Impulsar la eficiencia en RRHH a través de la digitalización

El cambio organizativo que hace posible la transformación digital ha sido tradicionalmente dirigido desde arriba, es decir, por parte de la dirección de las empresas. Aun así, no han sido pocas las veces que se ha hablado acerca de cómo mejorar este enfoque involucrando a cada uno de los empleados en el proceso de cambio. Quizás ahí esté el quid de la cuestión, porque lo que hace que la transformación digital tenga éxito son las personas. La inversión en tecnología debe tener como objetivo ganar en optimización, de modo que los empleados dediquen menos tiempo a tareas de poco valor y que consumen mucho tiempo para centrarse en asuntos de importancia para la organización.

Las personas son la clave de la transformación digital

Al poner en el centro de la transformación digital a las personas, formarlas y facilitar el cambio en la cultura empresarial serán fundamentales para el éxito de este proceso, ya que no se conseguirá aportar valor a menos que se implique a los propios empleados. El departamento de recursos humanos (RRHH) desempeña un papel fundamental a la hora de contribuir a ello, capacitando a los trabajadores, atrayendo nuevo talento y guiando la cultura empresarial hacia la transformación digital. 

Como RRHH es clave en la digitalización de la empresa, es importante que no se quede atrás. Antes de la actual crisis, Gartner estimaba que el coste de contratación de personal había aumentado un 18% en los dos años anteriores. Pero dado el clima disruptivo en el que hoy nos encontramos, ese coste podría haber cambiado significativamente. La mayoría de incorporaciones y formaciones se realiza actualmente de forma virtual, por lo que las áreas de RRHH más proclives al contacto con personas y a la documentación en formato físico se están enfrentando a ciertos desafíos. 

Los retos actuales en esta área profesional

Los profesionales de RRHH tienen que hacer frente a retos más allá de las presiones que conlleva un mercado de trabajo digitalizado. Son personas que no disponen de mucho tiempo para tareas administrativas, las cuales no son su principal objetivo y pueden distraerles de sus funciones. Suelen ser además profesionales multitarea y, con el aumento del teletrabajo, han tenido que tomar decisiones críticas para el negocio a fin de garantizar la continuidad del mismo, así como el compromiso de los empleados en un momento en que la fuerza laboral está más dispersa.

Según el informe de Fujitsu Imaging sobre inteligencia organizacional, casi la mitad de las empresas en EMEA (44%) afirmaron que uno de los principales desencadenantes de la transformación digital es la mejora de la productividad laboral, de ahí que RRHH, al igual que otros departamentos, desempeñe un papel clave a la hora de contribuir al éxito de su organización a futuro. 

¿Por qué debe digitalizarse?

La promesa de la transformación digital es que los datos sean más accesibles, pero seguros, y que los flujos de trabajo ganen en eficiencia facilitando las tareas administrativas y haciendo a los empleados más productivos en cumplimiento además con la normativa vigente. Emprender la digitalización dentro del departamento de RRHH es crucial para la organización en su conjunto, porque permite conocer otras formas de gestionar a las personas de manera más eficaz que traigan a su vez mayor productividad y ventajas competitivas.

Sin embargo, esa transformación digital dentro de RRHH no consiste simplemente en cambiar a un entorno sin papeles. Debe entenderse como un proceso más amplio que permita a toda la organización obtener mayor conocimiento sobre su funcionamiento y cómo puede obtener beneficios que la hagan mucho más competitiva. No es de extrañar que el 50% de las organizaciones defina la transformación digital como un reto. Pero si hay que acometer cambios, estos deben hacerse de manera gradual, contando con el apoyo de expertos que hayan pasado por este mismo proceso. Por ejemplo, uno de los puntos que desde RRHH se están planteando es qué hacer con toda la información histórica, ya que parte de la plantilla tiene esta documentación disponible en digital y físico, mientras que otros tienen todo en digital. Un primer paso consistiría en mejorar esa gestión que se está haciendo del papel y la información. De hecho, el 54% de las organizaciones encuestadas por Fujitsu Imaging considera que el escaneo es un factor importante para la transformación digital, siempre que se haga de manera eficiente y con las herramientas adecuadas, puesto que reduce la documentación en formato físico y ayuda a agilizar procesos.

Esta captura de los datos contenidos en papel aporta muchos beneficios: desde una mayor seguridad de la información hasta comprender mejor de qué manera los equipos pueden apoyar eficazmente a la organización para que esta sea más inteligente, utilizando todo ese conocimiento para aprender nuevas formas de trabajar en las que los empleados participen activamente.

Convertirse en una organización inteligente

La transformación digital puede resultar en un principio una tarea algo desalentadora para los equipos de RRHH. Sin embargo, se trata de un proceso de aprendizaje que genera oportunidades con las que aprender y colaborar para lograr una mayor productividad dentro del área, beneficiar a los empleados, y hacer que la organización supere con creces los requisitos iniciales que este proceso supone en cuanto a tiempo e inversión económica. El equipo de RRHH podría identificar cuáles son las necesidades en materia de formación, incorporar a nuevos empleados de manera más eficaz e incluso atraer talento que impulse el negocio. Es en este punto en el que RRHH obtiene más conocimiento a través de la transformación digital, y desde el cual el valor aumenta exponencialmente, convirtiendo a la organización en un sistema mucho más inteligente y dinámico que apoya el crecimiento y a sus empleados.