¿Por qué invertir en una intranet moderna?

La mayoría de los expertos coinciden en que un elevado porcentaje de nuestra jornada laboral la empleamos gestionando el trabajo y, en una proporción menor, realizando las tareas concretas que tenemos asignadas, esto es, trabajando. Además, diferentes estudios apuntan también a que casi la mitad de los profesionales declara tener dificultades a la hora de buscar información. Y del lado de TI, los directivos identifican la ineficiencia en la comunicación como la principal causa de fracaso de los proyectos de intranet.

Los expertos de Gartner lo dejan claro en sus informes sobre la materia: a medida que las empresas se encaminan hacia un modelo de fuerza de trabajo híbrida a largo plazo, son las tecnologías de productividad personal y de equipo basadas en la nube, junto con las herramientas de colaboración, las que satisfarán los requisitos de los nuevos centros de trabajo y empleados.

Un informe previo a la pandemia ya mostraba que 3 de cada 4 empleados reconocía que las herramientas digitales estaban aumentando su productividad y que trabajar en estos entornos aumentaba su satisfacción laboral. Sin embargo, un estudio sobre la Experiencia Digital del Empleado (DEX) realizado el pasado año revelaba que aún queda mucho camino por recorrer: el 49% de los empleados se siente frustrado por la tecnología y las herramientas que proporciona su organización para trabajar.

A la luz de todos estos datos, la conclusión es evidente: hay espacio de mejora y algunas de las claves pasarán por optimizar la comunicación, la colaboración y la productividad. Y es que, cuando las empresas priorizan sus inversiones en sus equipos de trabajo a través de la tecnología, para poner a su disposición herramientas que les ayuden en su día a día, están poniendo de manifiesto su estrategia employee centric.

Hay 3 aspectos fundamentales que nos van a dar la clave para preocuparnos por encontrar el portal del empleado que mejor se adapte a las necesidades de una organización concreta: mejora de la productividad, gestión adecuada del conocimiento y fidelización de nuestros equipos.

En lo que se refiere a la productividad, las intranets modernas deben permitir permiten acceder a todos los datos y aplicaciones de organización a través de cualquier dispositivo, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto favorece el trabajo de equipos multidisciplinares y dispersos geográficamente, y además empodera a los usuarios menos técnicos. Con prestaciones como workflows automatizados, gestión de permisos o Single Sign On, las intranets modernas deben automatizar procesos y extraer de ellos la máxima productividad

Pero no hay que olvidarse también del protagonismo que, como mencionaba Gartner, recae en la colaboración y en su indiscutible aportación a la productividad de los empleados. Por ello, las intranets modernas han de incluir también herramientas avanzadas de colaboración y redes sociales para conectar a los empleados entre sí. Porque estos recursos están diseñados para aprovechar al máximo el talento disperso, agilizar los procesos de trabajo y facilitar la compartición de documentos, imágenes y otros contenidos. En definitiva, la intranet actuará como epicentro y habilitador de productividad, dando acceso a todas las aplicaciones y herramientas de forma organizada y centralizada.

Sobre el apartado de la gestión del conocimiento es importante destacar que las intranets modernas tienen que aportar un acceso universal y seguro a todo el conocimiento de la organización, redundando en la gestión de toda la información desde un único punto. Servicios específicos para empleados, interfaces de usuario altamente intuitivos, contenidos globales pero con múltiples opciones de personalización, buscadores sencillos y potentes, blogs, wikis, noticias… Porque la intranet debe ser un lugar donde concentrar el conocimiento y donde favorecer el intercambio del mismo, con opciones para trabajar de forma colaborativa, intercambio de documentos, edición en tiempo real, etc.

Esta gestión, más profunda y comprometida, permitirá dar un paso más en la interacción entre personas, un aspecto fundamental dentro de la intranet, haciendo posible un nivel más elevado de comunidad, con un feedback constante que se derivará, por ejemplo, de la aportación de likes a mensajes o noticias, opiniones en tiempo real, etc, lo que en conjunto nos permitirá construir un modelo de comunicación más completo y fluido.

Y finalmente, en materia de fidelización tan solo nos quedaría destacar algunos aspectos ya mencionados como la comunicación, la posibilidad de personalización y esa capacidad de interactuar en tiempo real con noticias o comentarios. Todos estos recursos permitirán que los empleados se sientan parte de la organización porque la personalización será un aliado esencial para que el empleado no se sienta “uno más”. Porque con las tecnologías de intranet de nueva generación la organización puede priorizar la información y ofrecer a cada empleado lo más relevante a través de la distribución de datos en función de equipos, departamentos y roles. Todo ello permite comprender mejor las necesidades de los usuarios y establecer una segmentación basada en analíticas de uso.

Hasta ahora hemos destacado diversas razones sobre todo desde el punto de vista de RRHH y Comunicación Interna pero, sin duda, la elección de la plataforma que soporte una intranet debe ser una decisión bien pensada en la que los departamentos de TI deben tener en cuenta:

• Seguridad garantizada. Contar con un soporte directo del fabricante a nivel de seguridad debería ser una máxima en cualquier proyecto de intranet. Las tecnologías más modernas garantizan esta seguridad al máximo posible con sistemas avanzados de autenticación y autorización, procesos basados en roles, protección multicapa, cumplimiento normativo (GDPR, etc.) e infraestructuras cloud certificadas.
• Integración. Facilitar la unificación de sistemas, herramientas, datos y personas a nivel global a través de una interfaz común. Son plataformas “multiuso” que permiten integrar los sistemas existentes en la organización con: aplicaciones de RRHH, gestión de nómina, imputaciones, etc.
• Agilidad en el desarrollo. Basadas en una arquitectura abierta, que aporte multitud de opciones para adaptar funcionalidades, desarrollar nuevas prestaciones o realizar integraciones back-end, con herramientas para la gestión de workflows y formularios, Low Code/No Code, APIs headless, integración con REACT, ANGULAR, VUE…

En definitiva, como hemos analizado a lo largo del artículo, la inversión en tecnologías de intranet modernas nos aportará importantes ventajas en ambas vertientes, tanto en el apartado propiamente tecnológico, como en el de negocio. La dinámica de la intranet podrá y deberá estar alineada con los procesos de negocio y, por supuesto, también con sus objetivos. Su implementación tendrá sin duda un importante impacto en la cuenta de resultados, ya que logrará centralizar y hacer accesible el conocimiento, eliminar silos de información, responder más rápido ante problemas, proporcionar acceso en movilidad a archivos, tareas y documentos o agregar conocimiento a la gestión.