Según dejó claro en su reciente instrucción 3/2016, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS), está decidida a hacer que las empresas de todos los sectores respeten la normativa vigente sobre la extensión máxima de la jornada laboral y, en consecuencia, compensen, remuneren y coticen correctamente las horas extraordinarias que realizan sus trabajadores.
Por ello. este organismo ha notificado a sus inspectores que, cuando visiten las empresas para supervisar el cumplimiento de la ley en lo referente a los horarios laborales, pueden y deben exigir a estas que dispongan de un registro pormenorizado de la jornada de cada trabajador, ya sea fijo o parcial, a partir del que poder conocer cuántas horas extra se realizan en la empresa.
Un reciente informe de la Dirección General de Empleo también hace hincapié en esta exigencia informativa, que empuja a las empresas a incorporar sistemas de registro de la jornada laboral diaria de sus trabajadores mucho más completos que los tradicionales sistemas de fichar empleados hasta la fecha.
Posibles sanciones e inspecciones regulares
Y no solo eso, la instrucción 3/2016 incluye varios apartados en los que establece para las empresas la obligación de disponer de herramientas que permitan almacenar archivos con información sobre la duración de la jornada laboral durante años, so pena de sanción. Por ejemplo, el apartado cinco del artículo 12.4-c de la citada instrucción establece que “el empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años…”.
Según han comentado algunos empresarios, desde que la instrucción entró en vigor, la severidad de los inspectores con las empresas que no disponen de sistemas de registro de la jornada laboral es uno de los aspectos que más conflictos está generando durante sus visitas. Ello se debe a que no disponer de estos sistemas se considera razón suficiente como para extender un acta, informando sobre una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley Sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
En el caso de que, al visitar una empresa, los inspectores de trabajo redacten un acta de infracción por la ausencia de procedimientos para registrar diariamente la jornada laboral formularán un requerimiento para su futura implantación y la empresa será objeto de una nueva actuación inspectora durante el ejercicio siguiente.
Una solución integral que acabará con más de un problema
Hasta el momento muchas empresas no se hubieran planteado la necesidad de disponer de un software de gestión de recursos humanos, por razón de su tamaño o por seguir empleando procedimientos tradicionales para supervisar todo lo relativo a horarios, vacaciones, bajas, etc. La situación ahora es bien distinta, ya que, según lo expuesto, la necesidad de implantar este tipo de sistemas se ha desencadenado por imperativo legal.
Y las modernas soluciones de gestión de recursos humanos, ofrecen a las empresas una buena manera de evitar cualquier tipo de sanción y/o problema derivado del incumplimiento de la legislación vigente. Una solución integral de gestión HR no solo permite cumplir con todas las exigencias en materia de control de las horas ordinarias y extraordinarias que se realicen en la empresa, sino que, además, hace posible conocer, de forma exhaustiva, la razón de la más leve modificación de la jornada ordinaria de cada trabajador. Ya se deba a permisos, ausencias, bajas, vacaciones y picos de trabajo extraordinarios en relación a proyectos concretos.
La posibilidad de disponer de soluciones modulares -formación y desarrollo, gestión de las personas, vacaciones y ausencias, desempeño, tiempo, portal del empleado, etc.- es también un extra porque permite configurar la herramienta según las necesidades. En lo que se refiere al registro y control del cumplimiento de la jornada laboral estas soluciones facilitan su automatización en sus parámetros ordinarios, pudiéndose introducir manualmente cualquier tipo de variación ulterior, por mínima que sea, incluyendo, además, información detallada de las razones de cada cambio.
Por otro lado, cuando hablamos de soluciones modernas e innovadoras, pensamos en soluciones alojadas en la nube, que permitan acceder en cualquier momento, en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Esto resulta especialmente útil para aquellas empresas con más de una sede que quieran apoyar su gestión en una herramienta potente con la que mantener un control centralizado de los horarios sin necesidad de albergarla en sus propios sistemas.
Facilitar el registro y la supervisión de los horarios derivada de la dispersión de quienes trabajan en movimiento por su puesto o cargo, atendiendo a cuestiones como la modificación de horarios, horas extras o retribuciones, y, por supuesto, la presentación de la información almacenada en relación a todos los parámetros configurados en hojas de cálculo, para la presentación de informes e históricos, son también ventajas a tener muy en cuenta.
Por lo tanto y, a modo de conclusión, me gustaría llamar la atención sobre el papel estratégico que desempeña la tecnología para afrontar este nuevo requerimiento, a través de soluciones globales que evitan la necesidad de colocar relojes en la oficina. Seguir el procedimiento, a través del Portal del Empleado, permite que cada uno pueda informar, de manera autónoma, de su llegada y de su salida, siendo el proceso, aprobado por su manager o por HR. Si además el proceso es sencillo y permite automatizar determinadas tareas teniendo en cuenta la jornada laboral de cada empleado, sus ausencias o sus permisos, será más fácil elaborar un informe detallado sobre los horarios y mejorar con ello la toma de decisiones.
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