Para los responsables de Recursos Humanos de muchas organizaciones, la gestión de las vacaciones representa el momento más temido del año, en el que deberán efectuar un verdadero ejercicio de ingeniería con el fin de intentar satisfacer a todos los empleados, evitando al mismo tiempo la falta de personal para determinadas labores y una merma en la productividad del negocio.
La gestión vacacional representa con frecuencia un foco de dificultades para los departamentos de gestión de las personas, sobre todo en aquellas organizaciones con un importante número de empleados y donde, por un lado, los jefes, y por otro, los empleados realizan continuos cambios de fechas. Ni qué decir de lo complicado que resulta gestionar las vacaciones en una multinacional con múltiples sedes, con varios turnos de trabajo, con distintos calendarios de días laborables o cuyos departamentos se rigen por diferentes convenios colectivos.
Apoyarse en la tecnología siempre es un extra
Dada la complejidad de este proceso, disponer de una buena solución de gestión contribuye a optimizarlo al máximo, dotando tanto a los responsables de este área como a los mismos directivos y empleados de la empresa, de las herramientas necesarias para que dicha gestión se pueda llevar a cabo de manera ágil, manejando un importante número de factores con las máximas garantías de flexibilidad y eficacia. En este sentido, algunas corporaciones poseen aplicativos de gestión de recursos humanos online, dirigidos específicamente a gestionar las vacaciones de sus empleados, que permiten, por un lado, que los trabajadores puedan insertar sus solicitudes de vacaciones y, por otro, que los directores y responsables de recursos humanos acepten, denieguen o modifiquen cualquiera de estas solicitudes, o varíen la situación de las vacaciones de cualquier persona. Todo ello además, con gran rapidez y de manera transparente, ya que todos estos procesos suelen comunicarse automáticamente.
Por lo general, estas herramientas se encargan de actualizar el sistema al inicio del año, facilitando al administrador la posibilidad de definir al comienzo del año, los tipos de vacaciones, atendiendo al convenio que le rige, al departamento concreto e incluso a la antigüedad de los empleados en la organización, así como la publicación de los calendarios de las vacaciones nacionales, autonómicas o locales que deben aplicarse en cada sucursal. También podrá establecer unas determinadas reglas de uso en las que se recogen elementos estratégicos como los períodos mínimos de vacaciones, los días de libre disposición y los días de permiso disfrutados el año anterior. El administrador también es quien se encarga de definir los distintos pasos de validación, el estado de revisión de las vacaciones y el perfil profesional de quien debe realizar la validación del proceso, evitando que el empleado pueda borrar o modificar ninguna solicitud. En fin, un amplio número de factores cuya gestión y control se hace menos trabajosa con las últimas tecnologías de información.
En situaciones complejas es cuando se ve realmente la eficacia de este tipo de aplicativos de gestión de vacaciones y ausencias. Hablamos de empresas con regímenes de vacaciones y permisos especiales, como puedan ser organismos oficiales, hospitales, etc., muchos de los cuales incluyen paquetes de medidas para conciliar vida laboral y familiar.
Con todo, y gracias a este tipo de aplicaciones, la llegada de las vacaciones no tiene que ser algo traumático para el responsable de recursos humanos, pudiendo fijar con antelación unos mínimos para las fechas más solicitadas y establecer unas previsiones para, dado el caso, reforzar la plantilla en determinados periodos.
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