Agosto es el mes del año en el que más gente se va de vacaciones. Yo también. Organizar los turnos, y hacer que la empresa mantenga sus servicios inalterables, es un verdadero dolor de cabeza para muchas empresas. Bueno, en realidad, el dolor de cabeza es, más bien, para el área de RR.HH. la auténtica “sala de máquinas” de la gestión de personas.
Muchos empleados se preocupan por el impacto que sus vacaciones tendrán sobre la carga de trabajo de sus compañeros. Esto hace que no se relajen hasta pasados 4 o 5 días de sus dos semanas de vacaciones. Este temor no es del todo infundado. Para las empresas es un reto operar con una plantilla reducida. Las organizaciones que, además trabajan por turnos, son las más afectadas en los períodos vacacionales.
Está claro que, a estas alturas de la película, lo tendrás todo resuelto. Pero, el camino hasta llegar aquí puede haber sido, realmente tortuoso. Para que el año que viene, tengas una experiencia mucho más agradable, te voy a dejar aquí unos cuantos consejos. No soy mucho de recomendaciones, pero, si haces lo que te digo tus vacaciones serán de verdad, eso, vacaciones.
- Utiliza un enfoque claro de las vacaciones anuales. Un software de RR.HH. te ayudará a ver las solicitudes y reserva de vacaciones, siempre actualizadas y en tiempo real. Y así, podrás, supervisar y planificar mejor las ausencias de tu plantilla. Una cosa que puedes hacer es personalizar el planificador de vacaciones para que los diferentes miembros de la plantilla accedan a la información relevante para ellos. Esto te permitirá ver la reserva de vacaciones para todos los miembros de un equipo o departamento. O ver la solicitud de vacaciones y reservas en toda la organización. Esta última opción es particularmente interesante para recursos humanos y para los directivos de mayor rango.
- Elimina el conflicto entre vacaciones y escasez de personal. ¿Hay miembros de la plantilla que no deberían estar de vacaciones al mismo tiempo? ¿Tienes alguna regla sobre cuántas personas de un mismo equipo pueden estar de vacaciones a la vez? ¿Hay períodos particulares del año en los que es esencial que haya más personas que en otras épocas? Adelántate y minimiza las molestias que podrían provocar las vacaciones de verano para la empresa o la escasez de personal con un software de gestión de vacaciones.
- Delega las tareas de gestión. Como profesional de recursos humanos ya sabes que gran parte de tu tiempo lo pasarás gestionando tareas administrativas elementales como la gestión de las solicitudes y aprobaciones o denegaciones de vacaciones. Con un software de recursos humanos podrás configurar tu sistema para que los miembros relevantes de tu plantilla (managers o jefes de equipo, por ejemplo) aprueben o rechacen las peticiones en función de los criterios previamente establecidos. Con esto, los managers ganarán autonomía y mejorarán la visibilidad de todos sus equipos. Y, RR.HH. liberará tiempo que podrá emplear en otras funciones más estratégicas. Así que así, todos ganan.
- Notifica y envía recordatorios. Además de proporcionar una visión general mucho más clara sobre qué miembros de la plantilla están libres y cuándo, un software de RR.HH. te proporcionará información sobre quién no ha disfrutado aún de sus vacaciones. O quién tiene días pendientes todavía. Disponer de esta información en cualquier momento te ayudará a aliviar las prisas de última hora. Es decir, si animas a la gente a que vaya disfrutando de sus vacaciones durante todo el año, eliminarás los “atascos” y la sobrecarga de trabajo que provoca la avalancha de peticiones en el último momento.
En definitiva, estas son solo algunas ideas que puedes poner en práctica el año que viene para organizar mejor tus vacaciones de verano. O, tal vez, prefieras empezar ya a organizar y monitorizar tus procesos de gestión de vacaciones para llegar a la Navidad con energías suficientes.
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