Conciliar en casa

-“Yo tengo una pregunta, pero va un poco más allá de los temas que hemos comentado en este módulo…”

Era Miguel Angel, uno de los participantes en el módulo sobre gestión de equipos remotos que llevamos realizando desde el inicio del confinamiento.

-“Tenemos diez minutos, así que adelante. ¿Cuál es la pregunta?”

– Lo que hemos visto en los dos módulos eran herramientas de gestión, organización y motivación de nuestros equipos en remoto. Pero yo tengo un caso que no sé bien cómo gestionar…. Una de las chicas de mi equipo está trabajando mucho, muchísimo, incluso demasiado… me temo que vaya a petar. ¿hay algo que recomiendes en estos casos?

– “A mí me paso lo mismo con una persona de mi equipo” Ahora era Nacho, conectado desde Bilbao. – “Tengo a uno de los chicos con los horarios completamente cambiados, me envía informes a las 3 de la mañana….”

– “Yo tengo un caso parecido, en mi equipo hay una chica con un bebé pequeño que le cuesta muchísimo encontrar horas productivas…” 

Uno tras otro los participantes del grupo comentaban cómo el teletrabajo combinado con el confinamiento estaba afectando al rendimiento y al bienestar de los trabajadores, cómo les costaba ser productivos o cómo les estaba siendo difícil desconectar del trabajo. El tiempo de la sesión se iba agotando así que prometí a los participantes crear un documento con unas ideas para ayudarles a gestionar este aspecto del teletrabajo y aquí quiero compartir con vosotros las mismas ideas para que las compartáis con vuestros equipos #conciliarencasa

La primera cosa que tiene que estar clara para un teletrabajador es: Se trata de trabajar en casa y no de vivir en la oficina. 

Una de las cosas buenas de salir de casa a trabajar a la oficina es que nos permite marcar un límite físico y psicológico entre el trabajo y nuestra vida personal. Al trabajar en casa este dique desaparece y es fácil que se mezclen las aguas.  Los que ya estáis acostumbrados a trabajar en casa sabéis que hay que crear una serie de sencillas normas y reglas para limitar cuánto se mezcla lo profesional con lo personal. En nuestra situación actual, donde salir a dar un paseo, ir al gimnasio y quedar con amigos, no es posible, necesitamos prestar todavía más atención a cómo estamos organizando nuestro día.

Rutinas 

A muchos de nosotros la palabra rutina nos horroriza. Es sinónimo de repetición, aburrimiento y monotonía, pero también es sinónimo de orden, organización, práctica e incluso modus operandi. Así que pensemos en positivo y vemos cómo una buena rutina nos puede ayudar.

Durante el periodo de trabajo en casa es importante establecer y mantener rutinas de trabajo, a poder ser, lo más similares a las que teníamos cuando íbamos a la oficina. Cuando las rutinas incluyen trabajo, descanso, ocio y desconexión, nos ayudan a mantener la motivación el rendimiento y los hábitos saludables.

Al trazar tu rutina diaria, sé realista, ten en cuenta la realidad de la situación, es posible que tengas a los niños en casa o alguien a quién cuidar, incluye esas horas en tu rutina. Se realista también con la productividad: piensa cuánto serás capaz de hacer y no cuantas horas serás capaz de dedicar. Si trabajas en equipo pacta tu horario y rutina con el resto del equipo. Que sepan qué esperar de ti. 

Tú rutina debería incluir:

• Una hora para levantarte a tiempo para llegar duchado, desayunado y despejado a tu ordenador la hora que hayas pactado con el equipo.
• Una hora de inicio del trabajo
• Periodos de descanso (el café con el equipo, la comida, un café a media tarde). Comer delante de la pantalla no cuenta como descanso
• Identifica tus periodos de alto rendimiento
• Márcate la hora de desconexión y desconecta. Apaga el portátil y dedícate a otras cosas también tu hora de ir a dormir. No confundamos la sensación de estar en casa con los horarios de fin de semana. Mantén tus horarios normales de sueño. 

Una vez tengas hecha tu rutina, síguela una y otra vez hasta que se convierta en hábito para ti y para las personas con las que convives y con las que trabajas.

Organización

Llegó la primera semana de confinamiento, nos fuimos todos a casa a trabajar, redescubrimos Teams, Zoom, Skype, Webex, Go to Meeting, Chime..y parecía que toda esta tecnología y lo que había rescatado de la oficina, todo iba a ir bien. El primer día todo eran llamadas, conexiones, aprender a participar en las reuniones, compartir pantalla, bromear con los compañeros o enviarnos WhatsApps.  ¡Y ni tan mal! Hacia tiempo que no hablaba tanto con el equipo. Hacía tiempo que no me reunía tantas veces para comentar la jugada. Hacía tiempo que no éramos tan equipo y hacía tiempo que era tan poco productivo….. y es que hemos redescubierto la máxima de “o me reúno, o trabajo”. La nueva realidad en la que estamos trabajando invita a la interrupción constante, más aún cuando todos, clientes y equipo, estamos un poco nerviosos.  Cómo entonces, gestionar esta situación. Tiremos de algunos de los clásicos de la organización y efectividad y juntémoslos con algunos conceptos nuevos y ágiles

Listas To Do: El clásico de clásicos, modificado, modernizado, digitalizado, pero igual de efectivo.

Sencillez y eficacia aplicada.

•               Crea una lista de todas las tareas que tienes que hacer

•               Incluye las corto y las de largo plazo

•               Desglosa los proyectos en tareas cortas

•               Asegúrate de que la lista sea escrita y no mental. Escríbela en un sitio fiable.

•               Cualquier cosa que te vaya a llevar menos de 2 minutos ¡Hazlo ahora!

•               Cada tarea realizada, táchala de la lista. ¡Qué gustazo!

•               Actualízala cada día a la misma hora

Sapos

Se te presenta esa tarea que no te gusta, un sapo de tarea. Estás en casa, nadie te ve… ¿Sapo o nevera? ¿Sapo o cafecito? ¿Sapo o regar esa planta que tiene pinta de estresada?

El sapo tiene las de perder, pero tu productividad también. Tú te paras, pero el tiempo no. 

Si tu trabajo consiste en comerte 1 sapo, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana.

Y si tu trabajo es comerte 2 sapos, es mejor empezar con el más grande primero. Así que Identifica los sapos de tu lista y comételos

Sprints

Los equipos ágiles consiguen un altísimo rendimiento trabajando por sprints. Son periodos cortos en los que centran toda su energía en producir al máximo para llegar a una entrega pactada. Este mismo concepto lo podemos aplicar a nuestra organización personal. La idea es identificar periodos cortos en los que podremos trabajar sin interrupciones e incluirlos en nuestra agenda diaria:  

Busca periodos de entre 25 minutos y una hora de trabajo productivo, sin interrupciones

• Planifica tus “sprints” ponlos en tu agenda. Haz que formen parte de tu rutina.
• Durante el “sprint” aíslate y elimina distracciones. Silencia el móvil y cierra el correo.
• Al final del “sprint” retoma el contacto con el equipo y los clientes
• Planifica varios “sprints” al día

Una mañana planificada con Sprints podría ser algo así: 

Equilibrio

Mantén el equilibrio de los cuadrantes vitales

Parte de nuestro bienestar viene del equilibrio en la dedicación a las partes fundamentales de nuestra vida. Hay que cuidar y nutrir el “yo” profesional, el “yo” social, el “yo “familiar” y el “yo” personal. Si descuidamos alguno de ellos, perdemos el equilibrio.  La conciliación no es una ecuación de dos factores trabajo y familia. La conciliación real viene cuando dedicamos tiempo y energía a los 4 cuadrantes, algo que, en la situación actual, vamos a tener que esforzarnos todavía más por dedicarnos a cada uno de ellos….

• Tiempo para el trabajo: Con un horario racional. Ajustado a las circunstancias
• Tiempo para la familia: Aparte de cambiar pañales J Conversar, jugar a juegos, cenar con la tele apagada
• Tiempo para los amigos: Aunque estén lejos. Una llamada, una conversación….
• Tiempo para ti: Tú y solamente tú. Tiempo a solas con tu libro, tu guitarra, tu música, tu relax….. 

Desinfoxícate. ¿Cuántos telediarios realmente necesitamos ver al día? ¿Cuántos programas, tweets, mails, WhatsApps, posts y bulos varios realmente aportan algún valor? ¿Cuánto de este tiempo y energía podríamos dedicar a otras cosas?

Centra tu energía en las cosas que puedes controlar. Visualiza y decide tú, cómo quieres que sea tu día. Organízate y concilia en casa.