Siete consejos para redactar el email perfecto y optimizar tu tiempo en el trabajo

Para la mayoría de los trabajadores, la redacción de correos electrónicos desde que comienza la jornada laboral se convierte en una actividad fundamental y, al mismo tiempo, mecánica. Esta actividad que realizamos de forma rutinaria, según estudios1, supone ya una media de 3 horas al día enviando y revisando el email en el trabajo, lo que supone 15 horas a la semana de lunes a viernes, y al mes, suma la impactante cifra de 4 semanas revisando el correo electrónico.

Ante este escenario, cabe señalar la importancia de prestar atención a detalles que solemos pasar por alto a la hora de redactar emails, con el fin de conseguir optimizar el tiempo que le dedicamos cada día. Por ejemplo, el uso del sesgo cognitivo en la redacción de emails profesionales es clave. Este consiste en las predisposiciones psicológicas o “atajos” que toma nuestra mente cuando tiene que procesar información de manera rápida para actuar en consecuencia de ello.

Los sesgos cognitivos son utilizados mayoritariamente en marketing para influir en la decisión de compra del consumidor, aunque también vivimos bajo su presencia diaria de forma inconsciente, lo que provoca que muchas de nuestras decisiones sean tomadas de forma involuntaria. De esta forma, podríamos utilizarlos a nuestro favor en el entorno laboral para llamar la atención de los receptores con nuestros correos electrónicos, por ejemplo, entre otros beneficios.

Pero, ¿cómo comenzar a ponerlo en práctica?

Recompensa. Son los beneficios que obtiene el destinatario con nuestro correo. Si a través de tu email haces sentir importante a la otra persona, le estás proporcionando una gran sensación de bienestar y va a asociar tu email a un asunto positivo.

Muestra siempre respeto y amabilidad. La comunicación a través de email es, en ocasiones algo fría y aséptica, y por ello, necesitamos incluir elementos y palabras que demuestren amabilidad por nuestra parte.

Huir de la duda. Este punto es fundamental para optimizar el tiempo que pasamos en el email. Cuanto más claro sea tu mensaje mucho mejor. La otra persona procesará de forma correcta la información y, así, evitarás que te escriba de nuevo para pedirte más información.

Evitar la inconsistencia. Es decir, ser coherente y dedicarle un asunto diferente a cada correo electrónico que redactes. Mantener este orden luego ayudará a todo el mundo a localizar y bucear por la bandeja del correo y filtrar por temas la información.

Aporta razones. Explicar el porqué́ de tu correo o de tu petición provocará mayor colaboración por parte de la otra persona.

Reciprocidad. Cuando damos siempre algo de nosotros, esperamos recibir algo a cambio. Este es otro principio psicológico que afecta a la mayoría de los seres humanos, ya que tras recibir se genera un sentimiento de deuda con la otra persona.

Curiosidad. Sin duda, es uno de los aspectos que más mueve al ser humano. Recuerda llamar su atención en el asunto o en la primera línea de contenido de tu correo si es posible.