Hasta inicios de 2020, la comunicación con los miembros del equipo era tan fácil como acercarse a las mesas para hablar o reunirse en una sala. De un momento a otro esta realidad cambió y las relaciones cara a cara prácticamente desaparecieron, lo que supuso el boom de las videoconferencias. Según una encuesta realizada por Boston Consulting Group para Zoom, durante la pandemia el tiempo dedicado a las videoconferencias aumentó entre 3 y 5 veces. En este sentido, según los datos de Eurostat, en 2020 el 78% de los españoles llamó o videollamó por Internet frente al 55% del 2019 y el 33% del 2018.
Dos años después la tendencia se está consolidando y las videoconferencias y el trabajo remoto han llegado para quedarse. Muestra de ello es que, según el último Informe Global sobre Contratación Internacional que ha realizado Deel, Estados Unidos ha aumentado en un 154% la contratación de españoles para trabajar en remoto. Además, el 18% de los trabajos profesionales en Estados Unidos son ahora a distancia, tal y como muestran los datos ofrecidos por Ladders.
En este contexto, ha llegado el momento de dar el salto del simple trabajo remoto a una cultura próspera de colaboración virtual ya que, si se aplica bien, mejora la productividad de las empresas. Para que las compañías puedan dar este paso, es fundamental tener claro qué es la colaboración virtual, porque este concepto va más allá de trabajar juntos de manera remota; también implica hacer talleres virtuales, reuniones y eventos de hasta 200 participantes manteniendo la calidad que se esperaría si estos actos fueran presenciales.
Una vez que el concepto queda claro, ¿qué hay que hacer para alcanzar una cultura adecuada de colaboración virtual en las organizaciones? Para que esto sea posible hay que crear una infraestructura digital, utilizar soluciones intuitivas de colaboración virtual que permitan a los empleados trabajar conjuntamente e integrar una mentalidad digital promoviendo la habilidad digital entre los trabajadores.
Crear una infraestructura digital óptima
Según IDC, una infraestructura digital óptima reporta mejoras de más del 50% en rentabilidad, ingresos, innovación, satisfacción del cliente, ahorro de costos y productividad de los empleados. Por este motivo, la resiliencia de la infraestructura digital es una de las prioridades de las compañías en los próximos años y, además, es el primer paso para implementar la colaboración virtual.
Esta infraestructura está formada por dispositivos, herramientas de hardware y equipos de red, sistemas informáticos y demás recursos tecnológicos usados por una empresa y que soportan la gestión de datos necesaria para que cualquier organización pueda operar. De ella dependen tanto la calidad del servicio o productos que ofrecen las organizaciones como su productividad.
Para que la infraestructura digital sea óptima también es fundamental utilizar herramientas digitales adecuadas como Slack, Microsoft Teams o Sharepoint. Además hay que equipar las salas de reuniones con soluciones de la tecnología más puntera, que incluye algoritmos de Inteligencia Artificial (IA) y proporcionar a los empleados dispositivos de calidad para sus reuniones en remoto.
Soluciones intuitivas y rentables para colaborar mejor
Las soluciones de colaboración virtual forman parte de la infraestructura digital, pero es fundamental destacar la importancia de que sean soluciones “todo en uno», intuitivas y rentables. Los empleados de hoy en día no quieren pensar en cómo se comunican. La atención debe centrarse en el mensaje, no en la interfaz. Para ello, existen herramientas que permiten trabajar a la vez en un mismo documento. Además, son muy recomendables las pizarras digitales que reemplazan las tradicionales y sirven para volcar ideas sin salir de casa y las oficinas deben estar equipadas con cámaras, pantallas, barras de sonido y altavoces que permitan desarrollar reuniones a distancia con la calidad de las reuniones físicas, pero con los beneficios del trabajo híbrido.
Mentalidad abierta y habilidades digitales para los trabajadores
El último informe presentado por el Global Digital Skills Index del instituto RAND Europe concluye que el 76% de los trabajadores carecen de las herramientas o skills digitales necesarias para sobrevivir en el nuevo paradigma laboral de la era digital.
Si los empleados no se suman a este cambio, la cultura de colaboración virtual será imposible de implementar en una empresa. Por eso, las organizaciones deben comprender que establecer la colaboración virtual es un esfuerzo a largo plazo y que requiere compromiso, comunicación, flexibilidad y confianza por parte de los líderes de las empresas. Estos deben creer en la importancia de la colaboración virtual e inspirar y motivar al personal para que forme parte de este cambio. Además, las compañías deben ofrecer a sus trabajadores formación gratuita para aumentar sus habilidades digitales.
La colaboración virtual hace que las compañías sean más productivas, ya que ahorran costes, los trabajadores están más motivados y son más eficientes y, además, permite la captación de nuevos talentos. En definitiva, el futuro de las organizaciones pasa por la colaboración virtual. Por tanto, es fundamental que se empiece desde ya la transición.
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