La digitalización es sinónimo de éxito y ha irrumpido en las empresas como una máquina arrolladora, especialmente después de la pandemia. Transformar los procesos analógicos y físicos en digitales se traduce en un mayor crecimiento, más empleo de calidad, mayor sostenibilidad y más inclusión en cualquier ámbito de negocio. Se ha demostrado que las empresas que más éxito han obtenido estos últimos tiempos son aquellas que han ofrecido productos y servicios basados en datos, habiliten interfaces digitales y digitalicen sus procesos. Lo que no se puede obviar es que digitalizar una unidad empresarial es una tarea que requiere de una planificación estratégica, tecnologías fiables y colaboradores competentes. Sin estos tres componentes, la digitalización resultará infructuosa.
En cuanto a los procesos de gestión interna es muy habitual que muchas empresas cuenten con una gestoría laboral tradicional que se ocupe de las tareas administrativas de manera manual y mecánica, perdiendo mucho tiempo en el proceso y sin la posibilidad de focalizarse en lo que realmente importa. La gestión laboral es una de las áreas de trabajo a las que más tiempo dedican las PYMES y que consiste en tareas repetitivas que no aportan ningún valor añadido, ¿por qué no cambiar de modelo teniendo una alternativa que digitaliza y simplifica el proceso como una asesoría laboral y digital? ¿Por qué el ser humano tiene tanto miedo al cambio cuando en la mayoría de los casos los cambios son siempre para mejor?
Según el último estudio de PayFit con YouGov realizado en julio de 2022, las tres barreras principales que impiden que las empresas tengan miedo al cambio son, en primer lugar, la creencia algo extendida de que la digitalización es un proceso largo y tedioso que implica además una importante inversión económica, y en tercer lugar, la falta de conocimientos técnicos sobre las herramientas disponibles en el mercado. No obstante, este pensamiento no se ajusta a la realidad ya que está ampliamente demostrado que el uso de un Software para la gestión de una empresa no es más caro que los servicios que pueda ofrecer una gestoría tradicional. Son muchas las empresas que ya usan este sistema, y aseguran que el ahorro de tiempo es mucho más valioso que el económico. De hecho, existen numerosos estudios, como el último de PayFit y YouGov, en el que expertos en la materia analizan el nivel de digitalización de las empresas. En este estudio se determinó que las tres principales ventajas de la digitalización son: Ahorro de tiempo y dinero, simplificación de los procesos administrativos y de gestión diaria e incremento de la productividad. La digitalización ha permitido la creación de un modelo de gestión laboral híbrido que combina una solución tecnológica y un equipo humano experto en laboral que permite que, entre otras cosas, no sea necesario acudir presencialmente a una gestoría para realizar operaciones, acumular tickets o facturas con el riesgo de perderlas, dedicar tiempo excesivo para gestionar nóminas, y también invertir demasiado tiempo en la organización de vacaciones o ausencias y otros procesos para la gestión de equipos. Todo ello ha contribuido a que el 77% de las empresas haya empezado a digitalizar diferentes áreas de negocio y a que 2 de cada 3 empresas ya hayan digitalizado el proceso de nóminas y recursos humanos.
La gestión laboral se vincula directamente con el área de recursos humanos, otro punto crucial en la digitalización ya que es una pieza esencial en el adecuado funcionamiento de cualquier maquinaria empresarial. Optimizar las diferentes tareas del departamento de RRHH a través de la implementación de herramientas digitales repercutirá positivamente no sólo en el área de RRHH como tal sino también en el resto de áreas de una empresa favoreciendo su actualización, eficacia y eficiencia. Muchas veces el tedio y la rutina del día a día hace que el trabajo para los empleados se vuelva monótono y aburrido, lo que puede repercutir en la productividad de los trabajadores. Con la transformación digital, los responsables de RRHH automatizan todas esas tareas mecánicas para centrarse en diferentes áreas de los recursos humanos como la formación, la selección del personal, la mejora del ambiente laboral, las tareas administrativas y el registro horario.
En este sentido, la digitalización e instauración de estas herramientas permite aumentar los recursos con los que mejorar la experiencia del empleado, así como una mayor facilidad de adaptación ante los continuos cambios legislativos a los que nos estamos viendo obligados en los últimos tiempos. El registro horario, la automatización de servicios e incluso, la evaluación y la comunicación a todos los niveles dentro de una empresa son algunas de tareas diarias en las que estas implementaciones permiten maximizar los recursos de una organización.
Por tanto, es importante tomar conciencia de que, queramos o no, nos encontramos en una era digital en la que los riesgos de no asumir la transformación digital en un negocio son muchos. Las empresas que no asumen estos riesgos se estancan y no permiten a los clientes mejorar sus experiencias, pierden capacidad de crecimiento, el reto de acoger nuevas formas de organizarse se desvanece, la competencia gana terreno, se pierden oportunidades de negocio, no se atrae talento que quiera incorporarse a la empresa, los precios son elevados y existe poco margen para poder reducirlo etc. Estas múltiples desventajas afectan indudablemente a la empresa y a su productividad.
Por el contrario, el que una empresa se sume a la digitalización es casi tarea obligada en pleno siglo XXI. El ahorro de tiempo y dinero, el aumento de la flexibilidad y agilidad en todos los trámites, la garantía de seguridad para datos personales y documentos y la amplia visión en tiempo real de resultados y objetivos para poder así tomar decisiones, es clave en la modernización de cualquier unidad empresarial de la nueva era digital.
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