Ventajas de la aplicación Web en la gestión de los Recursos Humanos

La gestión de los turnos y actividades de las plantillas de trabajadores presenta una doble cara difícil de explicar. Por un lado, supone uno de los procesos más laboriosos a los que se puede enfrentar una organización. Por otro lado, nos encontramos ante uno de los procesos menos informatizados a causa, precisamente, de su complejidad.

En mi experiencia con departamentos de RR.HH he podido apreciar que una de las herramientas más comunes para la organización de turnos laborales es la omnipresente hoja de cálculo. Y es que las pocas aplicaciones que han intentado acercarse a la solución engloban los mismos problemas: suelen ser herramientas rígidas, poco escalables y  difíciles de usar. La hoja de cálculo representa justo lo contrario. Entonces, ¿por qué dejar de utilizarla? ¿Existe realmente una alternativa?

La organización de los recursos humanos carece de una norma y la  base es muy similar en diferentes empresas. Turnos de mañana, de tarde, de noche, rotativos, vacaciones… El problema viene cuando intentamos adaptarnos a los casos específicos: convenios laborales, horarios especiales, horarios reducidos o movilidad, entre otros asuntos. Cada empresa es un mundo. Además, en ocasiones, cada departamento presenta una organización diferente. Por todas estas razones, la herramienta perfecta tendría que ser lo más abierta posible y el usuario debería poder trasladar la realidad de su organización a la aplicación sin limitaciones.

La escalabilidad es el segundo gran problema. Nuestras organizaciones no son estáticas. Cualquier aplicación debería tener los datos centralizados y dar la posibilidad de adaptarse a los cambios. Además de tener estos datos centralizados, la categorización de los empleados debe ser abierta y flexible y la herramienta ha de servir tanto a organizaciones con varios centros como a aquellas que cuentan sólo con uno. Por otra parte, los cambios de legislación deberían ser transparentes al software. En definitiva, los cambios estructurales suelen ser traumáticos y nuestra aplicación no puede ser un problema más sino una solución al problema.

Por último, en lo relativo a la usabilidad, es necesario hacer una aplicación que sea intuitiva. Muchos de los usuarios de aplicaciones de gestión de personal están poco instruidos en las nuevas tecnologías, por lo que la primera reacción al cambio suele ser el rechazo. Y si este cambio implica el uso de un sistema complejo tendremos a muchos de los usuarios en contra, antes incluso de haber terminado de implantar la solución. Hay que evitar los grandes menús de opciones, los accesos escondidos, el uso del teclado para insertar datos que bien pueden controlarse con el ratón. Se trata de diferenciar también entre los perfiles de usuario. Por ejemplo, en nuestras aplicaciones diferenciamos el Usuario del Trabajador. Cada uno accede a la misma aplicación pero la complejidad de acceso y opciones difiere sustancialmente entre uno y otro.

Una de las ventajas que tenemos hoy en día es que el acceso cada vez más extendido a Internet hace que el usuario medio esté familiarizado con el entorno de las aplicaciones web. Nuestra aplicación debería ser web y en un formato sencillo y reconocible por el usuario. En el plano técnico también ganamos en usabilidad por la instalación centralizada, menos gastos de hardware y mantenimiento e implantación simplificados.

Pero el objetivo final del cambio no debe ser el salto tecnológico per se. Toda organización tiene como fin último la optimización de sus recursos por lo que el cambio debe estar fundamentado sobre esa premisa. La tecnología debe proporcionar una herramienta que nos permita hacer más con menos. El típico gestor suele emplear meses en coordinar y organizar la plantilla de trabajadores y así, de la organización teórica inicial pasamos a un caos de actualizaciones y modificaciones diarias. Sin embargo, un sistema con la información actualizada y centralizada permite controlar estos cambios más eficazmente y reducir drásticamente el número de errores.

Los nuevos sistemas nos proporcionan una visión global y actualizada de la estructura de nuestra organización, de forma que es mucho más sencillo optimizar la plantilla. Detectar cuando un equipo de trabajo está sobredimensionado es un trabajo arduo, pero una buena herramienta puede ayudarnos a detectar esos cuellos de botella y organizar mejor nuestra plantilla. Esto es especialmente importante en empresas con un gran número de personal flotante o con movilidad entre departamentosl. Saber dónde una persona puede ser más útil en cada momento supone un gran ahorro de costes.

La reducción de costes es mayor, ya que las aplicaciones web hacen que la frontera entre la ubicación física y los datos se difuminen. Cada vez existen más dispositivos con capacidad de acceso a Internet, y cada vez es más la gente que dispone de ellos en el trabajo. Las nuevas aplicaciones deben permitirnos el acceso a la información de nuestra organización sin importar dónde nos encontremos. La reducción de tiempo, de llamadas o correos innecesarios y, sobre todo, la disponibilidad total, supone un ahorro de costes importante.

Las aplicaciones pueden ir mucho más allá. Si el gestor puede acceder a ellas en cualquier lugar, ¿por qué no hacer lo mismo para los empleados gestionados? El flujo de información entre las organizaciones y sus trabajadores debe ser constante y estar permanentemente actualizado. Las aplicaciones web permiten esto y otras muchas opciones ya que posibilitan un flujo de información recíproco de forma que  el empleado puede participar también: solicitud de vacaciones, cambios de turno, consulta de calendarios laborales, de horas de trabajo efectivas, información de actividades… El uso de papel, de teléfono y, sobre todo, de personal dedicado a la atención directa del trabajador será, cada vez, menos necesario.

En definitiva, cuando afronten la informatización de sus sistemas de control de capital humano, no vean en ello un gasto y un cambio traumático. Afróntenlo como una oportunidad de reducción de costes y de mejora en la comunicación entre la organización y el trabajador.