La entrada de los candidatos seleccionados en la empresa está marcada para los recién incorporados por incertidumbres, que dificultan su adaptación y disminuyen su rendimiento, según algunos estudios.
Una buena acogida del candidato permite minimizar algunos problemas que puede experimentar la persona contratada en su incorporación a la empresa, tales como ansiedad o inquietud, falta de amistades y contraste entre lo esperado y la realidad.
En definitiva, plantear bien la acogida es útil tanto para el empleado como para la empresa.
PERSONAS QUE INTERVIENEN EN LA ACOGIDA
En la acogida en la empresa, intervienen, por orden de importancia:
Los compañeros
El jefe inmediato
El departamento de Personal o de Recursos Humanos
Los compañeros pueden hacer mucho para que el candidato se encuentre emocional y socialmente bien en la empresa. Ello implica, generalmente, un buen clima laboral tanto en la empresa como concretamente en la unidad para la que ha sido contratado.
El jefe inmediato debe encargarse primeramente de comentar a sus subordinados la incorporación prevista de una o varias personas, y qué se pretende con ello, evitando así sorpresas. Tiene que presentar al empleado al resto de las personas que van a trabajar con él. Resultaría conveniente enviar un e.mail a toda la plantilla indicando su incorporación. Por otro lado, podría aparecer en la Intranet de la empresa una fotografía y el puesto que desempeñará dicha persona.
El Departamento de Personal o Recursos Humanos, o en su caso la Dirección de la empresa, debe asegurarse de tener un sistema de acogida a los candidatos contratados consistente en:
Unas actividades planeadas con anterioridad y asumidas por quienes tienen que realizarlas.
Con información realista y práctica para el recién incorporado
Que involucre al jefe inmediato y en el que participen otras personas de su propio equipo de trabajo
El Departamento de Recursos Humanos debería no sólo encargarse de la acogida en la empresa el primer día, sino también en días posteriores.
PRÁCTICAS DE ACOGIDA E INTEGRACIÓN EN LA EMPRESA
Las prácticas de las empresas en cuanto a acogida e inserción del personal son variadas. De ellas, algunas pueden ser interesantes pero no completas. En general las “buenas prácticas” deben reunir diferentes actividades.
La fase de reclutamiento y selección se trata en definitiva de reemplazar “expectativas” por “previsiones” ofreciendo a los candidatos información real de lo que va a encontrar en su puesto de trabajo.
Las principales prácticas de acogida y de integración son estas, ordenadas de más a menos frecuentes.
• Acogida formal por el responsable de la unidad
• Información oral sobre la empresa
• Visita al centro de trabajo
• Entrega del “Manual de Acogida”
• Información sobre cuestiones de seguridad
• Presentación a los compañeros
• Reseña en el periódico ó en la Intranet de la empresa
• Presentación a la Dirección General
• Entrevista y seguimiento
• Seminario de acogida (junto con otras personas recién incorporadas)
• Información audiovisual
• Designación de su responsable de integración o “tutor”
• Apadrinamiento por un veterano
EL MANUAL DE ACOGIDA
De todas estas prácticas destaca la entrega de un “Manual de Acogida”, al empleado.
Este manual, a parte de ser entregado por escrito al empleado puede ser difundido en la Intranet de la empresa, o mediante otro medio audiovisual.
Se sugiere que cada empresa elabore un Manual de Acogida bajo la dirección del Departamento de Recursos Humanos, con la colaboración del personal de diferentes departamentos y consultando a las personas que empiezan a trabajar en la empresa.
Consideramos oportuno actualizar dicho manual de acogida cada dos años. Por otro lado, se podrían realizar encuentros entre diferentes empresas para observar los distintos manuales de acogida que pueden implantarse y así intercambiar información valiosa para la futura acogida del candidato en la empresa.
En el caso de que no se considere procedente elaborar un manual de este tipo, los puntos contenidos en dicho cuadro pueden ser transmitidos verbalmente, en la forma gradual y lógica que resulte aconsejable según las características de la empresa.
La conciliación de la vida laboral y familiar y la inserción en la empresa
Muchos estudios y encuestas recientes sobre el acceso al trabajo señalan que la aspiración a un equilibrio entre la vida dentro y fuera del trabajo, es cada vez más importante para todos.
Encontrar en el lugar de trabajo una respuesta y una atención a esta preocupación, puede resultar para el individuo, tanto un reconocimiento de que es una persona además de trabajador, como un apoyo en el momento de la inserción. De ahí que propugnemos que en el Manual de Acogida o entre las prácticas de acogida se informe al empleado sobre lo establecido por la empresa en esta materia.
CONCLUSIÓN
Reconocer la utilidad y la necesidad de un plan de acogida del personal de nuevo ingreso en la empresa es provechoso. No obstante, dada la variedad y heterogeneidad de las organizaciones no se pretende dar unas pautas uniformes sino más bien crear una actitud favorable a la acogida, que se basa fundamentalmente en las habilidades interpersonales que puedan poner de manifiesto los responsables de la empresa.
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