¿Qué debes saber sobre las notas de gastos?

Gestionar las notas de gastos es clave para cualquier organización. Hacerlo en versión digital reporta, además, beneficios relacionados con la agilidad, la precisión o la eliminación del papel. Ahora bien, la desmaterialización del proceso requiere el exquisito cumplimiento normativo, así como la elección de la tecnología adecuada para facilitar la integración de la información con los diferentes sistemas de gestión implicados: contabilidad, RRHH, etc.

Son muchas las organizaciones que apuestan por una gestión sin papel, a favor de procesos 100% digitales. Las razones son múltiples, no vamos a descubrir nada nuevo: ahorro de papel y espacio de almacenamiento, menor impacto en el medio ambiente, mayor seguridad de los documentos, precisión sin precedentes, eliminación de los silos de información, etc.

Ahora bien, con tanta oferta disponible, falta identificar qué solución permite gestionar mejor -de principio a fin- el proceso y mantener, en formato digital, la información relativa a las notas de gastos. Y, por supuesto, hacerlo de una forma sencilla e intuitiva. Insisto en el tema de la sencillez y la precisión porque, gestionar las notas de gastos es un proceso, realmente tedioso. Proceso que implica mucho tiempo debido a la cantidad de funciones administrativas que implica.

Si tuviera que recomendar una aplicación, sin duda, recomendaría la nuestra. Pero, no sería nada objetivo. Por eso, para que seas tú quien decidas, te cuento porqué automatizar es la clave para mejorar los procesos. También, porqué hay que proporcionar a todos los implicados la seguridad absoluta sobre la precisión de los trámites. Y, porqué las hojas de gastos que incluyen conceptos tan variados como dietas, comidas, billetes de transporte, gasolina, parquímetros, etc. se deben gestionar con transparencia y agilidad. 

Entonces, si buscas una aplicación para gestionar las notas de gastos de tu empresa, te recomiendo poner el foco en las funcionalidades, por supuesto. Pero también, en la integración. Si tu sistema de gestión de notas de gastos se integra fácilmente en tu software de RRHH y en tu sistema contable o financiero, te evitarás el problema de los silos de información. Ya sabes, esos datos que sabes que tienes, pero que no hay manera de encontrarlos.

Y, ya que hablamos de evitar problemas, busca un sistema de nota de gastos que neutralice estos otros riesgos potenciales:

1. Inversión de tiempo desmedida, tanto a nivel individual, como por áreas de negocio implicadas.
2. Dificultad para acceder a la información, especialmente si la empresa opera con modelos de trabajo híbridos.
3. Procesos de gestión improductivos por el sobrecoste, la falta de precisión y el tiempo.
4. Incapacidad para hacer seguimiento, mantener controles regulares sobre las hojas de gastos y generación de situaciones potencialmente fraudulentas.

Pero, si lo que quieres es destacar el valor que debe aportar una aplicación para la gestión de las notas de gastos, fíjate entonces en aquellas herramientas que te permitan:

• Minimizar el margen de error en cualquiera de las etapas del proceso. Si evitas la intervención manual, especialmente en la introducción de datos o prescindes de la necesidad de guardar el documento en papel, estarás cerca de evitar cualquier error garrafal.
• Hacer más eficiente el proceso. Es decir, reducir la carga de trabajo. Cumplimentar las hojas de gastos es aburrido. Obligatorio y necesario, pero aburrido. La percepción del valor es mínima, por eso, cuanto más sencillo sea el proceso, mejor para todos.
• Mantener registros digitales con la información necesaria. La idea es que el sistema te permita tener registrada, de manera permanente, con validez legal y accesible, toda la información relacionada con las notas de gastos. Recuerda que, para conservar esta información conforme a la Ley, los documentos deben tener características específicas de inmutabilidad, integridad, autenticidad y legibilidad. 
• Integrar con otros sistemas corporativos. Las notas de gastos afectan a diferentes entornos de gestión dentro de la organización. Por eso, la App que elijas deberá facilitar su integración con el ERP contable, con el software de RRHH y con aquellos otros sistemas que, directa o indirectamente, se vean implicados en la gestión de las notas de gastos.
• Supervisar y hacer seguimiento de todo el proceso y facilitar la comunicación entre los agentes implicados. Y, puestos a pedir, pídele a tu nueva App de gestión de notas de gastos que te ayude a salvaguardar las políticas de gastos que hayas definido en tu organización, que te avise si se sobrepasan los límites establecidos y que te facilite informes, estadísticas y otras métricas relevantes que te permitan identificar y analizar tendencias o situaciones potencialmente peligrosas.

En resumen, la generación de las hojas de gastos es un proceso habitual en la mayoría de las empresas. Según algunos informes publicados, más del 80% de los empleados tarda 1 hora en completarlos. Y la empresa 11 días en reembolsar el dinero. Digitalizar el proceso permite ganar tiempo y mejorar el rendimiento de todos en la gestión de los gastos corporativos. Sin tener que introducir los datos a mano y con una visibilidad completa y en tiempo real de todos sus gastos, las organizaciones podrán alinear más fácilmente los gastos a su política corporativa.

Por lo tanto, te animo a que dejes de lado el Excel y te subas a la ola de la digitalización y la automatización de los procesos de gestión de gastos. Como poco mejorarás el rendimiento y la eficacia de tu empresa. Pero, a partir de ahí, los beneficios serán numerosos.