Cómo reducir la curva de aprendizaje de las nuevas incorporaciones

Todas o por lo menos muchísimas compañías están incrementando sus plantillas después de dos años muy complicados y todavía con la incertidumbre que generan temas como la guerra Rusia- Ucrania, los precios de la energía, etc.

Y estas empresas necesitan que las incorporaciones alcancen su nivel de productividad cuanto antes, pero, claro, cada empresa es un mundo y hasta que la entiendes, interiorizas su cultura, sus procesos, sus soluciones… pueden pasar semanas, meses… o años.

Así que semana sí, semana también estamos abordando proyectos de onboarding para reducir esa curva de aprendizaje y conseguir que las incorporaciones sean autónomas y productivas lo antes posible.

¿Qué herramientas/ soluciones tienen las compañías para lograr esos objetivos?

Lógicamente en función de la compañía, el tipo de puesto y el volumen de personas, se plantea una solución u otra. Este tipo de soluciones van muy vinculadas al retorno de la inversión. Es el criterio que decide la viabilidad de cada una de estas soluciones.

En esta ocasión exponemos el caso de un onboarding híbrido que combina simuladores online con formación en el puesto de trabajo y que, por ejemplo, encaja muy bien en el sector logístico. Los resultados que se obtienen con esta solución son espectaculares:

• Reducción del tiempo en alcanzar la productividad esperada del 70%. Con el onboarding “tradicional” la nueva incorporación tardaba 16 días en lograrla y ahora lo alcanzan al 4º día.
• Reducción de las horas de formación en un 54%. Con el sistema anterior dedicaban, teniendo en cuenta el onboarding, la formación en el puesto de trabajo, la formación supervisada y la formación tutelada dedicaban 73,8 horas por empleado y con esta solución se ha reducido a 25,4 horas.

Aquí el famoso ROI de la formación es relativamente sencillo de calcular.

¿Cómo se consigue con soluciones de este tipo esa reducción en la curva de aprendizaje de este proyecto?

En primer lugar, hay un ejercicio previo fundamental que es entender dónde está la dificultad/complejidad de cada puesto de trabajo que hace que actualmente la curva de aprendizaje sea tan larga. A partir de ahí se valora qué recursos y metodología puede ayudarnos a salvar esas dificultades. Y aquí el consejo no solicitado del día: La solución no siempre es la digitalización, que parece que ha pasado de ser un medio a un fin y ese es un error. En este caso de onboarding, fue uno de los medios escogidos, pero porque nos ayudaba a lograr el objetivo. Y dentro de todo el universo de soluciones digitales se propone el simulador 360.

¿Por qué un simulador 360?

Porque como indicábamos al principio dos de las dificultades que tenían las personas que se incorporaban a su puesto de trabajo y que generaba que la curva de aprendizaje se disparara eran que el espacio en el que trabajan es tan grande (nave logística) que se perdían y les costaba ubicarse incluso al cabo de unos días puesto que hay lineales de estanterías a lo largo de infinidad de pasillos.

Además deben manejar una herramienta (ordenador de muñeca) que hasta que no lo utilizaban no se hacían con su manejo. Hasta ahora, la formación del software se basaba en unos videos y un manual físico de pantallazos con explicación paso por paso que no cumplía con su objetivo. Desde el punto de vista de la persona que se incorpora la experiencia de usuario es muy positiva debido a:

• Al tratarse de un simulador gamificado, va avanzando en su formación como si fuera un juego.
• Porque se visualiza en su puesto de trabajo (si además se utilizan las gafas VR la inmersión es total).
• Puede repetir los procesos tantas veces como quiera hasta que los interioriza. 

Desde el punto de vista de la empresa, además de los dos beneficios comentados – reducción de curva de aprendizaje y menos horas de formación y supervisión) también utiliza esta solución:

• Como herramienta de selección. Puede valorar si la persona realmente tiene las aptitudes y competencias para llevar a cabo su trabajo.
• Como herramienta de Employer Branding puesto que todavía son muy pocas las compañías que ofrecen un onboarding de este tipo y eso los candidatos lo valoran muy positivamente 

¿Cómo funciona un simulador 360?

La persona se va moviendo por las instalaciones y va descubriendo puntos de información y formación con los que aprende un proceso, una tarea, etc y va consiguiendo puntos a medida que va desbloqueando estos puntos y va contestando correctamente a los desafíos que se le plantean. Todo ello debe realizarlo en un tiempo limitado. 

Estos puntos de formación pueden contener videos, infografías, pdf, cuestionarios… En definitiva, todo el repertorio que pedagógicamente sea necesario para conseguir que la persona realmente interiorice ese proceso, tarea… 

También se incorporan simuladores de las herramientas o programas informáticos que vayan a utilizar. 

Lo que hace este simulador de herramienta es recrear ese software/hardware que forma parte del proceso que están aprendiendo.

En este caso el proceso de aprendizaje tiene tres partes:

• En un primer momento el simulador explica las funciones de ese software/ hardware para que conozcan cómo funciona el mismo. Es como un manual de instrucciones, pero en este caso interactivo.
• Posteriormente el simulador les va guiando sobre lo que tienen que hacer en cada momento y la persona debe realizar esos pasos en la herramienta simulada.
• Finalmente, el participante debe llevar a cabo la parte del proceso que se apoya en esa herramienta sin ningún tipo de ayuda por parte del simulador.

El simulador de herramienta le va indicando a la persona si comete un error, dónde lo hace… y le da la opción de volver a intentarlo o si debe volver al inicio del proceso para empezar desde el principio. De esta forma se garantiza que la persona practica lo suficiente para que cuando llega a su puesto de trabajo real, ya tiene interiorizados todos los pasos de los procesos en los que se ha formado.

En definitiva, se trata de una solución de onboarding que, gracias a los avances de la tecnología, no supone una gran inversión, que además permite monitorizar el desempeño de las incorporaciones (aunque también es válido para mejorar las habilidades y competencias de personas que ya están en la organización) de una manera práctica y que consigue su fin: reducir la curva de aprendizaje de las nuevas incorporaciones.