En los últimos años, pero sobre todo debido a la pandemia, la forma en la que trabajamos ha cambiado de forma considerable. Calls, videollamadas, webinars, eventos online son ahora una realidad en nuestro día a día y el teletrabajo ha llegado para quedarse. Del mismo modo que los empleados se han adaptado a los nuevos tiempos, las compañías y las infraestructuras tecnológicas deben hacerlo. Ya no se trata de una cuestión de metodologías de trabajo para empleados, sino de procesos de gestión para mejorar y agilizar las ratios de producción. De hecho, nuestro último estudio realizado a más de 11 000 trabajadores en seis países detectaba que tras la pandemia las empresas contaban con políticas de trabajo más flexibles (44% frente al 24%).
Y ahora nos preguntamos, ¿todos los departamentos que integran la organización han percibido este cambio? ¿están realmente preparados los gestores de RR.HH. para adaptarse y afrontar esta nueva situación? Por ejemplo, el área de nóminas es una tramitación imprescindible en las compañías y sería un atraso y fracaso no renovar su gestión. Para avalar estos datos no remitimos al último informe de Global Payroll Survey 2019, en el que se afirmaba que el 35% de las empresas todavía no cuentan con una estrategia de nóminas sólida. Esta situación podría ser determinante para que equipos y trabajadores se sientan disconformes con retrasos en los pagos o nóminas mal tramitadas. De hecho, a nivel global, el 33% de los empleados afirma que a menudo reciben su salario tarde -a veces- y más del 26% de los trabajadores, a tiempo completo, afirma que no identificaría el cobro de una cantidad incorrecta, ya sea por no revisar el comprobante de su nómina (11%), no consultar su extracto bancario (9%) o tener dificultades a la hora de entender el recibo de su sueldo o nómina (9%). Por lo tanto, es necesario que se adopten nuevos enfoques, métodos más ágiles y sencillos para el equipo de nóminas y, en definitiva, para el resultado y confianza de los empleados.
Rueda de hámster: digitalizar, automatizar y analizar
Entre los principales desafíos que se encuentran los equipos de recursos humanos son: actualizarla tecnología existente, reducir riesgos y automatizar tareas. En primer lugar, sería necesario digitalizar. ¿Qué hay que digitalizar? los procesos que requieren formularios en papel a través de flujos de trabajo electrónicos y automatización inteligente. ¿Cómo lo hacemos? Eligiendo una plataforma fácil de usar y que sea compatible con dispositivos móviles para que los empleados puedan acceder fácilmente a su nómina y realizar las gestiones pertinentes.
Habitualmente, los datos de las nóminas suelen estar fragmentados y aislados en diferentes sistemas y archivos. Una reducción del número de proveedores y bases de datos que se utiliza para la nómina supondría tener los datos de nóminas en un único lugar o panel para detectar de forma sencilla las tendencias de los usuarios y obtener información en tiempo real con el objetivo de fundamentar decisiones de negocio. Si además tenemos en cuenta los costes ocultos asociados a la gestión de nómina, las ventajas y beneficios que se podrían conseguir mediante una inversión estratégica en la transformación de las nóminas son claros. Optimizar y revitalizar la infraestructura de nóminas no consiste solo en el ahorro de costes, se trata de buscar la mejor solución para las necesidades de cada negocio.
Es imprescindible que las empresas cuenten con sistemas que les permitan personalizar sus opciones de pago para seguir siendo competitivas en el mercado. Teniendo en cuenta la situación actual, la nube y las experiencias personalizables son esenciales para facilitar la gestión de nóminas globales con accesos desde cualquier punto y con la posibilidad de generar informes centralizados. El equipo de nóminas debe estar preparado para tramitar aspectos relacionados con trabajadores remotos de diferentes jurisdicciones y normativas. Por tanto, se debe garantizar que los datos de los empleados, independientemente de dónde se encuentre su equipo, puedan analizarse, procesarse y automatizarse sin miedo a equívocos o por problemas de seguridad informática. No debemos olvidar que las nóminas son esenciales para que los empleados mantengan su optimismo y entrega hacia la compañía. Su confianza radica en la fiabilidad, agilidad y sencillez de gestiones clave administrativas. Es necesario que mantengamos su interés por el beneficio propio de la compañía, no que seamos una piedra en su camino.
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