente talentos altamente cualificados, preparados y relativamente baratos no sólo para reducir costes, sino también para mejorar la calidad del servicio. Estos beneficios se trasladan de forma regular a los clientes. Para muchas personas, la palabra offshoring sigue sonándoles a call centers en lugares lejanos como la India o China, pero hace ya tiempo que esto ha dejado de ser así. En realidad, la mayoría de la inversión en offshoring se produce en actividades como RR HH, IT, procesamiento, finanzas y administración y sólo una pequeña parte se refiere a call centers. Además, aunque China y la India son localizaciones clave del offshoring, también hay centros que se usan de forma regular en otras zonas del Sudeste de Asia, Europa del Este, Latinoamérica.

Tomar la decisión correcta

La conclusión es que el outsourcing de la gestión de nóminas no es una opción adecuada para todo el mundo, y los que optan por él deberán hacer un claro estudio de negocio para justificar la inversión, y diferenciar entre outsourcing y offshoring. Si deciden externalizar, ambas empresas deberían tomar una aproximación de colaboración, con vistas a alcanzar el tipo de relación que permite a dos empresas trabajar juntas casi como una sola entidad. Ahora es el momento de conseguir que el outsourcing de nóminas sirva para algo más que para ahorrar costes. La calidad de los datos de las nóminas puede utilizarse para transformar el reporting, suministrar a los business managers información actualizada y puntual sobre los costes de la plantilla, y equiparar los sueldos y la productividad, de forma global si es necesario. También puede emplearse a la empresa de outsourcing para ayudar con los retos de planificación de la plantilla, y para crear paquetes de beneficios flexibles que tengan un verdadero impacto en la motivación, productividad y retención del personal.

Al dejar estas funciones en manos de expertos, las empresas han abierto sus puertas a una innovación que puede extender sus efectos a todo el proceso de negocio. En el futuro ¿qué partes de una empresa podrían o deberían ser externalizadas? Las empresas “all-star”, compuestas de un núcleo básico rodeado de un equipo selecto de partners externos, pueden no estar muy lejos.