Lo más valioso: el conocimiento; La mejor gestión: el e-learning

En 2019 trabajaba en el departamento de Formación de una editorial. Mi compañera Marta era la responsable del desarrollo de un diccionario hasta que le concedieron una beca de investigación en Estados Unidos, momento en el que decidió abandonar la editorial. El CEO de la compañía no fue consciente hasta ese momento de que gran parte de lo que implicaba desarrollar el diccionario (procesos, herramientas, contactos, etc.) no estaba recogido en ningún documento, por lo que la marcha de Marta supuso perder un conocimiento muy valioso para la creación del diccionario.

El caso de esta editorial no es el único, la pérdida de conocimiento en las organizaciones aún sigue dándose en un alto porcentaje. La mayoría no ha implantado sistemas que les permitan gestionar el conocimiento ni han implementado procedimientos para dicha gestión en su día a día.

Es raro encontrar organizaciones que hayan formado a sus empleados sobre cómo deben gestionar el conocimiento o hayan establecido mapas de conocimiento en su organización. Los responsables de la gran mayoría de las empresas ni siquiera conocen los dos tipos de conocimiento existentes (explícito y tácito), lo que dificulta implantar procesos de gestión del conocimiento apropiados.

Los objetivos de la gestión del conocimiento son “identificar, capturar y distribuir el conocimiento colectivo de una organización, así como crear nuevo conocimiento, con el fin de ayudar a las organizaciones a competir y sobrevivir” (Choo, 1996). Por tanto, es fundamental que las organizaciones conozcan ambos conocimientos y sepan gestionarlos si quieren ser competitivas.

La gestión del conocimiento explícito es distinta a la gestión del conocimiento tácito. El conocimiento explícito está registrado/documentado, se puede almacenar y clasificar. Es fácil acceder a él, pues, al estar documentado, puede ser compartido.

Por el contrario, el acceso y gestión del conocimiento tácito es más complicado debido a que no se encuentra documentado, por tanto, no está almacenado y no es posible clasificarlo. Es un conocimiento que nace de la experiencia y engloba nuestras creencias, valores, etc. Es un conocimiento más complejo debido a que, normalmente, ni siquiera somos conscientes de que lo poseemos.

Saber identificar el conocimiento tácito relevante y saber cómo convertirlo en explícito para poder compartirlo es uno de los objetivos principales de la gestión del conocimiento, permitiendo a las organizaciones generar importantes ventajas competitivas.

Según la encuesta Global Human Capital Trends 2020 (Deloitte), el 55% de los que respondieron aún define la gestión del conocimiento como la simple documentación y difusión del conocimiento. Solo el 43% ve la creación de conocimiento como una clave para desarrollar nuevos productos, servicios o soluciones.

E-learning y gestión del conocimiento

La citada encuesta indica que casi la mitad de los consultados no facilita a sus trabajadores el acceso a herramientas y plataformas de intercambio de conocimientos y solo el 16% ve la integración de la gestión del conocimiento entre los trabajadores como un factor clave para el desarrollo proactivo de sus estrategias de gestión del conocimiento.

El conocimiento tácito puede convertirse en conocimiento explícito mediante distintas técnicas haciendo que tenga un gran valor dentro de la empresa. Entre las distintas herramientas disponibles para gestionar el conocimiento, la metodología e-learning se ha presentado como una de las alternativas más importantes, pues aúna la capacidad de almacenar el conocimiento y de distribuirlo.

El e-learning ha evolucionado y ya no solo hace referencia a los procesos de enseñanza y aprendizaje desarrollados mediante tecnología. En la actualidad, forma parte de los procesos estratégicos de las compañías. En el entorno VUCA en el que las compañías se ven inmersas, donde los trabajadores necesitan ser formados continuamente, es fácil comprender por qué la metodología e-learning está siendo la apuesta de las organizaciones. Entre los beneficios que les aporta encontramos:

• Reducción de costes respecto a la formación presencial.
• Reciclaje continuo de los trabajadores, haciendo que las compañías sean más competitivas.
• Formación homogénea para todos los trabajadores, independientemente de dónde se encuentren.
• Acceso a un mayor número de participantes a la vez.
• Facilita la transformación digital de las empresas.
• Genera nuevas maneras de comunicarse y nuevas relaciones dentro de las compañías, favoreciendo los cambios y mejorando los procesos.

“Una estrategia de e-learning se relaciona con la tecnología y la efectividad del aprendizaje, pero también con cultura, liderazgo, justificación, organización, talento y cambio” (Rosenberg, 2002).

Pero, la metodología e-learning no solo ofrece ventajas a las organizaciones, sino también a los trabajadores:

• Acceso a la formación desde cualquier lugar y en cualquier momento.
• Los trabajadores pasan a ser sujetos activos en su formación.
• Facilita la comunicación.
• Mayor relación entre tutores y alumnos.
• Fomento de la formación colaborativa.
• Acceso a una mayor oferta formativa.

Para que estas ventajas se materialicen, el e-learning posee diversos recursos como las herramientas de edición de contenidos, que permiten digitalizar o documentar los conocimientos identificados; los vídeos, que permiten ejemplificar conceptos o recrear situaciones; las infografías, que recogen los puntos clave de la formación; los simuladores, que facilitan el aprendizaje de procesos o el aprendizaje en el manejo de herramientas corporativas; las plataformas de formación, que permiten el acceso y distribución del conocimiento; etc. Como vemos, el e-learning integra un gran número de recursos tecnológicos destinados a la gestión del conocimiento.

Incorporar la metodología e-learning dentro de la cultura de la compañía puede ser clave en empresas con oficinas distribuidas en diferentes puntos geográficos o con un alto volumen de trabajadores en plantilla. Esta metodología favorece y promueve la creación de conocimiento estructurado y clasificado para, posteriormente, ponerlo a disposición de los empleados. Facilita la comunicación entre trabajadores, sin importar dónde se encuentren, a través de herramientas comunicativas como los chats y los webinar (herramientas síncronas) o los foros y los mails (herramientas asíncronas). Esto supone un importante beneficio en los procesos de creación de conocimiento.

En conclusión, el e-learning es una valiosa herramienta para la gestión del conocimiento y aquellas compañías que lo integren dentro de su estrategia de gestión de conocimiento verán como este les ayudará a lograr y conservar una posición competitiva dentro del mercado.