Ladrones de tiempo (1)

De todos es sabido que el tiempo es nuestro activo más valioso. El resto de nuestros activos a veces disminuyen, luego aumentan: Tenemos más dinero, menos dinero, más cosas, menos cosas. Son fluctuantes.

El tiempo no lo es. El día de ayer no volverá a repetirse; ni siquiera se repetirá el tiempo empleado en leer este trabajo. Úsalo bien, aprovéchalo.

Cuando alguien intenta robarnos cualquier activo, nos defendemos. Estamos vigilantes para que esto no ocurra. No ocurre lo mismo cuando lo que se roba es el tiempo. Se dice que “el tiempo es oro”, pero no parece que ese oro sea de calidad.

Hablamos de los “ladrones de tiempo”. Nos roban nuestro activo más valioso. Lo hacen a la luz del día, con todo el descaro, con total impunidad y, a veces, hasta con nuestra comprensión. Son insistentes, si no lo consiguen vuelven a intentarlo. Si alguno de ellos se instala en nuestra organización, puede llegar a pasar desapercibido. Convive con nosotros sin hacerse notar. Puede ser que el robo sea de poca importancia en sí mismo, unos minutos. A lo largo del día pueden ser horas. ¿Y al final del año? Es impresionante.

Como dueños de negocios sabemos que nuestros equipos son pagados por tiempo, y, por tanto, los ladrones de tiempo tienen consecuencias económicas inmediatas. Además, afectan directamente a la productividad actual, y lo que es más grave, a la “capacidad de producir”, que puede llegar a hipotecar el futuro.

¿Quiénes son estos ladrones? El primer paso para combatirlos es  conocerlos y detectarlos. Según su fuente  podemos establecer dos grupos: impuestos  y auto-impuestos. Algunos de ellos los señalamos a continuación. La colaboración de un coach  es vital para detectar los que se hayan instalado en tu negocio.

Impuestos

Interrupciones y visitas inesperadas. Si las hace una persona con la que se tiene confianza, se le puede emplazar a solucionar el tema a tratar en otro momento. Hay que tener en cuenta que se tarda una media de 15 minutos en volver al ritmo de concentración -y, por tanto, de productividad- después de cada interrupción.

Esperar por respuestas. Cinco minutos de espera en  nuestro antedespacho de un grupo de cuatro  personas  son mucho más de 20 minutos, ya que al final hay que despedirse y dejar finalizados los temas que se habían iniciado antes de la reunión.

Indefinición del trabajo a realizar. Todos lo miembros del equipo deben conocer perfectamente las tareas a desarrollar y los indicadores claves de desempeño.

Trabajo excesivo o mal dimensionado.  No siempre el empleado que permanece más horas en su trabajo es el más eficaz. El cansancio y el estrés afectan incluso a la jornada siguiente.

Fallos frecuentes en los equipos. Comunicaciones lentas

Comunicaciones deficientes. Si no transmitimos mensajes claros es muy posible que los demás realicen mal el trabajo y tengan que volver a repetirlo, lo cual supone una enorme pérdida de tiempo. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro.

Objetivos y prioridades confusos. Esto supone continuos cambios de actividad sin metas claras. Incluso prioridades en conflicto.

Procesos burocráticos. Mejor redactar sólo lo imprescindible y tener preparado un mismo texto para contestar a peticiones similares. Si no disponemos de manuales de tareas por puesto, puede haber tareas redundantes. En último término  se puede incluso llegar  a generar un proceso interno que se retroalimenta generando “ocupación” para otros.

Jefe desorganizado. El estilo personal de un jefe sabemos que acaba siendo imitado  por los miembros de su equipo.

Baja moral en la empresa. Este caso, además de ser consecuencia de la existencia de alguno -o algunos- de los anteriores, pertenece a ellos, y es el inicio de  una situación de especial gravedad.