El volumen de información en cualquier empresa, aunque sea una pyme, actualmente es enorme. Por eso es tan importante gestionar la comunicación lo mejor posible, apoyándose en herramientas tecnológica que faciliten un ahorro de tiempo y una mayor eficiencia.
De ahí que el uso de plataformas de mensajería sea cada vez mayor, sobre todo en las grandes compañías, pero también en empresas de cualquier tamaño y profesionales independientes que también necesitan trabajar en equipo. Así, el tradicional email va quedando olvidado. Y es que, las nuevas herramientas de mensajería corporativas aportan velocidad, facilidad de acceso, eficiencia y están basadas en arquitecturas de código abierto que permiten desarrollar aplicaciones personalizadas.
Además de estas obvias ventajas para la productividad empresarial introducen cambios positivos en la cultura empresarial, ya que la comunicación y la colaboración son dos de sus grandes pilares. Así, los negocios actuales pueden afrontar los retos y aprovechar las oportunidades que propicia la distribución geográfica de los equipos. Las empresas no se desarrollan ya solo en el espacio de una oficina o en un determinado lugar geográfico. Las nuevas aplicaciones de mensajería corporativa cambian las reglas. Algunos de sus principales beneficios son:
Colaborar con más de un equipo
La función “Equipos” permite colaborar con varios equipos, tanto dentro como fuera de una organización, dentro de una misma plataforma de mensajería. En ella tendrás acceso a canales para obtener noticias de la compañía en general, otros para discutir los detalles de un proyecto en curso en un equipo determinado y otros para conocer las novedades del sector a través de compañeros y expertos de todo el mundo.
Organizarse de una forma más sencilla
Team Messenger ayuda a organizarse, ya que las ideas específicas, los documentos relevantes y las conversaciones se almacenan dentro de grupos específicos por funciones o proyectos dentro de cada equipo. Se les pueden añadir etiquetas para facilitar su búsqueda posterior y se puede acceder a cualquier información o conversación simplemente entrando en el grupo.
Formar parte de un ecosistema de conocimiento
Las aplicaciones de colaboración empresariales permiten crear varios equipos, lo que hace posible estar en contacto con colegas y expertos del sector, todo ello en una sola plataforma. Si se desea reunir a otros compañeros del mismo sector, puede crear «Equipos Públicos» o un equipo de invitados. Esta gran facilidad para colaborar e intercambiar información ayuda a fomentar los ecosistemas del conocimiento y a fomentar el aprendizaje colaborativo.
No te pierdas nunca nada
Si has tenido un día libre, solo tienes que abrir sesión en la aplicación de mensajería del móvil para conocer todos los mensajes que se han producido en ese tiempo. Las plataformas cloud descargan toda esa información rápidamente. Y si estás en casa y necesitas acceder a un documento, basta con iniciar sesión igualmente en el móvil u ordenador personal y podrás acceder a todos los documentos y archivos compartidos previamente en la plataforma.
Personalizar las aplicaciones integradas
A diferencia de otras formas tradicionales de colaboración, una plataforma de mensajería para grupos integra diversas aplicaciones, lo que da a cada equipo la libertad de escoger las que más le convienen. Por ejemplo, un equipo de redes sociales estará interesado en contar con Google Analytics o aplicaciones para Twitter. Además, con las API suministradas, los equipos pueden personalizar completamente sus opciones para crear una variedad de herramientas única.
Colaborar eficientemente en situaciones difíciles
Los contratiempos serán más fáciles de manejar con una aplicación de mensajería en equipo porque pone todo el directorio de la empresa al alcance. Así, el acceso a cualquiera del equipo, organización y círculo de proveedores o clientes se agiliza enormemente. Además, con un fácil historial de búsqueda es más sencillo el seguimiento de tareas es mucho más sencillo y las notificaciones push en tiempo real informan a todos sobre la crisis actual, independientemente de su ubicación.
Agiliza la toma de decisiones
Las aplicaciones de mensajería hacen innecesarias las reuniones cara a cara y facilitan aún más las videoconferencias o chats en grupo al integrar estas funciones. También ofrecen la posibilidad de realizar encuestas y ahorrar mucho tiempo en la toma de decisiones importantes. Estas características, además de la posibilidad de establecer recordatorios, juegan un papel crucial en una mejor utilización del tiempo.
Habilita equipos móviles
El personal que se desplace frecuentemente puede usar mensajes en tiempo real para aumentar la eficiencia y agilizar las operaciones. Además, los cambios de horario se pueden administrar con notificaciones que llegan a todo el equipo y las notificaciones de lectura confirmarán si se leen mensajes importantes. Las plataformas de mensajería para grupos también permiten compartir imágenes y vídeos, favoreciendo el conocimiento del estado de un proyecto. Los equipos de ventas, por ejemplo, se benefician mucho de la funcionalidad “Equipos” porque pueden crear equipos independientes dentro de la misma aplicación para proveedores, socios y distribuidores. De esta forma, los comerciales ya no tienen que cambiar de cuentas y/o dispositivos para comunicarse con unos u otros interlocutores. Por supuesto, el envío de facturas, documentos, folletos y listas de precios es seguro y sencillo.
Favorece nuevas relaciones laborales
La comunicación óptima, sin jerarquías o paredes físicas, es el futuro de la colaboración de equipos y las plataformas de mensajería en grupo han conseguido precisamente situar a una organización entera dentro de una misma plataforma. Las posibilidades son muchas, bien se trate de crear grupos con aquellos que tienen intereses similares, bien de comunicar directamente una idea innovadora al líder del equipo. Permiten un alto potencial para que todos los miembros se sumen a la discusión, proporcionen ideas, experiencias o soluciones inesperadas.
Las 10 situaciones descritas son solo la guinda del pastel, ya que las posibilidades son inmensas cuando se utiliza con éxito una aplicación de mensajería en equipo para mejorar la productividad, la comunicación y la colaboración. Además, la posibilidad que dan estas plataformas de permitir la creación de aplicaciones personalizadas, aumenta todavía más la eficiencia organizativa.
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