La gestión documental, la varita mágica que desbloquea las políticas de recursos humanos

La irrupción en la vida empresarial del Big Data ha supuesto todo un reto para las compañías, sean del tipo que sean. Gestionar todos los datos, archivos y papeles que entran y salen a diario de una empresa, cumpliendo la normativa y siendo capaces de extraer todo el valor que contiene esa información es una ardua tarea de la que pocos salen airosos por completo. Los departamentos de RRHH no escapan a esta situación. 

Cuando piensan en cómo gestionar los expedientes de recursos humanos, lo primero que les viene a la cabeza es, por un lado, la información digital y, por otro, toda la que está en papel, aunque a veces puede estar escaneada. Su peor pesadilla estriba en controlar esa información en papel que puede estar en cualquier parte. 

Los directores de RRHH se preguntan qué tienen que guardar y durante cuánto tiempo, cómo y quién debe acceder a la información archivada cuando es necesario o cómo cumplir con la normativa. Es un duro trabajo ya que este tipo de información se tiene que conservar  siguiendo los plazos legales de conservación de documentos establecidos por la ley, con accesos controlados y destruirla de forma adecuada cuando llega al final de su vida útil. Existe una larga lista de documentos que es obligatorio guardar por ley – desde los contratos de trabajo, las bajas médicas hasta el número de horas trabajadas por conductores de camiones – y los periodos de conservación varían según el país.

Uno de nuestros estudios desvela que los responsables de recursos humanos no se consideran a sí mismos expertos en gestión documental. Se han topado con esta nueva tarea de forma progresiva a lo largo de su carrera profesional como consecuencia de la importancia y cantidad de datos que pasan por las manos de estos profesionales: desde información corporativa hasta datos sensibles sobre los empleados.

El estudio señala que los responsables de recursos humanos saben bastante sobre gestión documental y están muy interesados en seguir formándose, pero hay un desfase entre lo que se les pide y el tiempo, recursos y conocimientos necesarios para hacerlo bien.

Los principales puntos que les preocupan son:

• Cumplir con la normativa: no solo tienen que saber custodiar la información sino también garantizar una destrucción adecuada, especialmente cuando se trata de empresas públicas. Ponen mucho interés en estar al día en todo lo que se refiere a la nueva legislación. Pero las leyes solo dicen lo que hay que hacer, no cómo hay que hacerlo.
• Eficacia: algo difícil de medir debido a que el tiempo que se invierte en archivar, gestionar y buscar documentos se difumina en el día a día del equipo de RRHH.
• Coste: el mayor coste asociado con un mal sistema de gestión documental es la pérdida de tiempo, que se podría dedicar al núcleo de su trabajo. A esto hay que añadir el coste implícito  del espacio físico destinado a archivar documentos. Muchas empresas quieren reducir espacio de oficina y los archivos en el área de RRHH no contribuyen a un uso productivo del espacio. Sin embargo, el departamento de RRHH sigue necesitando esos documentos cerca.

¿Qué se puede hacer? Lo primero es ser consciente de que dar respuesta a los tres retos mencionados no es nada fácil y requiere de la ayuda de un experto. Lo segundo es digitalizar documentación de forma que se controle la información y se facilite la disponibilidad y acceso a la misma. Una digitalización óptima, sin embargo, no consiste solo en escanear documentos sino en saber nombrarlos y asignarles las megaetiquetas adecuadas para poder localizarlos rápidamente cuando sea necesario. Confiar en una empresa especializada en digitalización es algo que funciona pero no es fácil convencer a la dirección, que a veces piensa que con contratar a alguien a media jornada es suficiente. Una tabla Excel mostrando el ahorro en costes puede ser parte de la solución pero lo mejor es que la dirección vea en directo la cantidad de papel acumulada y lo que cuesta localizar archivos, recordándoles que a parte de los riesgos implícitos de no cumplir con la normativa, está el freno a una toma rápida y eficaz de decisiones.

Recursos Humanos considera la gestión documental un escollo en su trabajo diario porque no es su cometido principal sino algo que se la ha adjudicado progresiva y tangencialmente. Sin embargo, son responsables del cumplimiento de la normativa, de la eficacia, y de los costes, y se les exige hacer las cosas bien. Pero no es imposible: su principal reto es ganarse el apoyo de la dirección general y conseguir la tecnología y el soporte necesarios que les permita desbloquear todo su potencial, enfocándose en políticas dirigidas a los empleados y en asuntos más estratégicos.  Al fin y al cabo, el beneficio real repercutirá en los resultados finales de la empresa. Merece la pena explicarlo.