A lo largo de nuestra jornada llevamos a cabo toda una serie de acciones que nos acercan a nuestros objetivos. Son las llamadas tareas de Alta Rentabilidad (AR), prioritarias en cualquier estrategia de negocio. Es fundamental saberlas gestionar y darles un amplio espacio en nuestra agenda diaria, ya que son imprescindibles para conseguir mejores resultados sin multiplicar esfuerzos. Es decir, en ellas reside la clave de la productividad.
Por eso, es muy importante diferenciarlas y, una vez detectadas, dividirlas en dos grupos: el de las tareas de Alta Rentabilidad Tangible (AR1) y las tareas de Alta Rentabilidad Intangible (AR2). Las segundas son las que nos colocan en la dirección correcta para lograr nuestras metas y objetivos, aunque por sí solas no cambian los resultados. Necesitamos las AR1 para que esa planificación previa cuaje y dé resultados positivos.
Pongamos un ejemplo para visualizarlo mejor. Alicia ha concertado una cita con un posible cliente y la ha programado en su agenda diaria. Hace las llamadas previas, prepara bien su discurso, se traslada con su coche, celebra la reunión y regresa. Todo ello ha supuesto una inversión de tiempo y dinero. Por su parte, el posible cliente parece interesado en la propuesta y pide un presupuesto. Alicia se lo envía y queda a la espera de una contestación.
Todo ese hilo concatenado de acciones son AR2, que de nada servirán si Alicia no realiza poco después un seguimiento continuo (AR1) para tantear si el posible cliente tiene dudas o no está conforme con el presupuesto planteado. Esperar una respuesta de forma pasiva sólo le dará dolores de cabeza y, muy probablemente, dinamitará todo es trabajo previo realizado.
Tenemos que aprender a diferenciar muy bien estos tipos de tareas, separarlas de las de Baja Rentabilidad (aquellas necesarias para el desarrollo de una actividad pero que no aportan beneficios), saber ordenarlas de menor a mayor importancia y, de esta manera, maximizarlas en nuestra planificación semanal. La clave para una gestión correcta es una agenda eficaz que trabaje a favor de las tareas que hemos anotado en ella.
6 pasos para detectar las tareas AR y darles prioridad
1) Tomamos nota de todas y cada una de las actividades diarias que realizamos y los minutos que empleamos en ellas. Hay que apuntar hasta las más insignificantes. Esto nos ayudará a ser más conscientes de cómo empleamos nuestro tiempo.
2) Clasificar las ocupaciones por su relevancia. Desde las que involucran al desarrollo de nuestro negocio o de nuestra persona hasta las más nimias. Se trata de que las primeras no se vean postergadas por esas segundas que, siendo secundarias, se presentan con carácter de urgencia.
3) Agrupar las tareas por categorías (revisar emails, reuniones con clientes, llamadas de seguimiento, etc.) y calcular el tiempo semanal que empleamos en cada bloque.
4) Identificamos las AR1, las AR2 y las BR en el cuadro de tareas elaborado y contabilizamos el tiempo dedicado a unas y otras. Nos aseguramos de definir cuáles son las actividades estratégicas para potenciar nuestro negocio, nuestro proyecto o nuestro objetivo fijado.
5) Asignamos días específicos de ejecución para todas ellas. Asegurándonos de incrementar el tiempo de dedicación a cada AR.
6) Proteger las AR con prioridad absoluta y emplear en ellas, como mínimo, tres horas diarias. Para ello es necesario eliminar de nuestro día a día los factores que nos distraen. También es importante reservar una franja de nuestra agenda para imprevistos e interrupciones y, si es posible, delegar las tareas de Baja Rentabilidad.
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