En el preciso instante en que la empresa detecta la comisión de un fraude, o cualquierotro ilícito, por parte de un trabajador, suele padecerse un cierto nerviosismo e inquietud, en el sano convencimiento de querer actuar lo mejor y más rápido posible. Sin embargo, la experiencia nos indica que debemos ser cautos, prudentes y actuar con total coherencia y orden, en aras a no dejar ningún cabo suelto, y que podamos disponer de todos los elementos de convicción posibles para tomar una decisión justa y razonable.
Decisión que, por otro lado, más adelante, será examinada por otras personas (el propio trabajador, su abogado o el Juez) y que deberá respetar y contemplar los mínimos aspectos de validez y legalidad. Por ello, si queremos la convalidación judicial de un proceder disciplinario por parte de la empresa, debemos seguir a rajatabla unos consejos como los que a continuación se van a exponer. Son los siguientes:
1. En primer lugar, debemos conocer con exactitud el alcance de las actuaciones llevadas a cabo por el trabajador, la evaluación de los posibles perjuicios causados o el daño producido, el nivel del fraude o engaño que hayan podido concurrir o realizar el acopio de las pruebas necesarias para poder documentar, en su caso, la sanción a imponer al trabajador.
2. Es fundamental en esta primera toma de contacto fijar muy bien la fecha de comisión de los hechos, así como la fecha de conocimiento de los mismos por parte de la empresa. De modo que podamos evaluar si estamos ante hechos prescritos que no se pueden sancionar; o si la empresa ha tenido conocimiento cabal y pleno de los hechos (en palabras del Tribunal Supremo) en una fecha cierta, que aun habiendo transcurrido el plazo normal de prescripción, se podrían sancionar de concurrir unas determinadas circunstancias.
3. Otro aspecto fundamental del proceso disciplinario ante la comisión de un fraude es la organización del tiempo y localización de evidencias. Pues no estamos ante una pelea, unos insultoso un robo de dinero; extremos todos ellos fácilmente identificables y sencillos de acotar. Al contrario, nos encontramos ante incumplimientos laborales en los que el trabajador se ha valido de mecanismos, procesos, herramientas puestas a disposición de la empresa, usándolas en beneficio propio con apariencia de normalidad, trasgrediendo la buena fe contractual y, normalmente, engañando a la empresa. Y todos esos elementos deben quedar claramente definidos si queremos dotar de trazabilidad al proceso disciplinario.
De modo que tendremos que documentar al máximo todo lo ocurrido, y poder acceder a cuantos más soportes probatorios mejor (auditorías, informes electrónicos, fichajes, uso de herramientas informáticas, testigos, etc.). Además, ello nos ayudará a calificar la sanción en función de la gravedad y complejidad de los hechos ocurridos.La localización y, en su caso, realización de pruebas específicas, suele ser necesaria en casos más complejos. Asimismo, entrevistas con testigos también pueden aportar información al respecto.
Como bien es sabido, la prueba en un proceso judicial laboral lo es todo. Los Jueces están ávidos de conocimiento sobre los hechos ocurridos, más que de escuchar alegatos jurídicos que sin duda conocen bien. Quieren que se les ofrezcan los hechos de forma ordenada, sistemática, coherente y sencilla. Y para ello hemos tenido que hacer un buen trabajo previo, tanto en la investigación, como en la carta de sanción o despido que se elabora precisamente en base a esos hechos obtenidos fruto del análisis. Cuanto más claros y ordenados se presenten los hechos al juzgador, más fácil será que entienda el alcance de los hechos imputados al trabajador.
4. Otro aspecto fundamental de los pasos previos a la elaboración de la carta de sanción o despido, es el análisis de los aspectos económicos: perjuicio, beneficio y ahorro. Ya que durante una investigación encaminada a dilucidar si ha existido incumplimiento o no por parte de un trabajador, es muy relevante determinar si de dicha infracción se ha derivado unperjuicio para la empresa o cualesquiera de sus colaboradores, un beneficio que haya obtenido el empleado que ha cometido el incumplimiento o un ahorro del que se ha beneficiado igualmente. De modo que la concurrencia de cualquiera de los tres aspectos nos ayudará a determinar no solo la gravedad de los hechos ocurridos sino el tipo de sanción a imponer.
5. Por último, debemos destacar que es muy útil, y necesario a veces, adoptar medidas respecto del trabajador durante la investigación. Toda vez que, como es lógico, puede suceder que sea perjudicial para el empleador, incómodo para ambas partes o arriesgado para la investigación la circunstancias de que el empleado permanezca en su puesto de trabajo. Ya sea por los riesgos evidentes de que siga cometiendo irregularidades, porque desconozca la investigación en curso; bien porque se puedan acrecentar los perjuicios provocados; bien porque pueda ocasionarse un mayor perjuicio de imagen a la empresa o al entorno de ésta; o bien, por la razón más habitual, para evitar que se destruyan o hagan desaparecer pruebas que demuestren los hechos ocurridos. Dependerá de los hechos ocurridos, el alcance de los mismos y la jerarquía del trabajador investigado, el que la empresa decida adoptar alguna medida durante la investigación.
Como opciones disponibles, la más habitual es la concesión de un permiso retribuido al empleado; de modo que no tiene que trabajador pero continúa percibiendo su salario. Otra opción, aunque más espinosa, es impedir el acceso del empleado a ciertos sistemas de la empresa, en aras a que no se manipulen o adulteren datos durante la investigación. Y como alternativa más contundente, se puede plantear al trabajador una modificación temporal de sus funciones, ocupaciones o incluso del puesto de trabajo, mientras se esclarecen los hechos.
Como reflexión final debemos apuntar que este tipo de medidas se antojan necesarias cuando los incumplimientos cometidos por el trabajador revisten algún tipo de complejidad, ocultamiento o especial trascendencia. Por lo que recomendamos que en los casos de comisión de fraude o similares incumplimientos se adopten este tipo de medidas para determinar si se está ante este modelo reprochable de conducta y poder actuar con cierta independencia y autonomía. Y ello en aras a garantizar, en la medida de lo posible, el hipotético éxito judicial.
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