Diez razones para impulsar la transformación digital en RRHH

No es ningún secreto que, desde principios del siglo XXI, el mundo industrial ha adoptado las transformaciones digitales como parte de la Cuarta Revolución Industrial.

La Inteligencia Artificial, el Big Data y la computación en la nube son solo algunas de las tecnologías progresivas que se han hecho comunes durante este periodo. Su aparición y evolución están ayudando a las empresas a tomar decisiones más inteligentes y mejor informadas. Y a hacer que los procesos estén más orientados a los datos y sean más eficientes.

RRHH y los profesionales que trabajan en el entorno de la gestión de personas pueden ser grandes beneficiarios de estas nuevas tecnologías. Teniendo en cuenta que RRHH es una de las piezas clave del diseño, gestión y mejora de las culturas corporativas orientadas a los empleados, el software digital de RRHH ayuda a liberar a sus equipos de las tareas repetitivas, a simplificar los procesos diarios y a conectar a los empleados, tanto con sus datos, como entre sí.

Pero, esto ya lo sabemos. Ahora, te cuento otras cosas, más concretas por las que creo que RRHH debe impulsar su transformación digital ya mismo:

1. Para desterrar los datos basados en hojas de cálculo

Sabemos, por lo que hemos hablado con nuestros clientes, que la gestión de los datos basados en hojas de cálculo puede ser una gran carga. Archivos duplicados, datos inexactos e incompletos, pequeños errores que pueden romper un archivo entero… ¿Te resulta familiar?

Un software de RRHH digital te permite mantener todos los datos de los empleados en un lugar seguro y estructurado. Además, los sistemas de RRHH más modernos incluyen una base de datos de RRHH de mejores prácticas. Así es más fácil crear la amplitud y profundidad de los datos necesarios para gestionar las plantillas de manera eficaz. Con toda la información almacenada en un solo lugar, también es mucho más sencillo generar informes y analíticas.

2. Para gestionar los procesos de ausencia de forma más eficiente

Registrar las ausencias y mantener actualizados los registros de las vacaciones anuales puede ser una de las tareas más arduas que tiene que realizar RRHH. Si todavía confías en el Excel para calcular los derechos, o utilizas los emails para gestionar las solicitudes de vacaciones y los permisos remunerados, puede resultar increíblemente difícil hacer un seguimiento preciso -y rápido- de quién está ausente y cuándo.

Lo mismo ocurre con las ausencias imprevistas. Gestionar eficazmente los diferentes tipos de ausencias -por no hablar de la elaboración de informes sobre ellas- puede ser una pesadilla si tienes que recurrir a procesos dispares o inconexos.

Una solución digital de RRHH que incluya un software de gestión de ausencias puede unificar los procesos fragmentados e ineficientes. Ayuda a racionalizar todos los aspectos de los permisos remunerados y no remunerados – incluyendo las vacaciones de la plantilla, las bajas por enfermedad, los permisos parentales o el tiempo libre – y te proporciona la información crítica que necesitas para diseñar la estrategia de gestión de ausencias de tu organización.

3. Porque la automatización crea nuevas eficiencias

Las organizaciones que invierten en la digitalización de sus recursos humanos suelen ahorrar mucho tiempo y recursos. Ten en cuenta que, la mayoría de los procesos basados en el papel, como la necesidad de imprimir, completar y enviar formularios o solicitudes para su aprobación pueden automatizarse en gran medida.

Este tipo de automatización hará que tu equipo de RRHH se libere de las funciones administrativas que tanto tiempo consumen. y, en su lugar, podrá poner el foco en proyectos más estratégicos. Además, el cambio a un modelo de gestión sin papel implica, algo tan sencillo como no tener que gastar dinero en material de oficina, por ejemplo. Y, esto, no resulta ser solo un buen negocio para RRHH: ¡también es un gran negocio para el planeta!

4. Porque podrás impulsar el desarrollo del talento

Disponer de información fiable y actualizada sobre tu plantilla es clave para ser más eficiente. Y, también, para tener mayor capacidad de respuesta a la hora de superar los retos empresariales. Sin embargo, esto no es posible si los registros de los empleados se almacenan en archivadores o en hojas de cálculo enterradas en el disco duro de un ordenador.

El software digital de RRHH conecta los datos fragmentados y garantiza una visibilidad completa e instantánea de toda la plantilla. Ya sean los programas de formación, las evaluaciones del desempeño o el progreso respecto a los objetivos clave, con el software de RRHH adecuado, estarás en mejor disposición de entender las habilidades de tu gente y planificar más eficazmente tus estrategias para superar futuros retos.

5. Para ver los datos bajo una nueva perspectiva

Los informes y las previsiones son vitales para recursos humanos. Pero también son una de las tareas más complejas y largas a las que deben enfrentarse. Complejidad que aumenta si tienes que recurrir a múltiples fuentes de datos no conectadas para tratar de identificar patrones o diseñar predicciones precisas.

La transformación digital y el auge del Big Data han ayudado a los sistemas de RRHH a evolucionar para incluir potentes herramientas para la elaboración de informes analíticos de RRHH. Estas herramientas de análisis de datos permiten identificar patrones y tendencias. Y, a su vez, proporcionan alertas y predicciones derivadas de los datos que pueden orientar a la dirección a definir más y mejor los objetivos estratégicos de la organización.

Tanto si quieres reducir las tasas de rotación, como si lo que buscas es mejorar la diversidad de tu plantilla, las herramientas analíticas de RR.HH. pueden hacer que el análisis de datos, la elaboración de informes y las previsiones sean una tarea mucho más sencilla de lo que te imaginas.

6. Para optimizar los procesos de contratación, haciéndolos más exitosos

Los procesos de contratación ineficaces pueden suponer un gran desgaste para RRHH. Si todavía estás revisando CV en papel, gestionando manualmente los procesos de selección o no midiendo el éxito de las contrataciones, es probable que no sólo estés perdiendo a los mejores candidatos, sino que, además, estés perdiendo también tiempo y dinero.

Los procesos de selección han sido unos de los mayores beneficiarios de la revolución digital, en del entorno software de RRHH. Agilizan los procedimientos de varios pasos y mejoran las tediosas tareas administrativas. Tanto si el software incluye un módulo de Selección como si facilita la integración con otras soluciones del mercado, debes fijarte en que incluya funciones como:  

• Publicación de anuncios de empleo con un solo clic, para poder publicar ofertas de empleo en múltiples bolsas de trabajo y canales de redes sociales.
• Integraciones de sitios web para poder publicar ofertas de empleo directamente en tu web sin la ayuda de TI.
• Sistemas de seguimiento de candidatos (ATS) que permitan desencadenar automáticamente determinadas acciones, por ejemplo, el envío de emails a los candidatos, permitiendo a los responsables revisar y dar información sobre ellos.
• Información de datos en tiempo real que facilita el seguimiento de las métricas clave, como el tiempo de contratación o el tiempo de cobertura, las fuentes de reclutamiento que mejor funcionan o los costes de selección de la organización.

7. Porque agiliza la incorporación de los nuevos empleados

Teniendo en cuenta lo importante que es para una organización facilitar el proceso de incorporación, me sigue sorprendiendo que tantas empresas sigan dependiendo de procesos manuales, genéricos y en papel para llevarlos a cabo.

Digitalizar la experiencia de incorporación es una forma de mejorar esa primera impresión tan importante. Y, no solo eso, porque un software digital va más allá de la gestión de los procesos de Onboarding. Estas herramientas optimizan los grandes procesos relacionados con toda la Vida Laboral de los empleados. Ayudan a automatizarlos, desde luego, pero, también, proporcionan un centro de referencia para consultar los documentos importantes -manuales de uso, políticas corporativas, normas y reglas legales, etc. Y, en definitiva, permiten crear un viaje más personal para las nuevas incorporaciones.

8. Para implementar estrategias de gestión del desempeño más efectivas

Los procesos de gestión del desempeño mal implementados pueden ser enormemente costosos para una organización. Si las evaluaciones son poco frecuentes o están desarticuladas, los empleados no les darán la importancia que merecen. Y, peor aún, la falta de revisiones periódicas les resultará frustrante. Y, hará que se desmotiven.

Con un software digital de RRHH podrás hacer que las evaluaciones periódicas del desempeño sean más sencillas para todos. Por ejemplo, centralizando el registro de las discusiones sobre objetivos, aspiraciones y actividades de desarrollo planificadas y haciendo accesible y visible la información para las personas que lo necesiten.

Además, los sistemas de gestión del desempeño más avanzados ofrecen a los managers las herramientas necesarias para establecer objetivos, programar evaluaciones, planificar el desarrollo de la carrera y supervisar los progresos de las personas de sus equipos. Y lo que es mejor, ofrecen una visión general de las habilidades y capacidades disponibles dentro de sus equipos. Esto hace que sea más fácil detectar lagunas de desarrollo y planificar la sucesión del talento en los puestos clave.

9. Porque los datos estarán seguros y protegidos

Como los datos sobre los empleados son tan valiosos y las organizaciones tienen la responsabilidad legal de mantenerlos a salvo, a todos los profesionales de RR.HH. les interesa garantizar su seguridad. Pero esto puede ser increíblemente difícil si los datos se guardan en papel o en sistemas informáticos no seguros. Por lo que respecta a la auditoría, ya sea con fines de externa o de mantenimiento general, trabajar con montañas de archivos en papel es simplemente un uso ineficiente del tiempo de RRHH.

Un software de RRHH digital se diseña con la seguridad de los datos en su centro. Además, suele estar certificado según la norma ISO27001, un método reconocido internacionalmente para gestionar de manera eficaz los riesgos de seguridad de la información y los datos personales. Esto significa que tus datos estarán bien protegidos frente a actividades delictivas, por ejemplo. Y que habrá procedimientos establecidos para garantizar que tus datos se almacenen y procesen de la forma correcta.

Además, la Ley Orgánica de Protección de Datos de 2018 y la posterior implementación del Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) han llevado a una mayor conciencia pública sobre cómo se utilizan, almacenan y gestionan los datos personales. Contar con una solución de RRHH basada en la Nube elimina el requisito de los archivos en papel y proporciona a la gente la confianza de saber que te tomas muy en serio la seguridad e integridad de sus datos.

10. Porque mejora la experiencia de los empleados

Por último, la tecnología digital de RR.HH. no sólo mejorará la vida de los profesionales de recursos humanos, también hará que la vida del resto de empleados sea un poco mejor.

Ahora que tienes prácticamente todos los servicios de consumo disponibles online, ¿por qué crees que RRHH debería ser diferente? Piénsalo: si puedes utilizar tu dispositivo móvil para pedir cualquier cosa -desde una pizza hasta un coche nuevo-, ¿por qué no ibas a poder utilizar tu teléfono para reservar las vacaciones anuales, presentar un parte de horas, fichar tu entrada/salida del trabajo o firmar un documento? Si haces que las tareas relacionadas con los recursos humanos sean fáciles para tus empleados, crearás una mejor experiencia de recursos humanos para todos.