La obligatoriedad legal del registro horario llegó en 2019 de la mano del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo. Sin embargo, tras más de tres años de su aprobación, son muchas las empresas que todavía no cumplen esta normativa o que lo hacen de forma incorrecta. Recientemente, la justicia lo ha puesto de manifiesto: una sentencia de la Sala Social de la Audiencia Nacional ha descartado la firma en hoja de papel como un sistema válido para cumplir con los requisitos establecidos en el Estatuto de los Trabajadores. Esta sentencia, que impone sanciones de hasta 7.500€ para las empresas infractoras, ha de suponer un cambio de actitud para aquellas compañías que aún no han acometido su transformación digital y que siguen utilizando el formato papel para controlar la jornada laboral de sus empleados.
Si bien es cierto que la normativa prevé que se pueda utilizar cualquier sistema o medio “en soporte papel o telemático”, son evidentes los beneficios que supone utilizar un sistema digital. Disponer de un software de registro horario permite automatizar los procesos a los que obliga la normativa, garantizando la veracidad y fiabilidad de la información registrada. De la misma forma, facilita el mantenimiento de los datos, tal como obliga el Estatuto de los Trabajadores. Y, lo más importante, la seguridad y confidencialidad de estos datos quedan totalmente garantizadas.
Pero, más allá de cumplir la ley, usar un software de registro horario tiene otras ventajas tanto para las empresas como para los trabajadores. Las empresas ahorran tiempo y aumentan su productividad al no tener que controlar los horarios de forma manual. Además, el control de jornada reduce el absentismo, ya que el registro de entrada y salida de los trabajadores resulta un sistema eficiente para evitar las ausencias no justificadas al trabajo. Y, por último, resulta un sistema óptimo para la organización empresarial y la optimización de los recursos humanos, ya que el estudio de los horarios exactos de los trabajadores indica al empresario qué departamentos requieren de mayor atención. Además, en algunos casos el software de registro horario se integra con el de gestión de nóminas, lo que permite el traspaso de información de forma automática y sin errores.
Para los empleados, el registro horario mejora el clima de trabajo, ya que se trata de un sistema veraz que permite controlar tanto los defectos como los excesos de jornada. Así, permite contabilizar las horas extra con trasparencia y sirve para notificar la justificación de ausencias o retrasos de una forma ágil. A ello hay que sumar la comodidad de registrar la entrada y salida por medios telemáticos frente a sistemas manuales.
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