Analizar y diseñar Cargos: proyectos similares pero no iguales

En varias oportunidades me han contactado diversos clientescon la finalidad de que los asesoreen proyectos de Análisis y Descripciones de Cargo, cuando investigo las razones del porque quieren iniciar este tipo de proyectos, me han dado un sin fin de respuestas: la necesidad de actualizar la información de los cargos, de documentarlos o de posteriormente querer valorarlos. Todas son respuestas muy validas, sin embargo en muchos casos los clientes suelen confundirse, y piensan que con analizar y describir los cargos ya van a tener unos cargos nuevos y mejorados y resulta que no es así. Por esta razón, el consultor debe aclararle al cliente que, analizar y describir y diseñar cargos son proyectos distintos.

Ahora bien, ¿Por qué son dos proyectos distintos aunque parezcan similares?

Analizar un cargo es una actividad mediante la cual se investiga, identifica y recopilatoda la información disponible sobre el contenido de un cargo en una organización determinada. Esto significa relacionar qué hace el ocupante, cómo lo hace, en qué condiciones lo hace y por qué lo hace, es un retrato que permite identificar la situación actual y la incidencia real.Toda esa información se documenta en un formato escrito llamado descripción de cargo.

Por su parte, el diseño de un cargo es un proceso que se lleva a cabo para estructurar, establecer o cambiar el contenido de un cargo específico, a efectos de mejorar el desempeñoindividual, organizacional, y de potenciar los talentos de los empleados ocupantes de cada cargo. El diseño de puestos debe hacerse teniendo en cuenta que los cargos deben estar alineados a la planificación estratégica de la organización, así como a su estructura organizacional.

¿Cómo se relacionan estos dos procesos con el desarrollo organizacional?

El Desarrollo Organizacional es una estrategia para el cambio que busca el mejoramiento de la organización y que tiene tres componentes básicos: diagnóstico, intervención y administración. Es así como podemos observar lo siguiente:

1) Analizar y describir un cargo es la etapa de diagnóstico.

2) El diseño / rediseño es la etapa de intervención.

3) Se busca siempre el mejoramiento de la organización.

¿Cuándo es el momento preciso de aplicar un proyecto de analisis y descripcion y otro de diseño?

Principalmente va a depender del ciclo de vida que este atravesando la empresa,el cual va a indicar el tipo de proyecto que es necesario aplicar. Tomáremos el modelo de ciclos de vida de B.J Hodge (2004) el cual consta de cuatro etapas que se adaptan muy bien a lo que se pretende explicar:

1) Nacimiento empresarial: en esa etapa de crecimiento acelerado, sería excelente y de gran provecho diseñar antes de iniciar operaciones en base al modelo de negocio implementado. Sin embargo muy pocas empresas lo hacen.

2) Estructura emergente-colectividad: en muchos casos las organizaciones que logran llegar a esta etapa lo hacen de manera muy informal, sin establecer formalmente los cargos, sino simplemente asignando a los empleados una serie de actividades. Pero a medida que las empresas, en su proceso de crecimiento, van alcanzando mayorcomplejidad en todas las operaciones que llevan a cabo, se hace sumamente necesario formalizar varios aspectos entre ellos obviamente los cargos. Es en esta etapa cuando surge la necesidad de planificar y ejecutar un diagnóstico mediante un proyecto de análisis y descripciones de cargos con miras a conocer información relevante sobre el contenido y el contexto del cargo. A la vez, este diagnóstico es el que nos permitirá identificar si existen oportunidades de mejora (lo cual es casi seguro en estos casos). Ahora bien, si existen dichas oportunidades deberá procederse entonces a planificar y ejecutar un proyecto de diseño de cargo.

3) Organización formal – formalización: etapa en la cual la empresa ya está formalmente establecida. Claro se pude dar el caso que los cargos fueron descritos hace mucho tiempo y se desea analizar ydescribir los cargos con miras a conocer su actualidad o simplemente conocer si hace falta ejecutar algunos cambios menores.

4) Dinosaurios y cambio completo-elaboración: etapa en la cual la organización transita por un crecimiento lento, estancamiento largo y complejo, volviéndose altamente burocrática a tal punto de ya no poder trabajar. Es allí cuando surge la necesidad de diseñar, planificar y ejecutar los cambios necesarios para evitar el declive. En esta direccion el cambio incluye diseñar y establecer cargos los cuales estén alineados a la re estructuración, la re-ingeniería de procesos o a la nueva estrategia organizacional. Si no se han analizado y descrito los cargos en mucho tiempo, sugiero primero analizarlos para posteriormente diseñarlos.

Ahora bien, con lo dinámico que es hoy en día el entorno empresarial, en donde los cambios globales se están dando con tal intensidad y rapidez que alteran inmediatamente la naturaleza del cargo, es cuando más se hace necesario actuar con rapidez, analizar-describir y/o diseñar los cargos en cualquier etapa, para poder prosperar, mantenerse competitivos o simplemente sobrevivir.

En todo caso, esto puede suceder debido a:

1) Avances tecnológicos: muchas veces son tan acelerados los cambios

2) El propósito estratégico o el modelo de negocio de la organización cambia. Ejemplo: la organización pasa de alquilar películas en formato físico a formato digital vía Internet.

3) Aumento del nivel organizacional del cargo. La organización requiere que el cargo pase de hacer actividades operativas a actividades tácticas o estratégicas.

4) Cambio en las actividades del cargo: se agregan nuevas actividades las cuales generen valor. Como ejemplo un caso real: un gerente de relaciones laborales que entre sus funciones no estaba negociar el contrato colectivo de la organización.

5) Cambios organizacionales: cuando hay cambios significativos en el tamaño, composición accionaria o estructura organizacional,

6) Cambios en los procesos: dicho cambio puede agregarle actividades al cargo. Si el nuevo proceso indica que es necesario ejecutar un chequeo de referencias, el cargo responsable del proceso debe comenzar a llevarlo a cabo.

La importancia del cargo dentro de la organización es indiscutible y como tal el tener cargos bien diseñados, analizados y descritos puede traer toda una serie de beneficios:

• Quedan perfectamente ordenadas, establecidas y deslindadas cada una de las dimensiones del cargo: datos de identificación, posición organizacional, propósito general, actividades, naturaleza y alcance, perfil del cargo, así como los límites dentro de los cuales deben ejercerse.
• Asegurar que los empleados entiendan lo que tienen que hacer.
• Se permite actualizar y mejorar los cargos: Eliminar tareas que no agregan valor o por el contrario agregar tareas que si agreguen valor.
• Motivar a los empleados, permitiendo a estos asumir un papel más importante en el proceso de toma de decisiones y participar más en la planificación, organización, dirección y control de su propio trabajo.
• Selección de personal basado en el perfil del cargo.
• Establecer una política de Compensación basada en los cargos y no en las personas.
• Valorar los cargos: establecer el peso relativo de cada cargo dentro la organización.
• Evaluar y medir el desempeño de cada uno de los empleados en base a las responsabilidades y competencias del cargo que ocupan.
• Desarrollar un programa de Capacitación basado en las brechas existentes entre el conocimiento del empleado y las tareas del cargo a desempeñar. Se preparan a las personas para cumplir con las demandas de su cargo.
• Análisis Organizacional: conocer si existen oportunidades de mejora de la estructura organizacional.
• Seguridad y salud laboral: permite medir los riesgos de acuerdo a la naturaleza del cargo.

Finalmente, mi consejo es que las organizaciones inviertan tiempo y recursos en la mejora de sus cargos, aunque siempre teniendo en cuenta la diferencia entre diseñar y analizar un cargo.