El término “información” se interpreta a menudo como “datos digitales”, por lo que cuando la gente habla de gestión de la información piensan de inmediato en “TI”. Los responsables de la documentación e información, sin olvidar a sus colegas de TI, saben que estos términos no son iguales. Saben que la información creada y recibida por la empresa está muy lejos de ser solo digital. Pensemos, por ejemplo, en el volumen de papel que la mayoría de las empresas siguen generando, procesando y archivando o el hecho de que la información reconocida como “prueba” en un tribunal ha incluido muestras de prospecciones petrolíferas, una pipa con un número escrito sobre ella o trozos de papel congelado.
La realidad es que la información está formada por todas estas cosas y más, incluyendo correos electrónicos y textos, grabaciones de voz de consultas entrantes, bases de datos de clientes, redes sociales, utensilios varios y el Internet de las Cosas. Como resultado de todo esto, las fronteras entre las diferentes profesiones relacionadas con la información se están difuminando y el papel del responsable de la información y documentación – considerado a menudo como el guardián tradicional de los datos corporativos – está evolucionando. Es un profesional que debería ayudar a las empresas a encontrar el equilibrio entre el reto de mantener la información segura, cumpliendo la normativa, y el de dar respuesta a la creciente demanda de análisis y extracción de información para ganar en competitividad y conseguir más oportunidades de crecimiento. El futuro profesional de la gestión de la información, en realidad el de hoy en día, necesitará una amplia gama de competencias.
Un nuevo estudio llevado a cabo por la AIIM, asociación global del sector de la información,[i] revela la presión a la que están sometidos los responsables de datos e información para reinventarse como profesionales de la información analíticos y conscientes de su seguridad, además de ser capaces de pensar de forma creativa y de gestionar el cambio.
El estudio muestra que antes de 2020 las empresas esperan que sus responsables de la información sean competentes en la gestión del riesgo y un 50% espera que éstos sepan tratar la seguridad y la privacidad de los datos. Han de mostrar competencia en la gestión del contenido y de la información en una gran gama de formatos y plataformas (47%) y en el análisis de datos (44%).
Sin embargo el informe también desvela que estas habilidades pueden no bastar. Las empresas quieren profesionales que identifiquen nuevas oportunidades para una gestión eficiente de la información y que sean capaces de dar apoyo a sus colegas en periodos de cambios como pueden ser fusiones, adquisiciones o desinversiones.
El estudio afirmaba que muchos de los responsables de datos infravaloran la necesidad de estas habilidades que parecen menos importantes y el esfuerzo que los empleados invierten en ellas. Por ejemplo, la gestión del cambio está considerada como muy importante por un 70% de las empresas, aunque solo la mitad de los responsables de la información creen tener esta habilidad hoy en día. Los resultados revelan desajustes similares entre lo que esperan las empresas y lo que proporcionan los profesionales de la información en forma de innovación y pensamiento estratégico.
En vez de centrarse solo en los procesos y en el cumplimiento de la ley, los responsables de la información deberían esforzarse de forma entusiasta en ayudar a que sus colegas hagan mejor su trabajo. Esto podría consistir, por ejemplo, en algo tan simple como estructurar un almacén de datos empresariales pensando en el beneficio del usuario final; o algo más complejo como podría ser ayudar al equipo de análisis de datos a localizar y acceder a la información para obtener una mayor productividad. Se trata de llegar todos los días al trabajo con la actitud de “qué necesitas y cómo puedo ayudarte” en vez de “qué es lo que necesito y que tienes que hacer para cumplir”.
A medida que el panorama va tomando nueva forma, ya no es suficiente con ser un responsable de datos competente. Los responsables de la información necesitan convertirse en profesionales de la gestión de la información con unas mejores habilidades técnicas, analíticas y de gestión, complementadas con seguridad a la hora de mediar y dar directrices. Si el profesional de gestión de la información se reinventa podrá cumplir las expectativas de los empresarios y demostrar su valor para la organización en la que trabaja.
[i] Next Generation Information Management Professional, AIIM y Iron Mountain, febrero de 2016
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