Ladrones de tiempo (y 2)

Autoimpuestos

En este apartado la ayuda de un coach es aún más importante, pues su visión externa permite la identificación de los ladrones de tiempo instalados en nuestra forma de hacer las cosas.

Incapacidad para delegar. Delegar no es abdicar. Delegando adecuadamente, no solamente no se pierde el control del trabajo sino que se aumenta de una manera importante la efectividad y la productividad profesional.

Falta de reflexión previa. Se trata de, además de planificar el trabajo, ver la forma más eficiente de hacerlo.

Desorden personal. Organizar nuestra documentación nos ocupara unos minutos cada día, pero nos evitará horas en buscar papeles. No guardar documentos innecesarios.

Falta de concentración. Debemos  hacer lo que estamos haciendo. Trabajar en tiempo “real” -Work in ‘real’ time- (captar el tempo, desarrollar sentido de urgencia, hacerlo AHORA!).

Desarrollar las habilidades para concentrase en una tarea concreta en cada momento.

Entrevistas largas. Una vez terminado el asunto de la entrevista debemos evitar añadir otros temas, para no convertirla en una especie de “magazine” sin conclusiones y sin saber cómo terminar.

Falta de autodisciplina. Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única forma de cambiar es con voluntad. Al final de la jornada destinaremos unos minutos a revisar qué tareas hemos completado y cuáles no, y ajustaremos la agenda del día siguiente. Aplicar toda esta estrategia requiere tiempo, pues para cambiar un hábito se necesita constancia y voluntad.

No tomar decisiones. Hay que priorizar tareas. Tomar decisiones rápidamente, dejar de abusar de los "en caso de", "pero", y "quizá". Usar la regla 80/20 para identificar el 20 por ciento de las tareas que proporcionan el mayor beneficio y centrarse en ellas. Separar lo urgente de lo importante.

No completar las tareas ya iniciadas. Los trabajos pendientes disminuyen  la concentración en lo que estamos haciendo y nos habitúan a pensar en lo siguiente. A cada tarea debemos asignarle un tiempo, y ceñirnos a él en la medida de lo posible; si no, corremos el peligro de caer en la Ley de Parkinson, que dice: “Se tarda tanto en terminar un trabajo como tiempo se tenga para ello”. Pero hay que ser flexibles, no podemos prever cómo irá el día: si surgirán imprevistos, si recibiremos muchas llamadas, si tendremos problemas informáticos, etc.

Postergar frecuentemente las tareas. Primero, lo peor: afrontar la tarea más odiada al principio del día evita estar pensando sobre la misma; ¡quitátela de encima cuanto antes! Las llamadas y visitas, mejor a primera hora, cuando el personal llega a las empresas. Si no es posible agrupar las tareas, debemos ir revisando la agenda periódicamente para no dejar trabajos pendientes.

Fatiga. Hay que reservar momentos para descansar y otros para pensar, algo que no siempre hacemos abrumados por el día a día. Pensar es indispensable para evaluar el trabajo realizado, planificar el que ha de venir, crear, innovar y, en definitiva, ser más eficientes. Es necesario generar energía y fortaleza a través del ejercicio, la dieta y el descanso.

Indecisión. Priorizar las tareas usando A,B,C,D,E (considera las consecuencias al fijar las prioridades). Vuelve a priorizar las tareas A usando 1,2,3 para identificar las tareas más importantes.

Ausencia de plan de trabajo. Fijar un plan de trabajo diario -la noche anterior-. La agenda es una herramienta básica a la hora de organizar la jornada laboral, la semana e, incluso, la previsión de tareas a medio y largo plazo.

El tipo de personalidad también influye en ello. Los profesionales controladores y paternalistas son los que lo tienen peor. Los primeros siempre salen tarde, pues no se fían de su equipo y lo quieren revisar todo, y los segundos absorben más trabajo del que pueden realizar.

Desarrollar la experiencia y pericia en las tareas clave vía práctica y repetición.

Aprender a reinventarte a ti mismo al menos una vez al año. Identificar qué necesitas para ser más productivo, ya que todo cambia -Plan 90 días-. Preguntarte a ti mismo regularmente "¿sabiendo lo que sé ahora mismo, estaría haciendo esto, seguiría con esta relación, trabajaría con este cliente?".

Estar absolutamente orientado a la acción. Lo que genera resultados es actuar y ejecutar.