Secretos y ventajas para utilizar con éxito una plataforma e-learning

Las empresas han comprendido que el aprendizaje mediante medios y herramientas electrónicas puede ayudar a resolver retos y abrir nuevos horizontes formativos. Ahora bien, ¿está mi organización preparada para aprovechar todas las ventajas de una plataforma e-learning? Veamos.

Es un hecho que, desde hace ya años, la mayoría de organizaciones con grandes equipos –aseguradoras, bancos y laboratorios farmacéuticos, los primeros– opta por soluciones formativas e-learning. Muchos otros sectores y empresas de gran tamaño también están incorporando este tipo de soluciones, a medida que los costes unitarios decrecen y las plataformas e-learning son más accesibles. Y si los pioneros decidieron dar el salto empezando por los equipos más alejados del núcleo operativo, ahora el e-learning es un instrumento indispensable para todo el personal de cualquier gran corporación.

Por qué es tan útil

¿Pero por qué es el e-learning un instrumento de transmisión de conocimientos tan efectivo? Nuestra larga experiencia nos indica que lo es porque, en primer lugar, elimina los obstáculos de la formación tradicional, permitiendo que los equipos se formen sin necesidad de desplazamientos, logrando que los contenidos sean accesibles desde cualquier lugar y posibilitando la interacción entre participantes, independientemente de las distancias geográficas. 

También permite sistematizar el conocimiento ya que las plataformas e-learning permiten alojar de forma ordenada el conocimiento organizativo que cada departamento debe adquirir para desempeñar su función.

Logra que los contenidos estén permanentemente actualizados. La información más reciente está alojada y disponible y los equipos se forman estrictamente en los procedimientos, contenidos y conocimientos que les sirven. 

El e-learning desarrolla además el concepto de itinerario formativo, permitiendo definir para cada colaborador y cada función un conjunto de contenidos que deberá ir adquiriendo y transfiriendo al puesto de trabajo, durante su trayectoria. 

Logra que absolutamente todos los integrantes adquieran los conocimientos, porque las plataformas disponen de sistemas que avisan si los contenidos no han sido visualizados o si no han sido entendidos, mediante cuestionarios. 

Es un instrumento transversal ya que todos los departamentos lo pueden utilizar para establecer los contenidos y difundirlos sólo a los destinatarios que les conciernen.

Mejora drásticamente la comunicación interna hasta el punto de que hoy día es uno de los instrumentos preferidos por las direcciones para alinear equipos, y materializar la estrategia. 

¿Cuáles son los secretos para tener éxito al implantar una plataforma e-learning? 

Contrariamente a lo que muchos directivos piensan, no se trata de un desafío tecnológico ya que, actualmente, las principales plataformas e-learning del mercado permiten, a costes muy razonables, facilidad de acceso, contenidos interactivos y la posibilidad de monitorizar el trabajo realizado.

Es necesario, eso sí, disponer de un dinamizador de contenidos, un experto que proponga a los departamentos contenidos para desarrollar que, una vez realizados, generen demanda en cada equipo. A partir de ahí, cada departamento solicita los contenidos que le son más útiles y le permiten ser eficientes.

Es igualmente necesaria la presencia de un dinamizador del uso que esté pendiente de que la plataforma se utilice. Que los equipos de cada departamento le presten atención, hagan los ejercicios y contesten las preguntas. Asimismo, este dinamizador debe solicitar a las personas que no han cumplimentado el trabajo o que han “suspendido” los ejercicios, que hagan la tarea establecida organizativamente.

Por último, los contenidos se deben desarrollar y difundir ad-hoc ya que de poco sirve un curso de ventas o liderazgo genérico.

Los contenidos más habituales 

No es fácil seleccionar a priori las materias más útiles para utilizar una plataforma e-learning. A partir de nuestra experiencia, enumero las más habituales que una compañía puede estructurar, en función de los departamentos:

En la dirección destacan los planes de negocio, los mensajes de Dirección General y las líneas estratégicas, compartiéndose estas últimas con el resto de la organización. Desde el departamento de marketing se comparte con los demás departamentos casi todo: información sobre la competencia, imagen corporativa, contenidos publicitarios… no se comparten contenidos sobre nuevos productos.

Los departamentos de ventas generan contenidos sobre nuevos productos, argumentos para mejorar la venta, así como características y beneficios de la cartera de productos, todo para uso interno. Lo mismo ocurre con los departamentos de finanzas que acostumbran a desarrollar materiales sobre procesos, sistemas de reporting internos y criterios de imputación de costes y gastos que, obviamente, no se comparten con otras áreas.

El e-learning en Recursos Humanos suele compartirse, sobre todo en lo que se refiere a información sobre protocolos de incorporación y misión, visión y valores de la compañía, quedando a nivel interno aquellos contenidos centrados en procesos internos de departamento.

La variedad de herramientas que pone a nuestro alcance el e-learning hace que su enfoque hacia la transmisión de conocimientos sea casi completo, quedando al margen únicamente la formación de habilidades (liderazgo, actitudes, ventas, trabajo en equipo, accountability) que, a nuestro juicio, sí deben continuar siendo presenciales, aunque con ayudas y recursos digitales.

En un momento como este, en que lo digital está de moda, es necesario entender que, si verdaderamente queremos un cambio, debemos utilizar la tecnología a nuestro alcance, pero no de cualquier manera. Adoptar un proyecto de plataforma virtual no es un problema tecnológico sino sobre todo organizativo.