La reinvención de los eventos de empresa: cómo conseguir el éxito en la era del distanciamiento social

En los últimos meses, los eventos virtuales han experimentado un auge sin precedentes. Un modelo al que, no obstante, las empresas no estaban acostumbradas, y pensaban abandonar según fuese avanzando este 2021. Sin embargo, dado que los confinamientos y las medidas de distanciamiento social parece que van a continuar durante largo tiempo, muchas compañías se plantean ahora si deberían desmarcarse de los encuentros presenciales y apuntarse a la nueva tendencia de los eventos virtuales.

¿Cómo pueden las empresas asegurarse, entonces, de que los eventos planificados para este año se desarrollen de forma virtual sin problemas, cuando es algo a lo que todavía nos estamos acostumbrando?

Hacerlo posible es suficiente

Al planificar cualquier tipo de evento, ya sea interno o para el público general, la mentalidad y el enfoque con el que se le hace frente puede ser clave. En los últimos años, los eventos de team-building se han convertido en una pieza fundamental para fomentar la cultura de equipo, lo que ha llevado a las empresas a organizarlos en fechas señaladas o de forma recurrente. Sin embargo, la llegada de la pandemia interrumpió los planes de muchas de ellas, lo que les “obligó” a buscar soluciones que permitieran seguir celebrando eventos, pero garantizando todas las medidas de seguridad. Es aquí donde los eventos virtuales han destacado como una buena alternativa.

No obstante, se necesita una gran cantidad de tiempo, planificación y trabajo para organizar un evento de estas características; y más si los asistentes proceden de distintos países con zonas horarias diferentes. Es imprescindible dedicar un tiempo de calidad a la planificación y la gestión, para ofrecer el mejor evento posible.

Unidos hacia un objetivo común

Cada empresa tiene unos valores y objetivos que conforman su cultura corporativa; una misión que es común a todos los integrantes, independientemente de su rol dentro de la compañía. Llevarlos a la vanguardia de un evento virtual y crear una experiencia que se alinee con esta misión ayudará a unir e involucrar a los trabajadores. Esto cobra especial relevancia actualmente, donde los empleados están fuera de su entorno de trabajo original (la oficina) y, en su mayoría, trabajan en remoto.

Es por ello por lo que las empresas deben tener en cuenta algunos factores que les ayudarán a que el evento virtual sea una experiencia interesante para los asistentes:

– Siempre que sea posible, es importante alentar a los empleados a que trabajen juntos y se unan virtualmente, a través de distintas tareas o desafíos que se puedan lograr online.

• Las charlas virtuales hacen posible que los empleados se inspiren y aprendan, desde la comodidad de sus hogares.
• Todos los empleados deben tener las mismas oportunidades y herramientas, independientemente de su ubicación. Esto es especialmente relevante para empresas que operan a nivel internacional.
• Incluso con toda la planificación del mundo, siempre hay que estar preparado para lo inesperado. Con todo el trabajo que conlleva un evento global, disponer de tiempo suficiente para reaccionar ante los imprevistos es crucial para no comprometer todo el esfuerzo ante un imprevisto de última hora.

¿A dónde se encamina el futuro de los eventos?

Todo apunta a que los eventos presenciales volverán, tarde o temprano. Sin embargo, estos meses nos han enseñado que los eventos virtuales pueden tener el mismo éxito. Organizar un evento virtual puede presentar numerosas ventajas, como el abaratamiento de los costes, el aumento de la audiencia o la facilidad de acceso de los participantes, ya que solo es necesario un dispositivo con acceso a internet para acceder a los contenidos, sin necesidad de desplazamientos.

Sin embargo, es importante no subestimar el nivel de planificación, alineación y presupuesto. A primera vista, puede parecer que hay menos consideraciones logísticas en comparación con un evento físico, pero la atención al detalle es necesaria en otras áreas, para garantizar el compromiso y compensar la falta de interacción en persona.

El desarrollo de una temática sólida y el establecimiento de un objetivo común alcanzable deben ser el centro de cualquier evento, para ayudar a unir y motivar a todos los participantes hacia el siguiente hito. En el futuro, los eventos virtuales pueden ayudar a las empresas a seguir creando sentimiento de unión, en un momento en el que las reuniones personales no son posibles.

Nuestra experiencia virtual: Basecamp One

Ante los cambios generados por la situación sanitaria, en Scandit decidimos adaptar nuestro evento de team-building a un formato virtual. Basecamp One surgió como forma de agradecer a todos nuestros empleados el arduo trabajo del último año, y tener la oportunidad de compartir nuestros valores. Y, por supuesto, la ocasión de divertirnos juntos.

Para este evento, utilizamos la analogía de escalar al campamento base del Monte Everest, con el objetivo de reflexionar acerca del éxito logrado colectivamente hasta la fecha, pero también para plantear los objetivos a futuro, y tener claro cómo “alcanzar la cima”.

A través de distintas iniciativas, como nuestra propia versión de las Ted Talks, o el envío de regalos sorpresa a nuestros empleados, conseguimos crear interés y curiosidad entre nuestra plantilla, lo que aumentó la participación y el sentimiento de pertenencia.