Cuando hablamos de Externalización de Procesos de Negocios, también conocida por su acrónimo en inglés BPO (Business ProcessOutosurcing), estamos hablando de la cesión de parte de los procesos que intervienen en un negocio a un tercero mediante un contrato de prestación de servicios. Normalmente, el objetivo de dicha cesión va unida a la reducción de costes y recursos por parte de la empresa contratante, con el objetivo de mejorar su eficacia.
Se trata, de maximizar la eficiencia de las operaciones con los mínimos recursos. Y ¿Cómo vamos a lograr esto? Podemos empezar por los aspectos más obvios como son la reducción de costes fijos de todo tipo, de personal, de espacio, de inversión en equipos, etc… Estas operaciones de externalización trasladarán a las empresas de externalización la rigidez de esas inversiones en recursos ganando la flexibilidad de un mayor porcentaje de costes variables sobre el coste total del producto.
A partir de esta primera ventaja que podríamos clasificar como “hard” podemos empezar a analizar todas las ventajas “soft”, qué siendo a veces más difíciles de llevar a un dato concreto, no son menos importantes en su impacto en las organizaciones. En primer lugar, nos aparece la posibilidad de contar con proveedores altamente especializados. Esto se logra casi automáticamente, pues para las empresas de externalización, su ámbito de gestión se centra muchas veces en micro procesos, por lo que ceder la gestión de procesos tan específicos nos garantiza casi con total seguridad, que el nivel del control y dominio de las variables de ese proceso va a ser muy alto por parte de su responsable. Esto nos permitirá, lograr mejoras en la productividad con ahorros de tiempo significativos principalmente en formación de equipos propios y en reducción de curvas de aprendizaje e implantación.
Pero en este artículo me gustaría centrarme en otra de esas ventajas “soft”, esto es; en cómo los procesos de externalización nos ayudan a gestionar y a acelerar los procesos de cambio en las compañías.
No podemos obviar que la velocidad a la que una organización es capaz de cambiar es un aspecto a tener muy en cuenta. La historia de los negocios está llena de grandes compañías que después de épocas de éxito no supieron adaptarse y desaparecieron. Podríamos decir que este fenómeno siempre se ha dado a lo largo de la historia, pero la novedad es la rapidez a la que se producen esos cambios en la actualidad. Si tenemos en cuenta que los frenos más importantes al cambio somos las personas y nuestra legendaria resistencia al mismo, aquí tenemos un motivo para que, si buscamos herramientas que faciliten y agilicen el cambio, nos centremos principalmente en las personas.
En este punto es donde las empresas de externalización pueden colaborar en mayor medida,
en la eliminación de la resistencia al cambio de las organizaciones. En primer lugar se incorpora un agente de cambio en la compañía principal, una empresa de outsourcing cuya razón de ser es hacer cosas de manera distinta para lograr resultados distintos y mejores. Por otra parte
con personas nuevas, personas que no sufren los anclajes existentes en la compañía principal, anclajes culturales, tabús corporativos, modos de pensar, etc, este ejercicio de confrontación de las nuevas y viejas maneras de hacer, bien gestionado, siempre es enriquecedor. Y por último en las empresas de externalización es habitual que el trabajo esté apoyado en herramientas sistemáticas de gestión y mejora continua. Todas estas metodologías, están principalmente orientadas a gestionar el cambio de una manera medida y orientada. Esta
combinación de agentes dinamizadores de organizaciones, con herramientas de gestión y análisis sistemático de las operaciones hacen de las empresas y de los procesos de externalización una herramienta a tener muy en cuenta en cualquier proceso de cambio que queramos llevar a cabo en nuestras organizaciones.
Cambios en la gestión de departamentos, externalizando labores de backoffice y/o desarrollo. Introducción de nuevos productos o la entrada en nuevos mercados, mediante la externalización de redes comerciales o gestores de puntos de venta. Cambios en la imagen corporativa, mediante la profesionalización de la gestión de eventos y atención al público. Cambios en el modelo de crecimiento de las compañías externalizando todo aquello en lo que no podemos o no nos interesa hacer el esfuerzo para aportar valor añadido.
Resumiendo, eliminamos estructura, ganamos flexibilidad, y todo ello nos permite adaptarnos de mejor manera y más rápidamente a los cambios del entorno, y eso nos dará una ventaja competitiva.
No hay mejora sin cambio, no hay éxito sin mejora, así que dispongámonos a cambiar y contemos para ello con los mejores socios y las mejores herramientas.
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