La gestión de recursos humanos, es un aspecto fundamental para la adecuada marcha y evolución del negocio. Pero para ello, no es suficiente contar con herramientas informáticas que aporten la información que requerimos sobre nuestros profesionales, sólo pulsando un botón, sino que también es necesario idear una adecuada estrategia para la gestión de esta área. En esta fase estratégica, la dirección debe estar cerca de las personas y las herramientas facilitar a los managers y al propio equipo, la manera de conseguir una comunicación bidireccional que enriquezca este proceso.
En este sentido, y para optimizar su capital intelectual, las organizaciones deben:
1. Detectar las necesidades de la organización, para lo que resulta conveniente saber si se encuentra inmersa en un proceso de fusión, de compra-venta, o presionada por la obligatoriedad de reducir costes. Conociendo el punto de partida de la empresa, se puede determinar lo que se espera de un sistema de gestión de recursos humanos, es decir, marcar los objetivos. En todos ellos podemos destacar la creación de una única base de datos que permita el intercambio de información, el aumento de la consistencia de los procesos de recursos humanos dentro de la propia organización, la visión más amplia de los talentos, el traslado de algunos procesos transaccionales a los managers o, por el contrario, el fomento de la autogestión de los empleados.
2. Recopilar los datos adecuados, para lo que en primer lugar hay que conocer la información de la que dispone el sistema con el que se trabaja (aunque sea una sencilla hoja de cálculo). Luego, hay que determinar si se deben trasladar a la nueva solución y con qué otros datos es necesario partir de cero. Antes de la migración, es conveniente comprobar la precisión de los mismos y “limpiarlos” si fuera preciso.
3. Tener una mentalidad constructiva que no nos limite a la situación actual, al entorno y al sector en que el opera la compañía. Las organizaciones deben apostar por una tecnología que tenga la vista puesta en aspectos relacionados con el medio ambiente, con las nuevas demandas profesionales, con las nuevas formas de comunicación y relación que surgen fruto del proceso de digitalización que vivimos, con las reformas estructurales que todo ello implicará para las compañías, etc., algo que pasa necesariamente por ser creativos y tener la capacidad de innovar, de adaptarse y de capacitarse.
4. Abordar la parte estratégica, ya que no basta con suprimir o agilizar los procesos administrativos con la ayuda de las herramientas informáticas, sino que se trata de incorporar la gestión de los RR.HH al área corporativa, para que este departamento aporte valor a la compañía. Para ello es necesario conocer en profundidad el capital humano, sus funciones, capacidades, aspiraciones, y, sobre todo, dónde se encuentran los verdaderos talentos, los que ya están desarrollados y los potenciales.
5. Contar con capacidad de liderazgo, ya que sin ella, la gestión de los recursos humanos será un fracaso, por muy eficaz que sea la tecnología utilizada. Ser un/a pensador/a estratégico/a, tener relaciones personales estrechas fuera y dentro de la organización, tener habilidades como negociador y empatizar con el equipo para involucrarle en los proyectos que emprenda la compañía, son algunas de las habilidades que destacan de un buen líder.
6. Aplicar la tecnología al mundo de la gestión, para que la primera se convierta en un aliado de la segunda, y no a la inversa. Para ello, lo idóneo es que las herramientas tecnológicas proporcionen una gestión sencilla dirigida no sólo al profesional de los RR.HH, sino al jefe de equipo y al propio empleado. Además, la tecnología debe ser cercana, lo suficientemente completa como para cubrir las necesidades de la organización, pero sin tender a ser un bloque monolítico de funcionalidades difícil de entender y poner en marcha.
7. Ser flexible para adaptarse a las necesidades actuales que muestre la compañía, así como a los requerimientos que pueda plantear en el futuro. Para ello es importante optar por una solución modular que permita ir incorporando componentes a medida que la organización vaya demandando más funcionalidades.
8. Implicar a las personas, pero no sólo de los profesionales del área de recursos humanos, sino a los empleados y, por supuesto, a la propia dirección. Si los profesionales que van a utilizar el sistema no están convencidos de las ventajas que les aportará, el proyecto no resultará viable ni rentable. Para una adecuada percepción de los beneficios del sistema, es necesario que el cuerpo directivo sea capaz de transmitírselo a sus colaboradores.
Hacer partícipes a todos los miembros de la organización en el proceso de cambio es estratégico para motivarles y hacer que participen en el proyecto en lugar de resistirse al cambio con excusas y quejas constantes. El sistema debe generar confianza desde el principio.
9. Equilibrar el precio. Aquí despuntan las soluciones cloud y las modalidades de comercialización SaaS, que facilitan el uso de la parte del sistema que se necesita, con todas las garantías de seguridad y confidencialidad posibles, con acceso a todas las actualizaciones que el proveedor vaya presentando de forma inmediata y gratuita, sin tener que preocuparse por infraestructuras tecnológicas o mantenimiento y a precios (abonados en mensualidades) más que asequibles.
10. Determinar las expectativas a corto y a largo plazo. Establecer el ROI de un equipo o de un sistema siempre lleva cierto tiempo, ya que es necesario comprobar si los empleados han mejorado su productividad, si se es capaz de retener a los profesionales más cualificados y si los colaboradores que no llegaban al nivel de competencias y conocimientos requeridos para el puesto que ocupaban, van desarrollando esas cualidades. En este sentido, no se puede esperar un retorno de la inversión inmediato, sino más bien a medio plazo. Lo que sí se puede constatar de forma más rápida es cómo cambia la cultura del departamento de recursos humanos en la compañía, pasando de tener una perspectiva departamental a una visión más corporativa, con la definición de políticas de RRHH cuyo objetivo final se centre en el rendimiento global de la compañía.
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