Onboarding digital, la disrupción del plan de acogida

Entre las numerosas consecuencias que la pandemia ha traído, el desempleo ha sido una de las más destacadas. Según la Encuesta de Población Activa (EPA), en 2020 se llegó hasta los 3,71 millones de parados. Con una tasa de desempleo del 16,3%, se hace difícil pensar que exista alguna empresa haya podido incorporar a nuevos trabajadores en su plantilla, pero lo cierto es que sí ha habido organizaciones que han podido hacerlo. Incluso, hay sectores que han visto notablemente incrementadas sus plantillas.

Uno de los principales problemas que han encontrado estas empresas que, afortunadamente, han incorporado nuevos trabajadores dentro de su organización ha sido la dificultad para desarrollar su formación de acogida. El teletrabajo y los problemas asociados a la hora de llevar a cabo formaciones presenciales han hecho que muchas de ellas prescindan de la formación de acogida, con las consecuencias que esto conlleva.

Según un estudio realizado por Harvard Business Review, aproximadamente el 33% de los nuevos empleados deciden abandonar la empresa en los seis primeros meses tras su incorporación y un 23% cambia de trabajo antes de cumplir su primer año. Ante esto, es evidente que desarrollar formaciones de acogida puede marcar la diferencia. Y no solo eso, una adecuada definición de los contenidos del onboarding también va a marcar la diferencia.

¿Cómo pueden las organizaciones salvar los problemas asociados a la pandemia y que tanto están dificultando la realización de formaciones de acogida? La digitalización del onboarding, o lo que es lo mismo, utilizar la metodología e-learning para desarrollar la formación de acogida, se ha postulado como la solución más acertada, ya que permite a los trabajadores acceder a ella desde cualquier lugar y en cualquier momento, siendo la modalidad presencial prescindible a la hora de formar a las nuevas incorporaciones.

Y es que los beneficios que aporta el onboarding digital van más allá de los meramente didácticos ya que, entre otras cosas:

• FACILITA LA INTEGRACIÓN del nuevo empleado/a en la cultura de la empresa, reduciendo el proceso de adaptación al puesto.
• Mejora el rendimiento del empleado/a, garantizando que dispone de la información necesaria para desempeñar su puesto desde el inicio.
• Asegura que todas las nuevas incorporaciones tienen una ACOGIDA HOMOGÉNEA Y CONTROLADA.
• GENERA COMPROMISO. Crea un mayor vínculo entre la empresa y el empleado/a. Consigue que el empleado se sienta parte del proyecto empresarial.
• MEJORA LA MARCA EMPRESA. Genera un impacto positivo en la retención de talento de la empresa.
• OPTIMIZA PROCESOS DE SELECCIÓN. Disminuye el porcentaje de abandono.
• Promueve la CULTURA DE EMPRESA. Transmite la PROPUESTA DE VALOR.
• FOMENTA HÁBITOS POSITIVOS entre el personal de la empresa que afectan a la actitud, motivación y comunicación y que reducen errores futuros.

A la hora de diseñar y desarrollar un onboarding digital podemos, de manera general, distinguir tres fases esenciales:

1. Fase de diagnóstico

En la que se recaba toda la información relacionada con la empresa: su estrategia y actividad, cultura, expectativas sobre el proyecto, estructura organizativa y perfiles de puestos, políticas y procedimientos de recursos humanos, número de incorporaciones, etc. En definitiva, toda aquella información relevante y que es susceptible de ser integrada en la formación de acogida.

En esta fase es vital que la organización se involucre al 100%, pues es ella la poseedora de toda esta información. Además, es quien debe transmitir sus necesidades, especificar el objetivo que pretende alcanzar con la digitalización del onboarding, describir el perfil de las nuevas incorporaciones, etc.

2. Fase de consultoría de diseño

En esta fase se analiza pedagógicamente la información recogida en la fase previa y se define el contenido de la formación. A continuación, este contenido se estructura didácticamente, con el fin de que cumpla con el objetivo formativo que se persigue.

Por último, se desarrolla el diseño instruccional de la formación, donde se definen los recursos necesarios para que la formación sea efectiva.

En esta fase, la organización debe dar el visto bueno a los contenidos y cómo estos son tratados en el diseño instruccional.

3. Fase de desarrollo de la solución

Se digitalizan o virtualizan los contenidos, trasladando a formato online el diseño instruccional.

En esta última fase, la organización debe testear la solución final para confirmar que funciona correctamente, permitiendo corregir las posibles desviaciones de última hora que puedan darse.

Llegados a este punto, sería lógico pensar que una empresa debe elaborar un onboarding digital por cada uno de los puestos que existen dentro de la organización, con el coste que esto puede suponer. Por suerte, la metodología e-learning nos ofrece una gran variedad de recursos que nos permite salvar este obstáculo.

Por ejemplo, mediante las distintas herramientas de vídeo conferencia disponibles en el mercado (Teams, Zoom, Whereby…), los trabajadores recién incorporados pueden recibir esa formación específica asociada a su puesto de trabajo y que, indudablemente, forma parte de su plan de acogida.

Por tanto, los contenidos transversales, como la visión, misión y valores de la organización, su historia, hitos alcanzados, etc., que son comunes a todos los trabajadores, independientemente de su perfil, pueden ser desarrollados en un formato de curso online y aquellos contenidos relacionados con las características específicas del puesto de trabajo pueden tratarse a través de vídeo conferencias con todas las personas implicadas en la formación de las nuevas incorporaciones.

Este es solo un ejemplo, ya que la riqueza de la formación e-learning radica en la diversidad de recursos que se pueden utilizar a la hora de desarrollar un onboarding digital, permitiendo a las organizaciones continuar con sus planes de acogida.

Aquellas empresas que quieran ser competitivas deben adaptarse a la nueva realidad ante la que nos encontramos. Es imprescindible que adapten sus planes de acogida haciéndolos accesibles a todas las nuevas incorporaciones, siendo la metodología online la más adecuada para ello. La formación e-learning ha venido para quedarse, permitiendo que las organizaciones puedan ser más eficientes, disminuyendo costes, tiempo y recursos.