Estamos en la era de la información, gracias a la transformación digital tenemos acceso inmediato a muchos datos, ideas, opiniones, modelos… de todos los ámbitos, de temas relevantes o irrelevantes y ciertos o falsos. En segundos podemos tener acceso a mucha información, toda la que se nos ocurra, con simplemente darle a una tecla de nuestro ordenador.
Esta transformación digital ha impactado y cada vez más lo hará en las organizaciones empresariales y en la gestión y desarrollo de los Recursos Humanos. En este sentido podemos realizar procesos de selección, gestionar talento, evaluar empleados, establecer planes de desarrollo y capacitación, tener información de las necesidades de nuestros empleados, de su satisfacción general con la empresa, etc…
Actualmente disponemos de multitud de herramientas que nos permiten gestionar la información y comunicarla, pero a nivel interno en las organizaciones ¿lo hacemos de forma efectiva?, ¿conocen los empleados lo que está ocurriendo en la empresa?, ¿saben hacia dónde se dirige la compañía y cuáles son los principales ejes estratégicos? O incluso a nivel más operativo, ¿cómo puede un empleado o departamento colaborar en los objetivos de otro departamento o en el suyo propio?, ¿los procedimientos?…
Estas son algunas de las preguntas claves que nos debemos hacer en la actualidad sobre las que es necesario reflexionar y tener en cuenta en las organizaciones, por su vinculación con la eficiencia y eficacia empresarial.
Todas estas cuestiones y reflexiones se reducen a la respuesta de una única pregunta general y básica: ¿Tienen actualmente las empresas españolas un Plan de comunicación Interno que permita dar respuesta a estas cuestiones de forma afirmativa?
Por la experiencia en el desarrollo de proyectos de consultoría estratégica de RRHH, puedo afirmar que en la mayoría de los casos en las empresas no existe un Plan de comunicación que permita que el empleado tenga información y participe activamente en el sentido anteriormente mencionado. Sí existen herramientas informáticas concretas que permiten conocer a nivel muy general ámbitos organizativos de la empresa, la opinión de los empleados relacionados con aspectos concretos, o desde el área de RRHH se ponen a disposición buzones de sugerencias…
En este sentido se hace necesario la elaboración de un Plan de Comunicación Interna que cumpla los objetivos señalados anteriormente y que actúe sobre tres niveles o ejes estratégicos:
1ª eje: Identificando la información que es relevante trasmitir al empleado. En este sentido se elabora, conjuntamente con la dirección, una matriz de Comunicación, en la que se recoge la información que es necesario trasmitir, el medio, la periodicidad de trasmisión y tanto el responsable o emisor de la misma como el receptor.
2º Eje: Estableciendo un circuito de reuniones que permita asegurar el conocimiento de la información relevante de la empresa.
Este circuito de reuniones se debe establecer tanto inter como intradepartamentalmente. Con esta actuación aseguramos el conocimiento de los objetivos y planes de trabajo al corto y medio plazo de otros departamentos y sus posibles colaboraciones, así como la unificación de criterios con un objetivo común de los miembros de un mismo departamento y posibles colaboraciones.
Es importante definir el procedimiento de estas reuniones, tanto a nivel de objetivo que persiguen, periodicidad, convocatoria , pautas de desarrollo de las mismas y seguimiento de las acciones determinadas, con el fin de no caer en reuniones largas.
3ª Eje: Constituyendo un Comité de Comunicación interno. Formado por empleados de distintas áreas o departamentos que garantizan el cumplimiento del plan de actuación establecido, proponiendo acciones concretas y en ocasiones supervisando la trasmisión de la información relevante entre los empleados de todos los niveles y posiciones.
Con la implantación de estos tres ejes estratégicos se asegura cumplir con los objetivos básicos de transmisión de información clave y generar un procedimiento de comunicación interna que perdure en el tiempo tan necesario en las organizaciones actuales.
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