¿Ayuda, solución o todo lo contrario? Aquellos gurús de las nuevas tecnologías que claman a los cuatro vientos que el mejor aliado del empleado contemporáneo es el ‘e-mail’, pueden empezar a bajar la voz. Tim Burres, experto en comunicación organizacional acaba de venir a España con un dato que vale su peso en bytes: la mala utilización del correo electrónico cuesta a las empresas más de 4.000 millones de euros en todo el mundo. Y no es mucho si tenemos en cuenta que el 30% del nuestra jornada laboral la dedicamos únicamente a él y que hipotéticamente nos facilita el desarrollo correspondiente al 70% de nuestro tiempo.
“Nuestro primer error con el correo electrónico no se produce a la hora de redactar, sino a la de enviar”, comenta Burres, autor de más de veinte estudios sobre esta materia. Para él, los vulgarmente llamados ‘all’ [comunicaciones internas que se destinan a toda la empresa] así como las copias, tanto abiertas como ocultas, tienen un efecto mucho más dañino que el ‘spam’ [correo publicitario no deseado]. Dichas fórmulas, más de control que de información son, según este experto, innecesarias en un 90%, e inútiles en un 70% de los casos: “Generan tanto ruido que impiden centrar la atención en lo que es importante más allá de la mitad del ‘scroll’ [barra de desplazamiento en pantalla] y suponen una gran pérdida de tiempo para aquellos que no están vinculados directamente con el tema”.
Productividad, dinero y sobre todo motivación. Si hay algo que destacan los consultores de las nuevas tecnologías es que su mala utilización no sólo deviene en pérdidas, a veces irreparables, sino que también conduce a la frustración por que éstas generan más conflicto que ayuda. Ante esta situación, Burres no recomienda formación específica, como es habitual en las grandes empresas, sino una medida más sencilla: mandar un ‘mail definitivo’ a compañeros, clientes y proveedores: “En él se les preguntaría si la fórmula que el ejecutivo usa habitualmente en los correos electrónicos es la adecuada y, si no, qué cambiaría. Al fin y al cabo, detrás de la arroba hay personas, y personas diferentes”, concluye este experto.
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