Paco, ¡¡¡no procrastines más!!!

La palabra Procrastinación, es una de aquellas que cuando las escuchas por primera vez dices: “¿Qué?”, después de formular la cuestión, te interesas por su significado, le buscas la aplicación práctica y no se te olvida el sacarla en cualquier conversación que venga al pelo.

Pues bien, practicar la procrastinación es la postergación de los asuntos relevantes para “otro momento”, dedicándole ese tiempo a cuestiones menos relevantes. Sin duda, ya se nos vienen a la cabeza asuntos propios en los que hemos practicado la procrastinación, identificamos a personas que procrastinan constantemente, tanto en el trabajo como en la familia, amigos con el arte de procrastinar,… y, sin saber por qué, entre estas reflexiones,  entiendes por qué te dedicas a gestionar personas y te pones manos a la obra.

¿Por qué se da la procrastinación?, sin duda, una de las principales razones de esto está en la actitud y aptitud organizativa de la persona, “¿o también influye la organización del trabajo o la empresa?”, esto me hace dudar, por lo que sigo reflexionando e investigando en el concepto, y ya con alguien de ejemplo metido en la cabeza. Y ese alguien es PACO.

PACO es el responsable de un importante departamento de una empresa el cual, a pesar de su experiencia, conocimientos, reconocimiento,.., no es eficiente a la hora de resolver los asuntos de los que es responsable, mejor dicho, los resuelve, pero habitualmente fuera de plazo, gastando principalmente, lo que considero su mejor bien, el tiempo del que dispone.

Una vez que conoces el concepto de la procrastinación y le pones cara dentro de la organización, seguramente te entren ganas de ir para donde se encuentre aquella persona que tengas en la cabeza en este momento y decirle con un cierto alo de triunfalismo salvador, “Paco, ya se lo que te pasa: estás procrastinando, por favor, ¡no lo hagas más!, seguidamente imaginas el cómo continuar la conversación, por lo que lo primero que harías sería explicarle el concepto de la procrastinación, y después…., silencio administrativo, ¿cómo le podría ayudar?, me paro en seco de camino a PACO, giro 180º y sigo buscando respuesta a mis cuestiones.

Resulta que puede ser que la organización, o la empresa, la que sea también una de las causas relevantes por la que Paco esté Procrastinando los asuntos continuamente y, esto debido a diferentes factores como, por ejemplo: ritmo de trabajo, participación en la toma de decisiones, sentido del trabajo, carga de trabajo, …, y resulta que todo estos factores están entre los denominados factores Psicosociales, por lo que, entramos en una parcela habitualmente gestionada por los dpto. RRHH, la gestión de la Prevención de Riesgos Laborales….

Pues sí, me suena a alguna especialidad de la gestión de Prevención de Riesgos Laborales por lo que me documento y descubro que sí, que es una especialidad, “¡¿y es la quinta?!, pues no eran 4?. Pues no, confirmado, es la 5ª pues, se nos ha “vendido” (al menos a mi) desde el nacimiento de la Ley 35/1995 sobre PRL que la 4ª especialidad, que era la de Ergonomía y Psicosociología Aplicada (todo junto) resulta que no, que son dos distintas. Es por lo expuesto que la cosa se pone más complicada para mi (y para PACO) y no estoy dispuesto a procrastinar con este asunto que va adquiriendo importancia en cada reflexión.

Resulta que, sin saberlo, he realizado una evaluación de PRL en riesgos psicosociales y debo de planificar alguna acción preventiva para que PACO deje de procrastinar (algo que interesa a la organización) y que, a su vez, no genere en riesgos emanados por ello a mi querido PACO: falta de motivación, posible depresión, estrés laboral….

“Debes de organizarte PACO!!”,  (pienso).

Para ello, reviso desde mi despacho, la ficha de Descripción del Puesto de Trabajo de PACO, así como sus funciones y responsabilidades principales, por lo que compruebo la carga de trabajo y considero que es alta, sin embargo observo que tiene posibilidad de flexibilidad y autonomía para organizar sus tareas (medida preventiva, ya que estamos) que no le harían ampliar, en demasía su jornada laboral semanal cuando concurren picos de trabajo.

Entonces, ¿cómo puedo ayudarle?, tendiendo toda esta información previa procesada me viene a la cabeza la gestión del tiempo laboral. Para ello, sigo investigando y encuentro una gran variedad de Talleres de Gestión del tiempo en el mercado, tanto para la vida personal como la profesional, por lo que la curiosidad me hace buscar hueco en la agenda y apuntarme a uno para comprobar en qué consiste.

A las pocas fechas, asisto a uno denominado Talleres de GTD y, en la primera hora de la primera jornada (de 6 jornadas de 4 horas cada una) en una sala abarrotada realizo la primera conclusión: “hay mercado, hay personas que necesitan ayuda para organizarse”. Continuo en la misma y entre los principales contenidos del taller está la búsqueda de herramientas sencillas (Agenda, Outlook,…) para organizar tu día, tu semana, tu mes, identificar la carga de trabajo, las tareas de casa y la familia, identificas qué es lo más y lo menos importante,…, algo que, pareciendo obvio, no lo hacía PACO (y ya que lo pienso, yo también podría mejorar…).

A la vuelta del primer día del taller, y conociendo la organización diaria de PACO (tras alguna visita esporádica a su despacho, algún café que otro,…) identifico que, cosa que le caía en la mesa a PACO, lo identificaba como importante y lo hacía, o lo intentaba, para hoy, por lo que las tareas diarias no le dejaban ver los asuntos de una forma más alejada (visión de helicóptero) para poder organizarse mejor. “¡Que simple!”, pensé, pero NO, una vez pasado un poco de tiempo desde aquello, concluyo que no es simple, pues los toros desde la barrera se ven mejor y yo no había entrado en el albero todavía.

“Ahora sí, sí que estoy preparado, hoy voy a ver a PACO” a su puesto de trabajo para mantener una charla cualquiera, el objetivo era verlo durante una hora continuada, que me invite a un café, ver qué tal lleva tal proyecto o simplemente saber cómo están sus niños. Durante esa hora, le llamaban constantemente, lo buscaban para que les diese su opinión ante algún problema, debía de rellenar un sin fin de partes (algunos más y otros menos importantes, aunque casi todos necesarios), me contó que tenía que recoger a los niños a una determinada hora, y debía de ver a un proveedor que en ese mismo momento se había presentado en la empresa. Aquí si decidí intervenir, le dije: “PACO, ¿el proveedor tiene cita?”. Paco respondió: “Sí, le dije que se presentase a lo largo de la mañana”. Continúo la observación y me paro en su mesa: un desastre, papeles por todos lados y poco clasificados, y para poner la guinda, me confiesa que a veces las tareas no realizadas le vienen a la cabeza en la cama. Va acabando la hora y, sabiéndolo previamente, le pregunto, “PACO, ¿tienes poder de organizar tu trabajo de forma autónoma?”, me responde afirmativamente y continuo: “y, ¿por que no te organizas?. A lo que me responde algo que me dio la impresión que ya tenía más que hablado en otros foros: “lo intento, vengo todos los días con las tareas organizadas y vienen algunos compañeros y me ocupan tiempo con otras cosas”, en este momento me siento totalmente identificado observo que las manecillas del reloj le queda poco para llegar a esa hora que me propuse observarlo.

Sin embargo, levanté la mirada que estaba fijada en el reloj y le dije: “¿no ves que esto (los imprevistos) también forman parte de tus tareas,  y tienes que tener tiempo para ello también?, pues si vienen a buscarte es, porque eres necesario o porque no pueden avanzar sin tu opinión o consejo, por lo que cuenta con ello como parte de tu tiempo de trabajo. Por favor, concluyo, piensa en ello, reorganiza tu carga de trabajo incluyendo esto y echamos otro café pasados unos días.

Al cabo de unos días, vuelvo a buscarlo y le pregunto: “PACO, ¿cómo lo has organizado?”, casi sin terminar afirma categóricamente: “Me falta tiempo”, después de ponernos “caras” de circunstancias durante algunos largos segundos, se rompe el silencio por mi parte y le digo: “¿Consideras que deberíamos de hacer algo?”, respondiendo otro categórico: “Por supuesto”. “Entonces (continúo) te intentaré descubrir una visión para organizarte en unos Talleres de GTD en las que te mostrarán herramientas para la organización de tu tiempo (personal y profesional), posteriormente deberás de volver a realizarme una evaluación de cómo te organizarás a partir de ahí, además, debes de aprender a decir NO”.

Tras estas jornadas, me indicó que se animará a poner algunas de estas en marcha como que se reserva horas semana para atender a los imprevistos, utilizar más la delegación de tareas a su equipo siendo más eficiente y descubriendo habilidades en los miembros de su equipo. El resultado, el esperado, reducir su estrés laboral y poslaboral.

¿Y lo de aprender a decir NO?, pues para ello tuvo que identificar las tareas más y las menos importantes para gestionar y tratar la tarea encomendada en el momento adecuado, es decir, al momento en el que el individuo que lo requería necesitaba la respuesta y no en ese mismo momento. Además, se propuso enseñar a algunos miembros de su equipo a funcionar de forma más autónoma.

“Bien PACO, bien!!”

A modo de conclusión de este relato, de una palabra que en una conversación informal me descubrieron, junto con en el interés por saber su significado dentro de la organización, hemos ayudado a una persona (importante) en la empresa, a que gestione su tiempo para que este sea más efectivo, fomentando, de paso, la motivación y autonomía de tareas a los miembros de su equipo, con la consecuencia de reducir tanto su carga de trabajo como el estrés laboral generado por ello, en definitiva, he avanzado en la cultura preventiva mediante la gestión de los riesgos psicosociales desde el Dpto. Dirección de Personas, lo pongo en el Plan de PRL cual título honorífico hubiese conseguido, y me quedo tan pancho.

Y tú, ¿estás procrastinando?

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