Cinco preguntas sobre la gestión de ausencias este verano

La gestión de ausencias es siempre una responsabilidad clave para los responsables de recursos humanos. También para los managers y jefes de equipo. Pero, este verano, además, es posible que requiera una atención extra. Puede que los empleados soliciten sus vacaciones con poca antelación. Puede, incluso, que algunas personas sigan pensando si cogerse las vacaciones ahora o posponerlas para más adelante. Para mantener la agilidad empresarial y una fuerza laboral saludable, RRHH debe estar a la vanguardia en la gestión de las ausencias. Y tener en cuenta, las necesidades de cada uno y los diferentes escenarios posibles.

Para conseguir una gestión de ausencias exitosa y ecuánime este verano puedes empezar haciéndote las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son los planes comerciales para el resto del año?

Una buena gestión de ausencias y vacaciones se basa en la comprensión de las necesidades del negocio y de los empleados. Por tanto, es fundamental estar cerca de los líderes comerciales. Y mantener una comunicación constante y fluida. Recuerda que los planes de la organización pueden cambiar rápidamente, para adaptarse a la dinámica impuesta por la COVID-19.

• Por ejemplo: la empresa puede tener la intención de operar durante más horas este año. Ya sabes, ampliar la jornada laboral para intentar recuperarse del bloqueo ocasionado por la pandemia. En ese caso, RRHH deberá trabajar con los managers para regular la manera en la que se van a gestionar las ausencias y las vacaciones. Satisfacer la demanda creciente de ausencias, vacaciones y otro tipo de absentismos, es, ahora más que nunca, todo un reto.
• Otro ejemplo: imagina que la junta directiva decide cambiar la oferta de servicios con poca antelación. Su objetivo puede ser aprovechar las nuevas oportunidades que se presentarán cuando se levanten las restricciones de la COVID-19. Pero ¿qué pasa con RRHH? ¿Podrá reaccionar a tiempo para ayudar a managers y equipos a adaptarse a las nuevas demandas?

2. Tienes un plan actualizado para el personal de tu empresa?

Un ejercicio que puede ser útil, tanto para managers como para RRHH, podría ser determinar un esquema de plantilla básica. Quizá ya lo hayas hecho antes. Pero, indudablemente, las cosas han cambiado mucho desde el año pasado.

• ¿Cuál es la plantilla mínima con la que puedes seguir trabajando y cómo se desglosa este número por departamento?

Compartir esta información con los managers ayudará a la empresa a tomar decisiones inteligentes sobre la gestión de ausencias y vacaciones. Evitará que la organización se quede sin personal.

3. ¿Podrías ser más justo, incluso, más flexible al aprobar las solicitudes de ausencia y las asignaciones de transferencia?

A medida que avanza el año, algunos empleados pueden seguir siendo reacios a reservar sus vacaciones por la incertidumbre respecto a las limitaciones sobre desplazamientos. Y otros pueden querer postponerlas y priorizar el trabajo frente al descanso argumentando la necesidad de rebajar la elevada carga de trabajo a la que se enfrenan.

• ¿Qué flexibilidad sobre las vacaciones admite tu organización? ¿En la empresa el período de vacaciones de verano es obligatorio? Si es así ¿quieres mantenerlo?

4. ¿Qué hacer si alguien quiere pasar sus vacaciones en el extranjero y/o en áreas de mayor riesgo de COVID-19?

Los responsables de recursos humanos y los managers deberán pensar también sobre cómo abordar la situación si alguien de la plantilla manifiesta su intención de viajar al extranjero y/o a zonas de mayor riesgo COVID que el área donde se encuentra la empresa.

• ¿Intentarás asesorar a su personal sobre opciones seguras de vacaciones?
• ¿Qué harás si alguien decide ir de vacaciones a un lugar y luego requiere una cuarentena inesperada?
• ¿Puedes organizarte para hacer que las personas que deben permanecer en cuarentena puedan trabajar desde casa, incluso, con poco margen de antelación?

RR.HH. debe empezar a plantear estas preguntas ahora para que puedan abordarse con la fuerza laboral y aclarar todos los aspectos relacionados con la gestión de ausencias y vacaciones antes de que se planteen posibles conflictos.

5. ¿Tu software de recursos humanos está a la altura del desafío de gestionar y comunicar las ausencias?

Para gestionar las solicitudes y aprobaciones de ausencias, y las comunicaciones sobre las expectativas y los procesos de ausencia, los profesionales de RR.HH. necesitan un software de gestión de ausencias integral.

El módulo de gestión de ausencias y vacaciones de Cezanne HR permite a todos los empleados ver sus saldos de vacaciones y enviar solicitudes de ausencias. Los managers pueden aprobar o rechazar fácilmente los permisos inmediatamente después de comprobar el calendario del equipo con unos pocos clics.

Recursos Humanos también puede utilizar Cezanne HR para comunicar las políticas de gestión de ausencias y vacaciones, almacenadas en un repositorio central. Un espacio seguro y compartido. Si es necesario, Cezanne HR también proporciona capacidades de firma electrónica que se pueden utilizar para verificar que las políticas se han leído y aceptada. RRHH también puede comunicarse con toda la plantilla para informar sobre cualquier actualización en la política general de ausencias a través de los espacios de trabajo compartido, SMS o cualquier otro medio que mejor se adapte a las condiciones de la empresa y del entorno.