El sueño de cualquier empleado recién incorporado es poder desempeñar sus funciones desde el primer momento, como sus demás compañeros, pudiendo acceder a todas las aplicaciones, herramientas y demás softwares informáticos de la empresa el primer día que comienza a trabajar. No obstante, la realidad es muy diferente: pasar semanas enteras sin poder acceder (en ocasiones simplemente a internet) y tener que ir mendigando a jefes y jefes de jefes que, por favor, le concedan el deseado acceso que le permita comenzar a hacer su trabajo, se ha vuelto una práctica habitual en las grandes empresas que no prevén con antelación qué accesos requiere cada puesto de trabajo para solicitarlos de forma previa a la incorporación del trabajador.
Si hay un elemento que define un buen onboarding es la planificación: el proceso debe estar concebido de antemano y bien definido para no olvidarnos de algunos aspectos que cada vez cobran más importancia cuando nos incorporamos a una compañía y más ahora en la era de la COVID-19 dónde muchos empleados se incorporan en remoto.
El onboarding no es sólo formación, el onboarding es integración, transmisión de cultura y de información, también supone incluir al nuevo en el grupo de Whatsapp del departamento, quien de forma disimulada escucha en el lugar de trabajo cómo sus compañeros comentan el último “meme” que se ha enviado por el mismo. Onboarding también es tener con quién comer el primer día, es ofrecerle ir a tomar un café a media mañana; onboarding al fin y al cabo, es empatía. Todos siempre hemos sido los nuevos alguna vez.
Después del proceso de selección, la incorporación es la primera experiencia que tiene el empleado con la empresa. Según el estudio The True Cost of a Bad Hire, de Brandon Hall Group, una experiencia positiva de onboarding puede mejorar la retención del talento un 82%. El mismo informe afirma que solo el12 % de empleados está de acuerdo con que su organización lo hace bien.
Todo indica a que es un proceso de alto impacto en la gestión del talento y que las organizaciones tienen que mejorar.
Otro aspecto relevante del proceso de onboarding es la compensación. ¿Por qué cuando empezamos a trabajar en una empresa nos da vergüenza o reparo conocer toda la información relacionada con este tema? Que el recién incorporado quiera conocer los aspectos relativos a los beneficios que su empresa le ofrece y, en definitiva, a su compensación total es lo más normal y no debería ser algo reactivo; sino que el propio departamento de Recursos Humanos debería facilitárselo cuando se incorpora.
Simplemente, conocer qué día del mes va a recibir su nómina; a qué correo puede escribir si tiene alguna duda con ella o cómo puede visualizarla; la forma de acceder al plan de retribución flexible, si existe; qué condiciones tienen que darse para que cobre el bonus, etc. En definitiva, los aspectos más relevantes a su compensación.
Podemos elaborar un documento con todas estas cuestiones para cada rol y, así, tenerlo de forma genérica para managers (que compartan mismo tipo de beneficios sociales) o para determinados tipos de profesionales, por ejemplo, o incluirlas en una sección de nuestra intranet, si contamos con ella. De este modo se podría centralizar toda la información relacionada con la compensación y beneficios. Información que debemos mantener actualizada y no dejar estancada.
¿Qué más podemos hacer para mejorar nuestro proceso de onboarding? Según la firma de servicios profesionales KPMG (Khalid Hanif, 2021):
- Rediseñar los procesos: el onboarding se nutre de muchos procesos que consumen bastante tiempo y recursos (sistemas de nómina, beneficios, administración de personal, seguridad, etc.) que requieren cierta información del nuevo empleado que a menudo se le solicita por diferentes medios. Es aconsejable revisar estos procesos y observar qué puntos o fases pueden mejorarse, y si es con ayuda de la tecnología, mucho mejor.
- Introducir la tecnología idónea
- Personalizar la experiencia: por ejemplo, con mensajes personalizados de bienvenida.
En definitiva, debemos replantearnos el proceso: ver qué estamos haciendo, cómo lo estamos desarrollando y cómo podríamos mejorarlo. Dale uso a la creatividad.
No podemos poner como excusa la falta de recursos en nuestra compañía, pues con muy pocos se pueden implantar muchas acciones de mejora.
Al fin y al cabo, ¿qué es el onboarding? Empatía.
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