Hibridar la formación: todo un reto tecnológico

Actualmente las organizaciones ven de manera diferente la forma de trabajar de sus empleados y esto es debido a la pandemia. En el pasado el trabajo era prácticamente presencial, pero durante los meses de estricto confinamiento nos vimos obligados a teletrabajar y finalmente la mayoría de las empresas, con el fin de salvaguardar la salud de las personas, han optado por un formato híbrido, un mix entre trabajo presencial y online que puede que perdure en el tiempo independientemente de la existencia de otras olas o mutaciones del virus.

Con la formación ha pasado lo mismo. Las compañías que cuentan con planes de formación para sus empleados han hibridado la forma de plantear su estrategia formativa; no solo en lo que al formato se refiere, presencial u online, sino que lo han trasladado a otro plano: cursos formativos on demand y cursos impartidos de forma presencial. Esto presenta ciertos retos que a veces son complicados de cubrir, sobre todo en las empresas que no tienen digitalizada toda su gestión formativa. 

Si bien es cierto, la formación bajo contenidos online ya está muy evolucionada, ofreciendo al usuario un plan formativo que se adapta a sus objetivos y necesidades de desarrollo mediante la inteligencia artificial y el machine learning al más puro estilo Netflix…

Pero ¿qué pasa con las formaciones que crea, desarrolla, gestiona y ejecuta la misma empresa?, ¿cómo se lleva todo esto al plano digital? ¿cómo se pueden adaptar estos sistemas a las situaciones cambiantes que presenta el mercado día a día? Vamos a intentar darle respuesta.

No olvidemos que somos humanos

Aunque la tecnología en la función de los RRHH tiene un alto nivel de implantación y los avances que se han realizado en el área formativa son gigantes, no debemos olvidarnos de que detrás de todo esto hay personas. Existen ciertos aspectos o materias en los que es mucho más efectivo que nos los enseñe otra persona, que sea capaz de transmitirnos matices y experiencias, donde podamos resolver dudas específicas que se nos puedan presentar en el momento.

Un plan formativo completo debe tener un poco de todo y es importante buscar el punto de equilibrio perfecto, que se apoye en los cursos digitales, con los beneficios que aportan (disponibilidad 24/7, aplicación de inteligencia artificial, reducción de tiempos, reducción de recursos necesarios, ecología, etc…) y en las sesiones impartidas por una persona, donde sea necesario una interacción con un tutor para hacer el curso más efectivo… No debemos deshumanizar la formación.

Los límites del Google Meet o del Microsoft Teams

Estas herramientas se han convertido en el compañero inseparable de muchos profesionales para el desarrollo de su actividad. Estos sistemas han permitido que el mundo no se pare haciendo que los colegas de trabajo sean accesibles entre sí y son herramientas muy válidas para impartir formaciones, pero como todo, tienen limitaciones que hay que tener en cuenta a la hora de la digitalización de la gestión formativa:

Gestión de los convocados

Cuando planteamos una formación, no solo pensemos en los contenidos a desarrollar y sus objetivos, también hay que delimitar quiénes van a asistir a la formación definiendo cuáles son las personas por roles, por funciones o por necesidades que deben recibirla. 

La tecnología facilita este proceso que puede volverse una pesadilla. Ya que toda la información del empleado está en el sistema y los gestores de la formación pueden convocar a los asistentes de forma rápida e inmediata. 

El problema surge en el momento en el que se realiza la convocatoria en sí. Aún con un listado de personas a convocar, hay que generar la sala en Google Meet o MS Teams, enviar la convocatoria por correo electrónico y revisar las aceptaciones o rechazos por parte de los usuarios. Pero no acaba ahí. En el caso de tener que hacer cambios en la lista de los convocados, la gestión se sigue complicando.

Control de asistencia

Saber quién asiste y quién no a las formaciones es muy importante. No solo desde un punto de vista de control del desarrollo profesional de un empleado, sino que también para aquellas formaciones que tienen asociadas un cumplimiento normativo como pueden ser las propias de los riesgos laborales, manipulación de alimentos o procedimientos en un aeropuerto, por ejemplo.

Esto no supone un problema cuando tenemos 20 empleados que tienen que recibir esa formación ya que se puede trasladar uno a uno al sistema. ¿Qué pasa cuando tenemos miles de empleados que revisar en el sistema y no podemos hacerlo manualmente? Todo un problema de dimensiones descomunales.

Otra cuestión que puede surgir y que complica aún más (si cabe) todo esto serían los porcentajes de asistencia. Es evidente que porque un empleado esté un solo minuto en una formación no habrá que dársela por válida, sino que tenemos que establecer un mínimo para valorar la formación como satisfecha para cada individuo. Otra complejidad más…

Análisis de la sesión

La información que se puede extraer de las sesiones formativas puede ser muy valiosa, sobre todo cuando se consolida y se compara con el resto de las sesiones. Índice global de asistencia, porcentaje de aprovechamiento, porcentaje de tiempo de conexión, etc… y que pueden ser muy útiles para valorar el plan formativo que estamos aplicando y hacer modificaciones para mejorarlo. 

Esto se vuelve imposible en el momento que nos tenemos que llevar toda la información de las sesiones al sistema de gestión de la formación, ya que tenemos que trasladar una gran cantidad de datos de un volumen importante de empleados a la solución de gestión de la formación.

La solución

Para facilitar las gestiones a los equipos de formación de la empresa es importante poder integrar los sistemas de comunicación corporativa (Meet y Teams) con el sistema de gestión formativa. Haciendo esto se salvan todos los problemas que hemos visto anteriormente. 

En el mercado ya existen conectores que permiten integrarlos de forma rápida y con un coste muy reducido.

Con esto se puede realizar una hibridación completa de la formación, con todos los beneficios que ello conlleva y permitiendo la implantación de planes formativos más flexibles y que adapten en profundidad a la cultura empresarial.